Etiqueta: Productividad

Peter Drucker: La utilización adecuada de los informes y rutinas

El autocontrol a través de mediciones requiere una completa revisión con respecto a la utilización de informes, rutinas y formularios. Los informes y las rutinas son herramientas necesarias. Pero pocas herramientas pueden ser tan fácilmente utilizadas en forma equivocada y pocas pueden hacer tanto daño. Porque los informes y las rutinas, cuando se los utiliza erróneamente, cesan de ser herramientas y se convierten en amos malignos.
Hay tres formas comunes de utilizar mal los informes y las rutinas. La primera es la creencia demasiado común de que las rutinas son instrumentos de la moral. No lo son: su principio es exclusivamente el de la economía. Nunca deciden que debe hacerse sino como puede hacerse en forma mas expeditiva. Los problemas de la corrección en la conducta nunca pueden reducirse a rutinas y recíprocamente, la conducta correcta no puede establecerse jamas mediante rutinas.
La segunda forma de utilizar mal las rutinas es considerarlas como un sustituto del criterio. Las rutinas pueden ser difíciles solamente donde el criterio no hace falta, es decir, en la situación que se repite y para el manejo de la cual ya se ha proporcionado y probado un criterio. Nuestra civilización sufre de una creencia supersticiosa en el efecto mágico de los formularios impresos. Y la superstición es peligrosa al máximo cuando nos conduce a tratar de manejar las situaciones excepcionales y fuera de rutina mediante procedimientos rutinarios. En realidad, la prueba de un buen procedimiento de rutina es que identifica rápidamente las situaciones que aun en el mas rutinario de los procedimientos no encajan en el molde sino que requieren un trato especial y una decisión basada en el criterio.
Pero la utilización incorrecta mas común de los informes y los procedimientos de rutina consiste en usarlos como instrumentos para el control desde arriba. Esto es particularmente cierto de aquellos que tienen por finalidad suministrar información al management superior, es decir, los formularios de la vida comercial corriente. El caso común del gerente de fabrica que tiene que llenar veinte formularios para proporcionar información que el mismo no necesita a los contadores, los ingenieros y el personal administrativo de la oficina central es solo un ejemplo de miles. Como resultado, la atención del hombre se distrae de su labor. Las cosas que se le preguntan o que se le pide que haga con fines de control se le aparecen como el reflejo de lo que la compañía espera de el y se convierten en la esencia de su tarea, y si bien le molestan, tiende a concentrar su esfuerzo en ellas antes que en su propio trabajo. Eventualmente su jefe también resulta mal orientado, si no hipnotizado por la rutina.
Los informes y los procedimientos de rutina deben enforcar solamente las realizaciones necesarias para lograr resultados en los aspectos clave. “Controlar” todo no es controlar nada. E intentar controlar lo innecesario siempre desorienta. Ademas, los informes y las rutinas deben ser la herramienta del hombre que los prepara. Nunca deben convertirse en la medida de su labor. Un hombre no se debe juzgar nunca por la calidad de los formularios de producción que llena, a menos que sea el empleado que esta a cargo de los mismos. Debe juzgárselo siempre por su labor de producción. Y la única manera de estar seguro de esto es hacer que no llene formulario alguno, no prepare informes, excepto los que el mismo necesita para su labor.
 
Fuente:
– Drucker, Peter “El Management, Escritos Fundamentales”. Editorial Sudamericana, Argentina, 2002.
Publicado en Administración y Mercadeo. Post original aquí.
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Los 4 Pasos Para Priorizar 3 Tareas Que Son Muy Urgentes y Muy Importantes

Por Joaquín Peña

Muchas veces nos encontramos en la tesitura de elegir que hacer primero entre varias cosas que parecen ser igual de importantes y no sabemos qué hacer. Una reunión, un informe y salir temprano para recoger a tu hijo, por ejemplo.

Nuestra reacción suele ser intentar hacer las 3 tareas a la vez, correr más para hacerlo todo, robar tiempo al sueño, a la familia y a nosotros mismos. Pero el resultado es siempre el mismo: cumplimos con las 3 tareas, no hacemos realmente bien ninguna de ellas, y pagamos un precio a nivel personal muy alto.

En función de tu trabajo y posición puede que te encuentres en esta situación de vez en cuando, o incluso constantemente.

Pero, ¿qué podemos hacer?

La respuesta que darían muchos expertos es asignar prioridades a las tareas, pero el verdadero problema cuando todo es importante no es priorizar las tareas que tienes delante.

Cuando todo es importante, lo importante es pararse a determinar que es lo realmente importante. 

Me explico. La palabra “prioridad” o “importante” las deberíamos usar para distinguir lo que es clave para avanzar en la dirección que queremos, para crear dos conjuntos de acciones con una frontera clara:

las que me hacen avanzar hacia mi destino y las que mantienen las cosas en funcionamiento.

Cuando todo es importante, nada lo es. Cuando todo es importante la frontera entre los dos conjuntos de tareas desaparece.

Así que si quieres realmente poder decidir con claridad qué va antes y que va después cuando todo es importante no hay más remedio que:

  1. Pararse a pensar “¿a dónde voy exactamente?”, pues sin saber a dónde vas con claridad, no podrás saber qué acciones son las que te hacen realmente avanzar, y que acciones no aportan más que mantenerse en movimiento. No podrás definir los dos conjuntos de tareas; como los llamamos en FAST®: el de foco y el de responsabilidad/objetivos secundarios
  2. En un mundo de abundancia de información y comunicación globalizada donde puedes plantear pasos hacia tu destino de mil formas distintas, es obligatorio pararse a determinar de todas las posibles opciones, cuál (y cuáles NO) es la mejor (tu foco), y dentro de ella, que sub-acción es la mejor, y dentro de ella qué sub-sub-acción es …
  3. Tener el coraje de apostar en uno mismo, de apostar en nuestro criterio para enfocarnos en una sola cosa. Tener el coraje de ignorar la desaprobación derivada de no complacer las tareas que te piden los demás sino buscar su respeto por ser alguien con las cosas meridianamente claras (pasos 1 y 2) que avanza en una única dirección. La dirección, el destino por el que he apostado. Tener el coraje de arriesgarse a haber escogido la dirección incorrecta y la templanza para reajustarla cuando veas que no es el camino.
  4. Tener principios/reglas innegociables que apliques sin pensar un instante cuando te enfrentes a una decisión. Por ejemplo: el tiempo con mi familia es sagrado de 17:00 en adelante, no entró en proyectos con personas que X, etc.

Aclara tu foco o págalo con tiempo personal

En esencia, si quieres priorizar varias cosas que parecen importantes, tienes que pararte a revisar tu esquema de prioridades y reordenarlo para centrar tu foco, determinar qué es lo clave, y qué es secundario; definir el conjunto de tu Foco y el de Tus Responsabilidades/Objetivos Secundarios.

Por definición todo no puede ser importante/prioritario, si lo es, tienes un problema muy grave, pues acabarás robando tiempo a las cosas que realmente son importantes en tu vida y no deberían ser negociables: tu mismo y tus seres queridos.

Si te gusta, ¡comparte por favor!

Contéstame en comentarios: ¿te pasa esto? ¿Te paras de vez en cuando a aclarar el camino y tus prioridades? ¿Qué reglas tienes del tipo del punto 4?

Publicado en JoaquínPeña. Post original aquí.

 

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La falacia de planificación, una causa frecuente de improductividad

por Edith Sánchez

La falacia de planificación es un concepto que todos conocemos. Tiene que ver con ese fenómeno tan usual en el que los planes no coinciden con los hechos. Esto, particularmente, en términos de tiempo.

Ocurre en cualquier terreno. Tanto en el ámbito laboral, como en el personal. Lo comprobamos cuando hacemos una lista de tareas a realizar y al final del día, o de la semana, o del mes, muchas de esas actividades están sin el visto bueno que les correspondería.

