Etiqueta: Productividad personal

¿Qué es la productividad personal?

por Daniel Grifol

Si buscáis por internet encontrareis un montón de definiciones técnicas de productividad. En realidad es un concepto asociado al trabajo industrial que por su utilidad a la hora de establecer métricas se ha extendido a otros sectores.

Como yo ni dirijo equipos de decenas de personas con objetivos empresariales preestablecidos ni lo pretendo, desde hace años he estado intentando mejorar en el ámbito de la productividad personal.

La productividad personal es la cantidad de trabajo útil que un individuo puede sacar adelante en una unidad de tiempo.

Nótese que en la definición he incluido la palabra útil. Evidentemente, todos pasamos la mayor parte de nuestro tiempo en la oficina trabajando en mayor o menor medida, pero son los resultados efectivos de este trabajo lo que constituirá el objetivo que pretendemos medir. Para ilustrarlo en pocas palabras, si para resolver un problema necesitas cinco llamadas de teléfono a lo largo de dos horas serás menos productivo que una persona que ha resuelto ese mismo problema con una llamada de teléfono de diez minutos.

Es importante señalar que la productividad personal se ve alterada por una gran cantidad de factores, tanto internos como externos. Por ejemplo:

  1. El nivel de intensidad de la tarea que estamos realizando. No requiere el mismo esfuerzo enviar un email que resolver un problema de matemáticas, aunque ambos pueden requerir el mismo tiempo. Se consciente y no te plantees metas imposibles. No por ser facil necesariamente tardarás menos tiempo. Es la trampa de “eso lo hago en cinco minutos”.
  2. Nuestro nivel de concentración mientras la realizamos. Los ruidos, la multitarea y las interrupciones afectan a nuestra productividad. Incluso aunque cuanto más concentrados estemos en una tarea por regla general más productivos seremos, pero no podemos mantener el máximo nivel de concentración siempre sin sufrir fatiga. – La cantidad de esfuerzo aplicada a la tarea. Por diversos factores no nos aplicamos siempre con la misma intensidad, ya sea porque tenemos otras cosas en la cabeza, por nuestro estado de ánimo, porque nos sentimos especialmente motivados o por saturación mental.
  3.  Nuestro nivel de energía en el momento de realizar la tarea. No es lo mismo afrontar una tarea a primera hora de la mañana que después de comer o a media tarde. Es más, no trabajaremos igual un martes que un viernes.

Por tanto, el secreto (mi secreto al menos) para ser más productivos en nuestro trabajo consiste en conocer en profundidad nuestro ecosistema laboral, las tareas que vamos a realizar y a nosotros mismos, de tal forma que seamos capaces de manejar todas las variables implicadas y ser lo más efectivos que sea posible.

Como dijo Tsun Zu

Conoce a tu enemigo y conócete a ti mismo; en cien batallas, nunca saldrás derrotado.

Si lo pensáis detenidamente, todos tenemos nuestros pequeños trucos para ser más productivos. Si estáis interesados, aquí encontrareis algunos consejos sobre productividad personal.

Publicado en Daniel Grifol. Post original aquí.

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Ser productivo. Algo subjetivo

Por Montse Vila @Buenhabit

Cuando nos referimos al término “ser productivos” nos encontramos con diversas interpretaciones. Las empresas evalúan la productividad de sus empleados, o bien mediante sistemas taylorianos o bien a través de aplicaciones que evalúan la consecución de objetivos.  Sin embargo, cuando nos referimos a la productividad propia, personal, como algo inherente a nuestra identidad, el término varía bastante.

Generalmente uno se considera a sí mismo productivo, cuando genera y lleva con éxito muchas actividades y proyectos. “Hacer más con menos” es la fórmula preferida y más común de definir  mejoras en la productividad. ¿Pero hacer exactamente qué? Con frecuencia nos referimos o imaginamos a una persona productiva como una persona dinámica, con una agenda repleta de compromisos, que trabaja “full time” y parece atender todos los campos de su vida profesional, familiar y social. Reuniones, eventos, contactos, redes…  Personas que disparan sobre todo lo que se mueve, pero en el fondo puede que no tengan muy bien definido cuál es el blanco al que le quieren dar.

Vivir ocupado no significa vivir con sentido. Para ser realmente productivo hay que darle sentido a nuestras acciones y proyectos.

Difícilmente podremos saber si cumplimos con nuestros objetivos personales, si éstos no están bien definidos y es probable que la rutina diaria nos disperse y llegue a difuminar hacia donde realmente queremos ir.

Clarificar nuestros valores y metas nos permitirá alinear de forma congruente pensamientos-sentimientos y acciones y conseguir que todos vayan en una misma dirección.