Esa incoherencia entre los planes y las ejecuciones tiene consecuencias en términos de tiempo, por supuesto. Sin embargo, también genera implicaciones en términos de recursos, productividad y eficiencia. Incluso la falacia de planificación llega a tener efectos muy serios en el plano emocional.

“Planear: preocuparse por encontrar el mejor método para lograr un resultado accidental”.

-Autor no precisado-

El origen de la falacia de planificación

Desde comienzos de la era industrial comenzó a hablarse de la falacia de planificación, aunque no exactamente con ese nombre. Cuando se impuso en el mundo la producción industrial y luego en serie, el factor tiempo cobró especial relevancia. El objetivo central en ese contexto se definió como producir al máximo, en la menor cantidad de tiempo. De ello dependía, y depende, la rentabilidad.

Desde entonces, tanto en el plano organizacional como en el individual, la planificación se convirtió en un ejercicio relevante. Pese a esto, rápidamente se hizo visible que los planes en el papel, casi nunca se ajustaban a la ejecución real que se llevaba a cabo.

Pasaron varias décadas antes de que se lograra una planificación altamente consistente en el campo industrial. Al mismo tiempo, en el plano individual y en las empresas en las que la producción depende más de las personas que de las máquinas, esto comenzó a figurar entre las tareas básicamente imposibles.

Fue en 1979 cuando Daniel Kahneman y Amos Tversky postularon la existencia de la falacia de planificación. Entendieron que el problema era muy común y descubrieron que detrás de todo esto había un sesgo cognitivo. Un autoengaño asociado a limitaciones en la percepción de la realidad.

Características de la falacia de planificación

Con el tiempo se ha ido logrando describir en detalle las características de la falacia de planificación. Hoy en día esta se entiende como una percepción ilusoria del tiempo que induce a cometer errores en la planificación de actividades.

A continuación detallamos las principales características de la falacia de planificación:

  • Se ha detectado que al momento de planificar prima la visualización del escenario más optimista. Esto quiere decir que se hacen planes a partir de la idea de que todo transcurrirá normalmente, sin contratiempos, eventualidades o imprevistos
  • Destaca el pensamiento ilusorio. Se llama así al tipo de enfoque en el que influye más el propio deseo que una valoración objetiva de la realidad. En otras palabras, se piensa con el deseo
  • Hay una interpretación inadecuada del propio desempeño. Al momento de planificar, las personas valoran positivamente sus propias capacidades. Asumen que son capaces de hacer las cosas muy fluidamente y en poco tiempo. Este es uno de los factores centrales en la falacia de planificación
  • Si la planificación se hace colectivamente, las personas tienden a dejarse llevar por el deseo de impresionar a los demás. En este caso se quiere demostrar que se es muy eficiente y por eso se hacen cálculos imprecisos del tiempo que demandan las tareas

Así mismo, es frecuente que las personas tengan la convicción de que cuanto más rápido hagan las cosas, serán mejor evaluadas por los demás. De ahí que programen con ligereza el tiempo que necesitan para hacer algo.

Las consecuencias de la falacia de planificación

La principal consecuencia de la falacia de planificación es una administración inadecuada del tiempo. En algunos casos esto supone también un desajuste en el manejo de los recursos. Así mismo, implica una evaluación deficiente, en función de las expectativas planteadas.

Sin embargo, todo eso no es lo más grave. Lo verdaderamente costoso es el precio que se paga en el terreno emocional. El resultado subjetivo de la falacia de planificación es un sentimiento de frustración constante. También una dosis variable de estrés permanente. No cumplir induce a sentimientos de tensión y malestar.

La manera de evitar este sesgo cognitivo es tomando nota de las experiencias anteriores. Estas aportan datos confiables sobre la verdadera cantidad de tiempo que exige cada actividad. Al planificar siempre es mejor proponer un margen de tiempo extra, para abordar posibles imprevistos o eventualidades. Eso evita caer en estos ciclos de frustración que tanto daño hacen.

Publicado en La Mente es Maravillosa. Post original aquí.

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¿En qué consiste la productividad personal?

por Rubén Alzola

He comenzado una colaboración mensual como redactor con ¿Qué aprendemos hoy? La intención es divulgar los conceptos básicos de la productividad personal en un sitio generalista. Publicaré los días 3 de cada mes y republicaré los artículos por aquí cuando encuentre un hueco. Nada que sorprenda a los lectores habituales del blog aunque siempre es interesante repasar los conceptos fundamentales. Además los artículos serán muy cortitos. Aquí os dejo el que salió el 3 de Octubre:

“La crisis económica ha traído a primer plano una palabra como “productividad”. Por asociación (negativa) mucha gente rechaza el término y cualquier cosa que pueda estar asociada con el mismo. Sin embargo, el término “productividad personal” no es sinónimo de hacer más cosas (eso sería producción) sino de ser capaces de hacer eficientemente las cosas que realmente hay que hacer.

La productividad personal es especialmente necesaria en esta época dónde la información nos desborda y las fronteras entre tiempo de trabajo y ocio son cada vez más difusas. Su principal objetivo no es otro que el tratar de tener un control sobre las cosas y no llegar a que sean las cosas las que nos dominen a nosotros.

Si me pidiesen que defina “productividad personal” creo que enunciaría algo así como “el conjunto de hábitos y conocimientos que te permiten hacer aquello que aporta verdadero valor a tu vida de manera eficiente”.

Productividad personal no es gestión del tiempo. Lo malo de las técnicas de gestión del tiempo es que no entran en la calidad de lo que haces, es decir, te enseñan a aprovechar tu tiempo pero no se centran en el valor añadido de lo que haces.

¿Por qué funciona la productividad personal?

El “secreto” es su visión holística: empezar desde abajo y seguir hacia arriba (bottom-up). A continuación expongo un gráfico que ejemplifica como funciona GTD (Getting Things Done es posiblemente el sistema de productividad personal más difundo).

GTD-Visión-horizontal-y-vertical

Visión horizontal y vertical de GTD

GTD empieza por ayudarte con tus acciones más rutinarias (eje horizontal). La diferencia es que GTD, a la vez, asciende en vertical por lo que denominamos proyectos (que a su vez se agrupan en niveles superiores que cubren las diversas facetas de nuestra vida, culminando en nuestra misión, visión y objetivos).

Al empezar por las “cosas” que ocupan nuestro día a día, GTD permite que liberemos tiempo para pensar. De otro modo es imposible. Esto es lo que, progresivamente, nos permitirá ir alineando lo que hacemos con lo que debemos hacer.

Si no actúas así, es más que posible que todo se quede en buena voluntad. Es lo que nos ocurre a principios de año cuando hacemos una lista de grandes cambios que, tras unas semanas de tibios intentos, caen en el fracaso más absoluto.

Intentaré, en próximas entregas, introducir los conceptos esenciales de la productividad personal. Para mí ha sido (y sigue siendo) un viaje apasionante. Espero que, como dicen los grandes pensadores, disfrutes tanto del viaje como de alcanzar tu destino.”

Artículo originalmente publicado en ¿Qué aprendemos hoy?

Licencia de Creative Commons
La obra http://marcaladiferencia.com/ está licenciada bajo la categoría Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0 Unported License.

Publicado en Marca la Diferencia. Post original aquí.
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Cómo crear mapas conceptuales para explicar tu idea de negocio

Por Ismael Ruíz (@ismaelruizglez)

Puede que no exista cosa más difícil en este mundo del emprendimiento que explicar tu idea de negocio a posibles inversores o socios, para atraerlos y convencerlos de que apoyen tus propuestas.

Por ello, en este artículo, quiero hablar de los mapas conceptuales, una herramienta que te servirá de apoyo. Con ellos lograrás hacer más visual tu idea.

Pero, estoy seguro de que si es la primera vez que lees acerca de este concepto, necesitarás previamente saber qué es un mapa conceptual para comprender su importancia.

 

¿Qué es un mapa conceptual?

Un mapa conceptual es una gráfica en la que se representan ideas bien estructuradas y jerarquizadas. También se representan de forma visual, a través de flechas y guiones, las relaciones entre las ideas.

En un mapa conceptual bien elaborado, la idea principal estará por encima de todas las demás. A la hora de explicar una idea de negocio, será dicho negocio lo primero que vea tu audiencia.

Tanto si has decidido trabajar como freelance, como si eres el responsable de departamento de una empresa y quieres proponer nuevas ideas a tu equipo, este sistema será del todo válido.

Si, por ejemplo, necesitas explicar tu idea de negocio para una tienda online, lo primero que debes incluir en tu mapa conceptual es el nombre de dicha tienda:

Por debajo de ese primer concepto, deberás ir poniendo las diferentes ideas que tienes para conseguir llevar a buen puerto tu negocio:

  • Recursos propios.
  • Formas de financiación.
  • Estudios de mercado.
  • Público objetivo.
  • Estrategias de marketing, etc.

Cuanto más elaborado esté el mapa conceptual, más apartados, ramificaciones e interacciones entre ideas existirán. Y, por lo tanto, más difícil de comprender podrá resultar. Por eso, mi consejo es que te centres en tres o cuatro subideas que apoyen firmemente tu idea de negocio. Si alguno de tus posibles socios o inversores quiere una información más detallada, le presentas otro mapa conceptual que empiece por esa idea.

Si a uno de tus socios le preocupa la financiación del proyecto, le presentas un mapa conceptual que comience con las formas de financiación.

 

¿Cómo entiende el cerebro humano un mapa conceptual?

El cerebro humano procesa 60.000 veces más rápido una imagen que un texto. Pero si la imagen es demasiado compleja y enrevesada, esa velocidad disminuye. Por ello es más efectivo realizar varios mapas conceptuales si tu idea de negocio es compleja y requiere muchos apartados, interacciones y jerarquías.

Puedes presentar un primer mapa conceptual general que contenga la idea de negocio y sus principales subapartados, las patas en las que se sostendrá el negocio. Luego podrás desarrollar con otros mapas conceptuales esas subideas para dar las explicaciones más precisas.

Siguiendo con el ejemplo de la tienda online, un mapa conceptual para dicha idea de negocio podría ser este:

En este ejemplo, debajo de la idea principal, hay tres subideas secundarias. Y cada una de esas ideas secundarias tiene a su vez otras ideas. Este podría ser el mapa conceptual principal de tu presentación que apoyarás con otros mapas conceptuales centrados en las tres subideas secundarias, las cuales desarrollarás con más lujo de detalles, siguiendo el ejemplo del mapa conceptual principal.

 

El mapa conceptual para presentar proyectos

Como ya he dicho, una imagen vale más que mil palabras. El cerebro es así, capta la idea de una imagen muchísimo más rápido que leyendo un texto o escuchando una explicación. Y esta es la mayor ventaja de los mapas conceptuales. Te ayudan a organizar tus propias ideas sobre tu negocio, y ver si te falta alguna “pata” para sostenerlo.

Tomemos el mapa conceptual del ejemplo. Si a la hora de ver los recursos, percibes que no tienes recursos propios, que todo el dinero que necesitas para comenzar tu negocio debe salir de financiación externa, entenderás que comienzas un negocio completamente endeudado. Y tus posibles socios o inversores probablemente sabrán lo que dicen todos los economistas: “Para que un negocio tenga alguna posibilidad, debe comenzar con un 80% de recursos propios y un 20% de financiación ajena”.

Al realizar un mapa conceptual de tu idea de negocio habrás detectado, antes de que sea un grave problema, que necesitas ganar dinero, y ahorrarlo, para poder poner en práctica tu negocio propio.

Te habrás ahorrado así la humillación de ser rechazado por socios o inversores que verán la ausencia de recursos propios como un lastre importante.

 

Programas gratuitos para crear un mapa conceptual

Estos son algunos programas completamente gratuitos para hacer mapas conceptuales:

 

1. Microsoft Word

Si tu ordenador tiene instalado el procesador de textos Word o similar, ya tienes la primera forma de crear tus mapas conceptuales.

Sólo debes ir a las pestañas de arriba a la izquierda: “Insertar – Smartart – Jerarquía”.

Son mapas conceptuales básicos que podrás “complicar” tanto como creas necesario, añadiendo apartados, ideas, subideas, etc.

Todas las fotos de mapas conceptuales que has visto hasta ahora están elaboradas en Word. Esta sería la forma más rápida y sencilla para realizar tus mapas conceptuales. Pero en Internet puedes encontrar programas gratuitos que crean mapas conceptuales más visuales, bonitos o elaborados.

 

2. Xmind

Xmind es un programa de software libre que puedes descargar tanto para Windows como para Mac.

Es muy sencillo y potente, y te permite crear mapas conceptuales de manera muy intuitiva. También tiene la posibilidad de trabajo en Red, por lo que podrás crear mapas conceptuales online con tu equipo de trabajo.

 

3. SmartDraw

El siguiente programa que te propongo se llama Smartdraw:

Tiene dos formas de trabajo. Lo puedes descargar en tu ordenador o puedes trabajar con él online y trabajar con todo tu equipo.

Con él eliges el tipo de mapa conceptual que necesitas y vas incluyendo la información. El programa ya se encarga de ir ordenando y jerarquizando las ideas para que todo quede visualmente perfecto, que es de lo que se trata.

 

Mapas conceptuales, el inicio de tu negocio

Espero que a estas alturas ya tengas claro que un mapa conceptual de la idea de tu negocio es un paso, un primer paso, muy importante que te llevará a triunfar.

La elaboración de un mapa conceptual, como también has visto, no es demasiado complicado ni fuera del alcance de los emprendedores. Al contrario, es tan sencillo que cualquiera puede realizarlo sin problemas.

Un mapa conceptual te servirá a ti primero, para ver las fortalezas y debilidades de tu idea de negocio. Así podrás atacar los problemas que detectes antes de que sean problemas importantes en un negocio real.

Y también te servirá para captar socios, colaboradores, Bussines Angels, etc. Podrás convencer a las personas que lo vean de que tu negocio será rentable en un periodo de tiempo razonable. Y lo podrás hacer de una manera visual y sencilla, fácilmente comprensible para todos.

Publicado en Con tu negocio. Post original aquí.

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10 Principios básicos sobre productividad personal que sí funcionan

Por Juan Andrés Nuñez

Tratar de conseguir mejorar mi productividad ha sido y sigue siendo una de mis obsesiones. Esto me ha llevado a consumir infinidad de información al respecto y a probar (creo) la mayoría de técnicas y métodos para mejorar mi productividad personal y profesional. ¿Mi conclusión?:

No existe el método perfecto, cada individuo debe crear el suyo propio. No existen dos personas iguales por lo tanto no es posible que un único método sirva y cubra todas nuestras necesidades por defecto.

Pero, antes de embarcarse en la búsqueda del método ideal para uno mismo, hay que entender y admitir cuáles son las causas principales que nos vuelven improductivos.

Análisis Pareto

Si no conoces el principio de Pareto, es muy simple. Dicho principio viene a decir que el 80% de los efectos está originado por el 20% de las causas.

Esta relación 80/20 se da prácticamente en todas las facetas de la existencia. Por ejemplo, el 80% de la riqueza del planeta está controlada por el 20% de la población.

Comento esto porque, aunque podríamos intentar analizar la mayoría de causas que nos llevan a perder el tiempo, procrastinar y a no ser productivos, solo unas pocas de ellas tienen un peso real en nuestro día a día. Teniendo en cuenta esto, ¿quiénes son los verdaderos enemigos de la productividad?.

Los enemigos de la productividad

Como ya sabemos, el principal enemigo de la productividad es la procrastinación, es decir, el arte de posponer indefinidamente las tareas que no son de nuestro agrado que son, casi siempre, las más importantes.