David Allen nos habla de la importancia de hacernos la pregunta ¿por qué? Con frecuencia caemos en una dinámica de hacer cosas sin detenernos a pensar en la utilidad que puedan tener y su conexión con nuestras intenciones reales y originarias.  ¿Por qué convocar esta reunión? ¿Por qué lanzar esta campaña? ¿Por qué comprar el nuevo iPhone? . Si no hay una buena razón para hacer algo, será más productivo no hacerlo.

El poder del enfoque

Es conocida la utilización por parte de deportistas de élite, de técnicas de visualización y de enfoque hacia resultados. Imaginar el esfuerzo físico, la preparación y el éxito final, fortalece los sentimientos de autoeficacia y optimizan la actuación. Cuando nos enfocamos en algo  se genera una predisposición hacia la meta. Es como si el Universo se confabulara con nosotros para conseguir nuestro objetivo. Todo hemos experimentado que cuando queremos cambiar de coche, de móvil o de casa y enfocamos nuestras preferencias en una marca o características concretas, aparecerán como por arte de magia, folletos, anuncios y promociones sobre el artículo en cuestión. Los veremos por la calle e incluso oiremos hablar de ellos a nuestras amistades. Igual sucede en cualquier ámbito. Cuando te enfocas en algo, instantáneamente surgen ideas y pensamientos que te dan acceso a información sobre el tema y que de otro modo no habrías llegado a tener.  Este importante filtro se denomina Sistema de activación reticular. Resulta muy clarificador y os recomiendo leáis sobre este tema, el post de Jeroen Sangers en El Canasto.

De ahí la importancia de centrar nuestro enfoque y evitar la dispersión.

Mientras que la productividad laboral puede más o menos medirse en términos cuantitativos; la productividad personal es algo mucho más subjetivo y en definitiva., sólo puede valorarla uno mismo. Quizás para ti ser productivo sea tan fácil como conseguir en todo momento cumplir con tus tareas y horario de oficina, sacar a pasear al perro, tomar unas cañas con los amigos y ver una serie de TV repanchingado en el sofá, porque con ello cumples con todas tus expectativas de estabilidad, status y desarrollo personal, mientras que otro se considera productivo cuando tiene llena su agenda de actividades y nuevos retos.

Puede que la abeja de la foto inicial, se considere más productiva por llevarse las flores a casa. Lo importante es no engañarse y darle a todo un sentido.

Que tengáis un buen día.

Montse

Publicado en Buenhabit. Post original aquí.

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Proyectos: Planificación adaptativa

Por Antonio José Masía

Durante muchísimos años he podido experimentar de primera mano la inutilidad de los procedimientos de planificación tradicionales que, aún a día de hoy, se siguen usando de forma generalizada en muchos entornos de trabajo. Y, ¿por qué han dejado de ser útiles? Sencillamente porque la naturaleza del trabajo ha cambiado de forma drástica en los últimos años. Es la primera vez en la historia de la humanidad en la que el trabajo deja de ser evidente. Esto tiene unas consecuencias impactantes, dado que en estas circunstancias no siempre estará claro qué es lo que tenemos que hacer, o cuál es realmente nuestro trabajo. Como consecuencia de este cambio, para poder hacer nuestro trabajo hemos de definirlo antes de hacerlo, y también en qué momento queda terminado. Mientras no desarrollemos el hábito de hacer este trabajo intelectual previo, nuestro trabajo seguirá siendo desconocido para nosotros, convirtiéndose en un gran foco generador de estrés. Otra consecuencia de este hecho es que el trabajo deja de ser predecible y por tanto pasa a ser inestable. La conclusión a la que llega José Miguel Bolívar en su libro Productividad Personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD, es que en el trabajo del conocimiento hay mucho más trabajo que hacer que tiempo para hacerlo, y en este sentido contar con buenos hábitos productivos resulta crucial.

Las metodologías y herramientas tradicionales de planificación tienen su origen en entornos totalmente predecibles y estables, por lo que seguir usándolas en un paradigma cuyo funcionamiento se rige por la incertidumbre y la inestabilidad, incide de forma directa en la efectividad. En primer lugar, suelen dar pie a que las subjetividades pasen a formar parte del proceso de planificación a modo de suposiciones irreales, y en segundo lugar, nos llevan a la sobreplanificación, ya que definir el proyecto de principio a fin deja de tener sentido, pues durante el transcurso del mismo seguro habrá cambios. La consecuencia de seguir planificando como siempre tendrá un impacto directo en la eficiencia, dado que por un lado se producirá un excesivo consumo de recursos, normalmente de forma imprevisible, y por otro, estaremos elevando el nivel de posibilidad de fracaso en la consecución del resultado. En definitiva, planificar como se hacía antes tiene un impacto negativo y directo sobre nuestra efectividad que nos mantiene anclados en la reactividad en lugar de en la proactividad.