Es posible que ahora mismo te sientas identificado, yo también y es normal. Todos en mayor o menor medida procrastinamos. No se trata de falta de voluntad, es la reacción lógica ante una falta de estructura y una planificación precaria a la hora de trabajar, personal y de los que te rodean.

Este último punto es importante ya que, aunque crees y uses el mejor sistema de productividad adaptado a tus necesidades, éste se tambaleará cuando tengas que trabajar o colaborar con otras personas desorganizadas. Contra esto no existe un antídoto o fórmula mágica, en mayor o menor medida todos tenemos que trabajar con gente improductiva y esto siempre influirá en nuestro rendimiento y motivación. Estas personas son un cáncer productivo. Sin embargo sí que existen unos principios que llevados a cabo e interiorizados, minimizarán el daño ocasionado.

Principios que sí funcionan

Aunque como ya he comentado no existe un método de productividad universal que se adapte a todas nuestras necesidades y circunstancias, sí que existen unos principios muy sencillos que todos nosotros podemos comenzar a utilizar desde ya. En forma breve estos son los que personalmente he encontrado más efectivos:

1- Aprende a decir que no.

Es más fácil decirlo que hacerlo, está claro. El principal motivo es la falsa sensación de que todo es urgente, creada por individuos con una falta total de organización y que viven en una multitarea constante. Si lo piensas es lógico ya que, si eres incapaz de priorizar tus tareas, obviamente, todo es urgente. El siguiente punto tiene mucho que ver con esto.

2- Lleva un control estricto del tiempo empleado.

Si alguna vez has llevado un control sobre cómo inviertes tu tiempo de trabajo durante el día sabrás que es imposible ser productivo durante 8 horas. Es una falacia. Por ello algunas grandes organizaciones han cambiado ese modelo de trabajo por otros mucho más flexibles, aunque este es otro tema.

Lo importante aquí es darse cuenta de que es posible estar 8, 10 y hasta 18 horas al día haciendo cosas, pero eso no significa estar siendo productivo.

Si creamos el hábito de controlar el tiempo que empleamos durante el día en las diferentes tareas, nos daremos cuenta de que el recurso más valioso del que disponemos es nuestro tiempo y que debemos defenderlo por encima de todo y de todos, aunque sea con rudeza. Entender esto permite que sea mas sencillo decir que no, porque precisamente no estaremos dispuestos a regalar nuestro tiempo a cualquiera, querremos sacarle el máximo partido, querremos que sea lo más productivo posible.

Nuestro tiempo y que debemos defenderlo por encima de todo y de todos, aunque sea con rudeza.

3- Minimiza el uso del correo-e.

No hay que ser muy avispado para entender que estar siempre pendiente del correo electrónico impacta muy negativamente en la productividad.

El correo-e no es un medio para informar u obtener una respuesta inmediata. Tú lo sabes. Todos lo sabemos. Aún así seguimos usándolo de forma incorrecta.

Igual que las urgencias, el correo-e se utiliza asumiendo que el destinatario del mensaje (o sea, nosotros) va a estar constantemente pendiente de él. Los perjuicios de esta costumbre son enormes, pero principalmente destacaré dos:

Impide concentrarse (lo cual impacta directamente en la calidad de nuestro trabajo).
Nos lleva a la multitarea.
La solución no es abandonar el correo-e. Bien utilizado todavía sigue siendo una herramienta de comunicación muy poderosa. Lo que debemos hacer es revisarlo dos o tres veces al día, y nunca, nunca, NUNCA revisarlo nada más comenzar a trabajar.

Cuando comento este punto con otras personas, casi todas se escandalizan porque no creen posible dejar de usar el correo-e para todo y a todas horas. En realidad nadie te obliga a dejar de hacerlo. Puedes seguir recibiendo incontables correos en cadena durante todo el día mientras tu frustración y estrés aumentan exponencialmente y, eso sí, disfrutas de esa falsa sensación de “estar ocupado”. También puedes continuar rebuscando entre todos esos adjuntos fragmentados la última versión del briefing del cliente… y rezar para que realmente sea el documento más reciente.

¿Qué hacer entonces?. En lo personal, trato de usar el correo-e para lo que fue diseñado: intercambio de información más o menos casual y que no requiere acción inmediata. Para el resto uso una herramienta de gestión de tareas/proyectos y de comunicación entre equipos de trabajo. Si te interesa, ampliaré esto después.

4- Planifica tu jornada y tu semana.

Aunque parezca increíble muchas personas comienzan su día laboral sin saber muy bien qué es lo que tiene que hacer. Esa falta de planificación facilita que cualquier supuesta urgencia se cuele en su lista de tareas, creando pronto la sensación de que todo son urgencias, fenómeno del que ya hemos hablado.

La solución más sencilla es utilizar un día de la semana para hacer un listado de tareas y proyectos que debes llevar a cabo durante la misma. Luego, al finalizar cada jornada, se distribuyen las tareas para el día siguiente, de forma que siempre sabes lo que quieres hacer al comenzar la jornada de trabajo y siempre sabes que queda por hacer y porqué.

5- Gestiona bien las interrupciones.

Las interrupciones son inevitables y poco podemos hacer para erradicarlas. Lo que sí podemos mejorar es la forma en la que las gestionamos.

Si recibes una nueva tarea o encargo o tienes que ocuparte de algún asunto no planificado, yo sigo una regla muy sencilla heredada directamente de la filosofía GTD. Si hacer lo que me piden me cuesta menos de dos minutos, lo hago. Si no, lo apunto para procesarlo al final de la jornada. Lo importante aquí es apuntarlo, olvidarte y volver a tu trabajo, que no siga pululando por tu cabeza.

6- Busca el aislamiento acústico.

Si trabajas en un entorno físico con compañeros, debes usar auriculares en los momentos que necesites mayor concentración (aunque no estés escuchando nada), sirve para reducir el ruido ambiente y para hacerte menos accesible.

7- Elige bien la música.

Todos tenemos nuestro tipo de música preferida. Por ejemplo, a mi me gusta la música electrónica. ¿Quiere decir eso que es la música que debo escuchar mientras trabajo? No.

Está demostrado científicamente que la música con grandes cambios de ritmo y sobre todo con voces y letra dificulta la concentración.

En lo personal, para el día a día uso una aplicación con música diseñada científicamente para ayudar a concentrarse.

Para los momentos en los que necesito un estímulo (al enfrentarme a una tarea muy mecánica o aburrida) también tengo mis opciones con música más de mi agrado. Luego ampliaré esto.

8- Desconecta las notificaciones sociales.

Es obvio pero sin embargo en algún momento todos caemos en ello. Las notificaciones de redes sociales y/o Apps impiden que nos concentremos y nos hacen perder el foco constantemente. No solo eso, además nos hacen correr el riesgo de procrastinar y perder horas en Twitter o viendo fotos absurdas en Facebook.

Todos los smartphones disponen de un modo de silencio, ocupado, o incluso el modo avión. Úsalo. En serio.

9- Instala un bloqueador de páginas en tu navegador.

Puede parecer algo un poco radical pero a mí me ha funcionado muy bien. En mi navegador tengo instalada una extensión que me da 60 segundos al día para visualizar páginas de noticias o de ocio. No puedo añadir Facebook y Twitter por mi trabajo, pero si no, lo haría.

Puedes pensar que es muy sencillo abrir otro navegador para saltarse temporalmente la restricción, pero como el impulso que nos lleva a distraernos es tan efímero, no lo haces. Acabas siendo consciente de que debes seguir trabajando. ¿El resultado tras 6 meses?. Ya ni siquiera intento visitar esas páginas.

10- Comenzar lo es TODO.

He dejado para el final el que creo es el mejor consejo y remedio contra la procrastinación y la improductividad. Cuando te enfrentas a una tarea que se te hace muy cuesta arriba lo más tentador es dilatar el comienzo navegando por Webs destinadas a hacernos perder el tiempo o en redes sociales. Personalmente he encontrado que comenzar a hacer la tarea, aunque sea por 10 minutos, supone un mundo de diferencia. Lo que generalmente suele ocurrir es que, una vez vencida la primera resistencia, la mente entra en modo trabajo durante mucho más de 10 minutos. Así pues, ahora que ya hemos comenzado, la tarea siempre es mucho más fácil continuar. Abajo dejaré dos referencias a artículos sobre el tema que me han servido sobremanera.

Mi workflow

Voy a compartir (muy por encima) mi forma de trabajar y de enfrentarme a las tareas del día a día. Aclaro que no siempre consigo llevarlo a cabo y que desde luego no es perfecto, pero no me importa ya que lo que busco es algo que sea sencillo y que tenga sentido para mí, punto principal con el que he comenzado este artículo.

Mañanas

En la medida de lo posible dedico las mañanas a estudiar y lo que yo llamo tareas de “exposición”, es decir, escribir artículos (como ahora mismo), grabar algún screencast, etc.

Por la mañana también reviso mis feeds guardando el contenido interesante para leer después y compartirlo (content curation). Luego reviso Twitter, de donde también saco ideas y contenido bastante interesante.

A media mañana reviso el correo-e por primera vez.

A última hora de la mañana comienzo a trabajar en proyectos. No hago división entre proyectos personales y profesionales. En mi experiencia, si separo los personales del resto de mi trabajo nunca encuentro tiempo para encargarme de ellos.

Tardes

Por la tarde continúo con el desarrollo de proyectos hasta que mi concentración comienza a debilitarse. En este aspecto me ayuda bastante usar una técnica para trabajar por etapas de concentración y descanso (con base científica) llamada Pomodoro. Luego ampliaré este punto.

Antes de cerrar todo y dar por finalizada la jornada, tomo nota de cuántas hora he dedicado a trabajar y en qué proyectos han sido utilizadas.

Por último, reviso las tareas del día, re-asigno o muevo las que no he podido realizar en el día, proceso y asigno lo anotado por interrupciones o nuevas tareas y preparo el set de tareas para el día siguiente, siempre dentro del esquema planteado en la revisión semanal.

Revisión semanal

Los domingos a última hora elijo los proyectos en los que debo trabajar, teniendo en cuenta las fechas de entrega y mis prioridades. También elijo las tareas profesionales que no forman parte de ningún proyecto y las tareas personales. Por supuesto es (muy) posible que deba re-asignar tareas que han quedado incompletas de la semana anterior.

Una vez seleccionadas ya tengo el listado de tareas para la semana entrante. Algunas de ellas tienen fecha fija de entrega, otras son un poco más volubles. Lo importante aquí es tener una representación visual clara de lo que hay que hacer en la semana.

La revisión semanal también me sirve para:

  • Estado de las propuestas activas que he realizado.
  • Estado de las actividades de exposición (contenido).
  • Revisión del backlog de ideas y proyectos.
  • Revisión de notas en moleskine, etc.
  • Estado económico (planificación de gastos, ingresos, etc.).
  • Herramientas que te ayudarán

A lo largo del este artículo he ido hablando sobre diferentes Apps y herramientas relacionadas con la productividad que uso en mi día a día. Aunque en algún momento futuro me gustaría dedicar una entrada individual a cada una de ellas, explicando por qué las utilizo, en esta ocasión haré una muy breve descripción de ellas.

Gestión de tareas y proyectos

Asana https://asana.com/: Uso Asana para mis gestionar mis tareas y proyectos de forma individual. El principal motivo es su interfaz minimalista y su clara influencia por la filosofía GTD. De todos (y son muchos, de verdad) los gestores de proyectos que he probado Asana es el que más me gusta. No podría vivir sin ella.

Podio https://podio.com/: Uso Podio para trabajar/colaborar con otros equipos de personas. El principal motivo es que he encontrado que a la mayoría les cuesta menos hacerse con Podio, entro otras cosas porque se encuentra traducido íntegramente al castellano.

Control de bloques de trabajo/descanso/concentración

La técnica Pomodoro ofrece una solución al problema de la poca capacidad de concentración que la mayoría de personas sufrimos. Resumiendo su funcionamiento, se basa en alternar bloques de trabajo, generalmente de 25 minutos, donde tenemos que olvidarnos de todo lo demás para centrarnos en la tarea que tenemos que realizar. A estos bloques les siguen otros de pocos minutos destinados a hacer cualquier otra cosa opuesta a la tarea que estábamos haciendo, como descanso. Os dejaré un enlace a la Wikipedia al final.

Pomodoro Gnome https://extensions.gnome.org/extension/53/pomodoro/: Como usuario de Fedora Linux y Gnome, uso esta extensión.

Otras Apps online son Moosti http://www.moosti.com/ y Focus Booster http://www.focusboosterapp.com/, entre otras.

Control de tiempo trabajado

Toggl https://www.toggl.com/: Toggl es una herramienta muy sencilla que te permite llevar un control de las horas que dedicas a proyectos/tareas. Lo recomiendo absolutamente.

Música

Focus@Will https://www.focusatwill.com/: Focus@Will ofrece diferentes estilos de música científicamente diseñada para amplificar y mantener la atención. Sé que suena un tanto extraño pero realmente funciona.

GetWorkDoneMusic http://www.getworkdonemusic.com/: Para esas tareas monótonas en las que necesitas un estímulo y siempre que te guste la música electrónica, esta es tu App.

Bloqueadores Web

StayFocusd https://chrome.google.com/webstore/detail/stayfocusd/laankejkbhbdhmipfmgcngdelahlfoji?hl=es: Es una extensión de navegador que limita la cantidad de tiempo que podemos acceder a determinadas páginas (que nosotros le indicamos). En lo personal, lo tengo configurado a 60 segundos máximo por día a páginas creadas específicamente para perder el tiempo. Todos sabemos cuáles son.

Aprendizaje y creación de contenido

Trello https://trello.com/: Trello hereda su funcionamiento de la filosofía Kanban, por lo que es una herramienta para organizarse visualmente muy potente. En Trello tengo un board donde planifico el contenido de Wmedia y donde tengo controlado lo que estoy estudiando, leyendo en este momento y planificado lo que quiero estudiar y leer después.

Gestión de información durante el día

Google Keep https://keep.google.com/: Uso la versión desktop de esta pequeña App para apuntar nuevas tareas durante el día. También la uso para dejar constancia de ideas que se me ocurren ya sea en casa, en la oficina o en la calle. Google Keep también dispone de una App para móvil que permite apuntar notas ya sea escribiéndolas en formato voz (las transcribe manteniendo el archivo de voz original). También permite adjuntar imágenes de la galería o directamente desde una cámara.

Obviamente, independientemente de la fuente donde guardes la información, ésta siempre está sincronizada en tus dispositivos y en tu cuenta de Google. Como comento en el artículo, lo importante es guardar la información para que no siga circulando por nuestra cabeza, luego al finalizar el día sí que es momento de procesar todas esas ideas, tareas, reflexiones, etc.

Referencias

Publicado en WMedia. Post original aquí.

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Somos extraordinarios, pero nos educan para ser mediocres

por María Luisa Moreno Cobián

Vamos al cole básicamente para acumular una ingente cantidad de datos.

No digo que no haya que memorizar ciertas cosas, pero la realidad es que hoy en día vivimos con la Enciclopedia Británica “on steroids” en nuestro teléfono -y pronto en el reloj, las gafas o los mismos ojos-; somos de una era radicalmente distinta de la de nuestros padres, PERO seguimos aprendiendo de la misma manera y prácticamente las mismas asignaturas.

Recuerdas la última vez que memorizaste un número de teléfono? Mi madre se los sabía TODOS. Y los cumpleaños y santos de todo el que conocía. Y su DNI, el de mi padre, mío, de mi hermano, de sus padres y no sé cuánta gente más.

Pero si yo me quedo sin el móvil, estoy vendida. Sólo me sé mi propio número de teléfono! Tendría que llamar a la policía para que localice a algún familiar –verídico-. No juzgo que esto sea bueno o malo –simplemente, es. Es diferente. No lo necesito como lo necesitaba mi madre porque vivo otro momento.

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La importancia de los tipos de nubes

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Qué debería enseñarnos el colegio?

¿No deberían enseñarnos asignaturas que nos ayuden a enfrentarnos a los problemas reales que nos plantea la vida?

Cuando nos quedamos en paro, es la lista de los Reyes Godos la que nos puede ayudar? Cuando necesitamos ser más productivos, superar nuestros temores, lidiar con un jefe que nos hace la vida imposible… poder nombrar los tipos de nubes (cúmulos, estratos, cirros y nimbos 😉 puede servirnos?

Habilidades de relación, de comunicación en público, de argumentación y persuasión; entender cómo mantenernos saludables, cómo ser productivos, cómo superar una pérdida, cómo tratar con tus hijos, cómo tratar con tu jefe, cómo entender y canalizar tus emociones, cómo diferenciarte, cómo enfrentar los miedos…

Esos son los problemas a los que nos enfrentamos de verdad. En cambio, hasta que no somos adultos y nos damos unas cuantas leches, nos equivocamos enemil veces, nos han vapuleado la autoestima, estamos atenazados por nuestros miedos y estancados profesionalmente… hasta entonces no empezamos tímidamente a buscar ayuda, a tratar de aprender cómo superarnos y crecer como personas.

¿Por qué no mucho antes?

The fact is that given the challenges we face, education doesn’t need to be reformed, it needs to be transformed ~ Sir Ken Robinson

[La realidad es que, dados los retos a los que nos enfrentamos, el sistema educativo no necesita una reforma, necesita una transformación.]

La formación académica es importante, pero a todas luces insuficiente. Los padres hacemos lo que podemos, pero en realidad, mucho de esto  hay que aprenderlo fuera del entorno acolchado, estimulado, amable y cariñoso de la familia.

Básicamente, creo que nos preparan para ser uno más, para fundirnos en la masa indistinguible de “víctimas consumistas pasivo-agresivas de nuestras circunstancias”. Nos preparan para ser mediocres cuando deberíamos aprender a vivir una vida EXTRAORDINARIA.

Humildemente de acuerdo con el genial Sir Ken Robinson: la educación requiere una transformación.

Creo que todos nacemos con la capacidad, el potencial de hacer cosas alucinantes, pero la mayoría nos doblegamos hasta la mediocridad y dejamos pasar la oportunidad.

Cada persona debería ser enseñada a desarrollar los conocimientos y capacidades que necesita para vivir una vida plena, feliz y al máximo de su potencial. No una vida sometida a las necesidades de las empresas, de los gobiernos paternalistas ni para alcanzar su máximo nivel posible de consumismo.

Todos deberíamos saber cómo “hacernos crecer” a nosotros mismos y aprender a ver el  mundo de distintas maneras. Aprender que aumentar nuestro potencial y crecer desde nuestras fortalezas es lo que nos va a dar satisfacción, nos va a  permitir ser nuestro mejor YO y nos puede hacer brillar.

Las personas que logran vivir vidas EXTRAORDINARIAS  no son necesariamente los más famosos, los más ricos  ni los que hacen las cosas de manera perfecta – son quienes viven vidas plenas, felices, coherentes, y que han logrado convertir sus sueños en realidad.

Son gente que ha aprendido a tener la mentalidad adecuada para enfrentar las situaciones y problemas, que han tomado el control de sus vidas y deciden sus propias reglas, que son resilientes, que saben usar la mente como aliado y no como enemigo y que han aprendido a tomar decisiones. Son personas que sueñan en grande y que creen en sí mismos.

¿Acaso esto no está (debería estar) al alcance de todo el mundo?

Todos deberíamos, en algún momento, experimentar lo que es hacer algo extraordinario. Lo que es entrenar un talento hasta convertirlo en una herramienta potente y afilada al servicio propio y de los demás. Lo que es superarse y alcanzar. Lo que es perseverar y ganar. Lo que es BRILLAR.

Y sabes qué? aunque no nos lo hayan enseñado, aunque muchos nos hayamos quedado “tocados” por el camino, y tengamos heridas y cojeras por dentro, no asumamos que nos debemos conformar.

Si eres feliz donde estás, benditoseaDios, pero si no lo eres, que sepas que tienes superpoderes dentro esperando que los descubras.

Pero como todo Superhéroe sabe, un gran poder conlleva una gran responsabilidad. La responsabilidad de trabajarlo, de pulirlo, de no desfallecer. De usarlo para el bien 😉

Hay agujeros demasiado grandes en nuestro sistema académico que  espero que se vayan cerrando, pero mientras tanto,que sepas que la capacidad, el potencial de hacer cosas extraordinarias está dentro de  ti – pero tienes que creer en ti mismo y estar dispuesto a aprender lo que no te enseñaron y a desarrollar lo que no te explicaron.

Yo creo que mi seudónimo de Superheroína sería algo así como MegaJob. O Wondermum. O JobJedi 😉

Y tú?.

firma

 

 

 

 

Publicado en Zumo de Empleo. Post original aquí.

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Tendencias de Recursos Humanos aplicables a una empresa

Por Javier Villalba (@j_villalba)

Quienes permanecen atentos a las nuevas tendencias en materia de gestión de personas podrían llenar como poco un par de páginas con solo relacionar -en Times New Roman, a 12 puntos y con un espacio de interlineado- las proposiciones de términos -biensonantes, grandilocuentes y salpimentadas de anglicismos- acuñados por acreditados observadores y estudiosos empresariales que son capaces de extraer de las últimas y más novedosas prácticas, que las mejores empresas están implementando internacionalmente, para proponer gestionar mejor las fuentes de talento.

Tendencias que también son fruto de investigaciones dirigidas a identificar cómo empresarios y directores de Capital Humano están interpretando cómo nos impactan las transformaciones culturales, sociales, económicas y tecnológicas en la manera de entender productividad y relaciones laborales. Estudios cuyas conclusiones pretenden erigirse en el catecismo que guíe la todavía inconclusa misión de dirigir equipos humanos en pos del éxito empresarial. Proposiciones que nos hablan de la necesidad de redefinir nuestras organizaciones, para hacerlas más eficientes, y que nos argumentan la conveniencia de rediseñar nuestros modelos de negocio para transformarlos en proyectos sostenibles.

 

Sobre tendencias y promesas

En la obstinada relación de acciones recomendadas, que con impenitencia se nos recomiendan, para adaptar los modelos de dirección de personas a los continuos cambios que se vienen sucediendo, figuran términos que se nos presentan como exponentes del buen quehacer directivo y cuya observancia, por parte de los departamentos de Recursos Humanos, se considera esencial para conducir a las plantillas a las más altas cotas de productividad.

Conceptos, de los cuales no solo algunos se nos reiteran año a año, recogidos mediante un sinfín de recopilatorios que pronostican, por ejemplo, que ya no basta con implementar acciones de team building para aprovechar la inteligencia colectiva, por lo que se impone dar un paso más (bridge building) para reforzar lazos y crear sentido de equipo; que para atraer talento es fundamental aplicar el marketing a los Recursos Humanos y resulta necesario establecer un sistema continuado de inbound recruiting; que tenemos que trascender desde las propuestas de valor tradicionales al digital employer branding porque, ahora, la marca empleadora tiene que edificarse mediante planes de employee advocacy; que en este siglo la gamification lo preside todo y es un excelente aliado del storytelling para crear cultura y afianzar valores… En fin, tendencias que tienen el propósito de inspirar la nueva gestión de personas y que nos anuncian que, ya hoy, es absolutamente necesario digitalizar los departamentos de Recursos Humanos, porque en la era del big data no se puede concebir la gestión eficaz del talento sin el concurso de los HR Analytics, sistemas que nos posibilitarán identificar los estratégicos top performers que nuestras organizaciones necesitan.

Una época, la nuestra, en la que persiste la guerra del talento; en la que, por eso mismo, parece necesario disponer del armamento adecuado (políticas de “empoderamiento” de los trabajadores), para poder enfrentarse a la competencia y en la que, para la mayoría, se ha impuesto la primacía del enfoque happy management y en la que cada vez son más los expertos que anticipan la necesidad de administrar con acierto no ya a los trabajadores, sino su “emotalento” para afrontar con garantías los retos empresariales, pues nos encontramos en una sociedad en la que cada vez se toma más en serio la employee experience y en la que va cobrando carta de naturaleza el design thinking o la innovación centrada en las personas. Todo lo cual –se nos promete- nos permitirá lograr el ansiado employee engagement -y su estrato superior (social employee engagement)– como condición última para ganarse el compromiso de las personas y el beneficio consiguiente en términos de productividad, eficiencia, sostenibilidad o éxito.

 

Sobre lo prudente

Para no extenderme más, sirvan los ejemplos anteriores como muestra de las retahílas que, año a año, se nos presentan como si se tratara del abracadabra al que deberían atenerse empresas y departamentos de Recursos Humanos o del bebedizo que deberíamos ingerir para liderar grupos humanos, transformándolos en equipos de alto rendimiento que, obviamente, son plurales y que, cada vez más, tal y como dicta el sentido común, requieren un tratamiento particularizado, tanto por segmento como por individualidad.

En este mercadillo de conceptos me sigo preguntando si las pretendidamente top human capital trends no son segundas, terceras o cuartas lecturas con las que ornamentamos, cargándolas de sonoridad, lo que ya deberíamos tener por sabido y que diariamente se demuestra que la mayoría somos incapaces de llevar a la práctica: que las personas son la primera de las claves del éxito organizacional.

Dichos estudios sobre los cambios que empiezan a afectar a personas y a sociedades, y que ya están produciendo alteraciones en las maneras de interpretar los marcos de relaciones laborales, revisten, sin lugar a duda alguna, gran interés y sería un craso error no tenerlos en cuenta. Ahora bien, ni se trata de seguir modas ni de copiar medidas, esperanzados con el espejismo de mejorar las cosas, por el simple hecho de adoptar alguna o algunas de las medidas que se vaticinan como convenientes o necesarias, ni es cuestión ni de implementar tecnologías, ni de concebir acciones para… (lo que sea), pues cada cambio lo que requiere es incardinarse con consistencia en un todo, es decir, integrarse con sentido en el paradigma global que rija los destinos de la empresa. No se trata de introducir medidas aisladas, sino de encajar con coherencia los cambios que se introduzcan.

 

Sobre lo coherente

Sin un paradigma que obre a modo de paraguas del obrar ninguna acción aislada puede pretender lograr el éxito que se la presuma. Se requiere, por tanto, dar sentido a las medidas que se introduzcan, conectar los cambios con una visión, relacionarlos con la manera de hacer las cosas, vincularlos con el propio estilo, imprimirles consistencia y dotarles de veracidad. El auténtico desafío en materia de tendencias de Recursos Humanos no es seguir a la mayoría ni espejar lo que hacen las mejores empresas para trabajar, sino ser consciente de la propia organización, comparar sus modelos de gestión de personas con el abanico de presuntas bondades que circulan en boca de todos, determinar los posibles gaps entre las políticas de personal y las supuestas ventajas de sumarse a la riada de recomendaciones de último cuño, teniendo en cuenta los criterios dominantes del propio sector y decidiendo con cabeza cómo podemos conectar sin forzamiento con el pensamiento general para determinar de qué nos podemos aprovechar y plantearnos cómo podemos acometerlo con naturalidad y de manera que la medida, el cambio o la novedad a implementar sea consistente con nuestro devenir.

Cada vez es más notorio que el principal reto al que se enfrentan las empresas es ganarse la lealtad de los trabajadores, para lo cual es necesario aprender a despertar su compromiso para lograr perpetuar su sentido de pertenencia. Un empeño que solo puede edificarse desde la autenticidad y sobre la base de una relación de correspondencia. Finalidad que es coincidente con el objetivo que se persigue a la hora de sumarse a las tendencias que, en efecto, permitan mejorar –en esencia y a perpetuidad- las condiciones laborales.

 

Sobre las condiciones previas 

Por tanto, antes de acometer acciones o cambios que se reconocen necesarios para mejorar las cosas, se impone afirmar un marco que facilite su introducción que me parece necesario asentar sobre tres pilares: la honestidad empresarial, el sentido común directivo y la generosidad personal.

¿Alguien puede poner en duda que la cultura de la honestidad es valiosa? Si la percepción de la integridad corporativa no fuera tan importante, el 85% de las empresas que figuran en el Standard & Poor’s 500 Index no se tomarían la molestia de tener a gala la exhibición de tales principios en sus sitios web corporativos, lo que equivale a una declaración pública. Si nos atenemos al estudio “The Value of Corporate Culture” (L. Guiso, P. Sapienza y L. Zingales, septiembre de 2013), entonces tenemos que admitir que los altos niveles de integridad percibida por los trabajadores correlacionan positivamente con buenos resultados, (productividad, rentabilidad, mejores relaciones laborales) y también redundan en un mayor atractivo de la empresa. Ahora bien, no hay que olvidar que las decisiones financieras tienen consecuencias sobre la cultura corporativa. Lo cual da pie para plantearse si el comportamiento económico, la búsqueda de la rentabilidad o la obsesión por los beneficios ocasionan situaciones contradictorias que debilitan la reputación y el atractivo al suscitar la desconfianza de los grupos de interés que se sientan engañados so pretexto de ello. Una cuestión no tan alejada de nuestra realidad cuando en nuestro país sabemos que viene creciendo el índice de corrupción.

Si los códigos de buen gobierno pretenden basar las relaciones de las empresas con sus públicos en un marco de transparencia y buen hacer, para tratar de generar confianza y compromiso, oponiendo un estilo confiable ante el escepticismo reinante que ha sido fruto del descrédito en el que han incurrido numerosos representantes del mundo empresarial, está claro que no basta con presentar declaraciones para “construir una cultura de colaboración, empoderamiento e innovación” (Deloitte, 2016) que tendría que regirse por actitudes responsables, por un fino sentido de la honradez y por la ética.

Pero no solo es cuestión de afirmar, unitariamente, un comportamiento ético que garantice el cumplimiento de normas y compromisos en el obrar. Sabido es que el trabajo supone afrontar diariamente retos y presiones, que el día a día pasa por manejar abundante información, mayoritariamente compleja, y que trabajar con la misma orientación supone establecer unas guías y revisarlas, controlar resultados, reformular acciones y tomar decisiones en entornos complejos en los que no es difícil dudar, perderse entre las formalidades, incurrir en la rigidez o ceder a la burocracia y en los que no sería la primera vez que alguno, tentado por la posición o por el lucimiento personal, tienda a complicar innecesariamente los asuntos haciendo difícil lo fácil.

Así, el sentido común, la prudencia o la lógica cobran especial importancia para discriminar entre lo real y lo ilusorio, para distinguir lo natural de lo artificioso, para seleccionar las vías más accesibles frente a los procedimientos más burocráticos, para optar por enfoques sencillos y naturales frente a las opciones más desnaturalizadas y complicadas. Tal es así que quienes dirigen no pueden pretender liderar con éxito sin disponer del necesario sentido común que se precisa para ser capaces de simplificar las cosas. Una capacidad que resulta de la convergencia del conocimiento general con la competencia técnica y con la experiencia.

Complementario con lo anterior importa recordar que la generosidad se traduce en beneficios (III Estudio Anual de la Generosidad de Marca), horizonte que se maximiza si dicha cualidad se hace trascender desde los clientes a todos los grupos de interés. Así, en lo tocante al factor humano, mientras no se aprenda a dar el paso de situar a los trabajadores en el centro de la gestión, difícilmente se podrá contar con su compromiso unitario como factor estratégico productor de ventajas competitivas. Para lo cual, los conductores de personas deberán caracterizarse por su generosidad respecto de las personas de su dependencia y de los equipos que dirigen aprendiendo a facilitar su trabajo, imprimiendo naturalidad y sencillez ante lo complejo, sabiendo escuchar, anticipándose y sorprendiendo positivamente a los subordinados porque los líderes del siglo XXI aportan valor real, son útiles, han aprendido a naturalizar las relaciones y ejercen de facilitadores en oposición a las obstructivas jefaturas del pasado. No en vano, está demostrado que la generosidad es productora de bienestar y resulta contagiosa (S. Lyubomirsky), mejora el clima laboral y refuerza el compromiso entre las personas; luego la generosidad alcanza una posición clave en las estrategias de engagement en el trabajo.

 

Foto: Víctor Montes

Publicado en Con tu Negocio. Post original aquí.

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¿Qué es la productividad personal?

por Daniel Grifol

Si buscáis por internet encontrareis un montón de definiciones técnicas de productividad. En realidad es un concepto asociado al trabajo industrial que por su utilidad a la hora de establecer métricas se ha extendido a otros sectores.

Como yo ni dirijo equipos de decenas de personas con objetivos empresariales preestablecidos ni lo pretendo, desde hace años he estado intentando mejorar en el ámbito de la productividad personal.

La productividad personal es la cantidad de trabajo útil que un individuo puede sacar adelante en una unidad de tiempo.

Nótese que en la definición he incluido la palabra útil. Evidentemente, todos pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en la oficina trabajando en mayor o menor medida, pero son los resultados efectivos de este trabajo lo que constituirá el objetivo que pretendemos medir. Para ilustrarlo en pocas palabras, si para resolver un problema necesitas cinco llamadas de teléfono a lo largo de dos horas serás menos productivo que una persona que ha resuelto ese mismo problema con una llamada de teléfono de diez minutos.

Es importante señalar que la productividad personal se ve alterada por una gran cantidad de factores, tanto internos como externos. Por ejemplo:

  1. El nivel de intensidad de la tarea que estamos realizando. No requiere el mismo esfuerzo enviar un email que resolver un problema de matemáticas, aunque ambos pueden requerir el mismo tiempo. Se consciente y no te plantees metas imposibles. No por ser facil necesariamente tardarás menos tiempo. Es la trampa de “eso lo hago en cinco minutos”.
  2. Nuestro nivel de concentración mientras la realizamos. Los ruidos, la multitarea y las interrupciones afectan a nuestra productividad. Incluso aunque cuanto más concentrados estemos en una tarea por regla general más productivos seremos, pero no podemos mantener el máximo nivel de concentración siempre sin sufrir fatiga. – La cantidad de esfuerzo aplicada a la tarea. Por diversos factores no nos aplicamos siempre con la misma intensidad, ya sea porque tenemos otras cosas en la cabeza, por nuestro estado de ánimo, porque nos sentimos especialmente motivados o por saturación mental.
  3.  Nuestro nivel de energía en el momento de realizar la tarea. No es lo mismo afrontar una tarea a primera hora de la mañana que después de comer o a media tarde. Es más, no trabajaremos igual un martes que un viernes.

Por tanto, el secreto (mi secreto al menos) para ser más productivos en nuestro trabajo consiste en conocer en profundidad nuestro ecosistema laboral, las tareas que vamos a realizar y a nosotros mismos, de tal forma que seamos capaces de manejar todas las variables implicadas y ser lo más efectivos que sea posible.

Como dijo Tsun Zu

Conoce a tu enemigo y conócete a ti mismo; en cien batallas, nunca saldrás derrotado.

Si lo pensáis detenidamente, todos tenemos nuestros pequeños trucos para ser más productivos. Si estáis interesados, aquí encontrareis algunos consejos sobre productividad personal.

Publicado en Daniel Grifol. Post original aquí.

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Ser productivo. Algo subjetivo

Por Montse Vila @Buenhabit

Cuando nos referimos al término “ser productivos” nos encontramos con diversas interpretaciones. Las empresas evalúan la productividad de sus empleados, o bien mediante sistemas taylorianos o bien a través de aplicaciones que evalúan la consecución de objetivos.  Sin embargo, cuando nos referimos a la productividad propia, personal, como algo inherente a nuestra identidad, el término varía bastante.

Generalmente uno se considera a sí mismo productivo, cuando genera y lleva con éxito muchas actividades y proyectos. “Hacer más con menos” es la fórmula preferida y más común de definir  mejoras en la productividad. ¿Pero hacer exactamente qué? Con frecuencia nos referimos o imaginamos a una persona productiva como una persona dinámica, con una agenda repleta de compromisos, que trabaja “full time” y parece atender todos los campos de su vida profesional, familiar y social. Reuniones, eventos, contactos, redes…  Personas que disparan sobre todo lo que se mueve, pero en el fondo puede que no tengan muy bien definido cuál es el blanco al que le quieren dar.

Vivir ocupado no significa vivir con sentido. Para ser realmente productivo hay que darle sentido a nuestras acciones y proyectos.

Difícilmente podremos saber si cumplimos con nuestros objetivos personales, si éstos no están bien definidos y es probable que la rutina diaria nos disperse y llegue a difuminar hacia donde realmente queremos ir.

Clarificar nuestros valores y metas nos permitirá alinear de forma congruente pensamientos-sentimientos y acciones y conseguir que todos vayan en una misma dirección.

David Allen nos habla de la importancia de hacernos la pregunta ¿por qué? Con frecuencia caemos en una dinámica de hacer cosas sin detenernos a pensar en la utilidad que puedan tener y su conexión con nuestras intenciones reales y originarias.  ¿Por qué convocar esta reunión? ¿Por qué lanzar esta campaña? ¿Por qué comprar el nuevo iPhone? . Si no hay una buena razón para hacer algo, será más productivo no hacerlo.

El poder del enfoque

Es conocida la utilización por parte de deportistas de élite, de técnicas de visualización y de enfoque hacia resultados. Imaginar el esfuerzo físico, la preparación y el éxito final, fortalece los sentimientos de autoeficacia y optimizan la actuación. Cuando nos enfocamos en algo  se genera una predisposición hacia la meta. Es como si el Universo se confabulara con nosotros para conseguir nuestro objetivo. Todo hemos experimentado que cuando queremos cambiar de coche, de móvil o de casa y enfocamos nuestras preferencias en una marca o características concretas, aparecerán como por arte de magia, folletos, anuncios y promociones sobre el artículo en cuestión. Los veremos por la calle e incluso oiremos hablar de ellos a nuestras amistades. Igual sucede en cualquier ámbito. Cuando te enfocas en algo, instantáneamente surgen ideas y pensamientos que te dan acceso a información sobre el tema y que de otro modo no habrías llegado a tener.  Este importante filtro se denomina Sistema de activación reticular. Resulta muy clarificador y os recomiendo leáis sobre este tema, el post de Jeroen Sangers en El Canasto.

De ahí la importancia de centrar nuestro enfoque y evitar la dispersión.

Mientras que la productividad laboral puede más o menos medirse en términos cuantitativos; la productividad personal es algo mucho más subjetivo y en definitiva., sólo puede valorarla uno mismo. Quizás para ti ser productivo sea tan fácil como conseguir en todo momento cumplir con tus tareas y horario de oficina, sacar a pasear al perro, tomar unas cañas con los amigos y ver una serie de TV repanchingado en el sofá, porque con ello cumples con todas tus expectativas de estabilidad, status y desarrollo personal, mientras que otro se considera productivo cuando tiene llena su agenda de actividades y nuevos retos.

Puede que la abeja de la foto inicial, se considere más productiva por llevarse las flores a casa. Lo importante es no engañarse y darle a todo un sentido.

Que tengáis un buen día.

Montse

Publicado en Buenhabit. Post original aquí.

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