Decía Darwin que «no sobreviven las especies más fuertes, ni las más inteligentes, sino las que mejor se adaptan al cambio ». ¿Dirías que tu forma de planificar se adapta bien a los cambios? Probablemente la respuesta sea no. La incertidumbre y la inestabilidad son factores externos que, como diría Stephen Covey, están fuera de nuestro círculo de influencia. En este sentido, planificar de espaldas a esta situación resulta totalmente ineficiente, por lo que la mejor solución pasa a ser planificar de forma adaptativa.

La planificación adaptativa, idea que surgió durante una interesante conversación con José Miguel Bolívar no hace mucho, implica sencillamente hacerlo hasta donde tiene sentido planificar, siempre en función de la información que dispongamos en cada momento, e ir adaptando la secuencia de pasos conforme el proyecto se va desarrollando, basándonos siempre en las experiencias e informaciones útiles y relevantes (como diría Paz Garde) que vamos recogiendo durante la ejecución. Esto nos permitirá, de forma clara y objetiva, tomar las mejores decisiones para alcanzar el resultado deseado con el mayor grado de efectividad posible. Planificar de forma adaptativa es planificar de forma natural, revisando tanto como el proyecto lo requiera. Con ello conseguiremos mantenerlo siempre fuera de nuestra mente, para de esta forma dar paso a la creatividad, consiguiendo a la vez que las cosas sucedan. Sin duda alguna, la clave está en la revisión continua de los proyectos.

La planificación natural nos permitirá descubrir el propósito de nuestro compromiso respecto al proyecto y cuáles son los principios básicos que nos ayudarán a tomar las decisiones que tengamos que tomar durante el transcurso del mismo. A través del ejercicio de visualizaciónpodremos saborear el éxito, a partir del cual generaremos un montón de ideas que acabaremos organizando en grandes hitos o subproyectos que pondremos inmediatamente en marcha a través de la definición las primeras siguientes acciones. Por otro lado, el hábito de la revisión nos permitirá volver a las tripas del proyecto, para de esta forma alimentarlo con las experiencias obtenidas hasta el momento, permitiéndonos tomar las mejores decisiones, ya que nos estaremos adaptando en cada momento a la realidad actual. Imagina por ejemplo que la siguiente acción de tu proyecto es reunirte con un grupo de técnicos para conseguir asesoramiento respecto a un tema concreto. En función del resultado de esa reunión, el proyecto podrá tomar un camino u otro. ¿Tendría sentido haberlo planificado hasta el final? Seguro que no.

Así es que recuerda, en el trabajo del conocimiento la planificación tiene que ser realista, y para ello necesitas ir adaptándola a la realidad circunstancial de forma continua.

Publicado en Cambiando Creencias. Post original aquí.

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Parálisis por análisis: demasiada planificación puede estarte inmovilizando

por Marianne Díaz Hernández

Si eres, como yo, un hacedor de listas compulsivo, es importante que sepas cuándo detenerte.

“6/52 Overthinking” por Yasmeen bajo licencia CC BY NC ND 2.0.

¿Te ha pasado alguna vez estar tan abrumado por la cantidad de decisiones que tienes que tomar y por la cantidad de información que tienes que procesar, que sencillamente sientes que no puedes moverte en ninguna dirección? Ese estado, que acaba con tu productividad y consume todos los recursos de tu cerebro, se denomina parálisis por análisis.

La parálisis por análisis es un antipatrón derivado del estado sobre-analizar una determinada situación hasta el punto en que no se toma ninguna decisión, paralizando así cualquier resultado. Hablamos de antipatrones como respuestas a problemas recurrentes que resultan inefectivas y antiproductivas. La parálisis por análisis sucede cuando nos aproximamos a una situación determinada en tal nivel de detalle que la situación se vuelve mucho más complicada, conteniendo una cantidad innumerable de posibles decisiones.

Costo de oportunidad

En economía se denomina “costo de oportunidad” al valor de la alternativa a la cual renunciamos cuando tomamos una decisión, en los casos en los que tomamos decisiones entre alternativas mutuamente excluyentes en contextos de recursos limitados. Es decir, si estamos en una encrucijada y decidimos tomar uno de los dos caminos posibles, el costo de oportunidad es el beneficio potencial no percibido de haber elegido el otro camino.

En contextos reales, la mayoría de las decisiones que tomamos presentan un costo de oportunidad, y aunque no lo pensemos en estos términos, es esa infinidad de pequeñas renuncias lo que nos hace tan difícil tomar ciertas elecciones. Por otra parte, nunca antes hemos tenido acceso a tanta información para tomar estas decisiones, pero esto no lo facilita, sino que nos encierra en un bucle infinito de búsqueda de información adicional, ya que creemos que las decisiones lo más informadas posibles serán mejores decisiones y reducirán el riesgo del costo de las oportunidades perdidas.

“This is some rescue. You came in here, didn’t you have a plan for getting out?” por Camille Rose, bajo licencia CC BY NC ND 2.0.

Sin embargo, no sólo hay evidencia de que la toma intuitiva de decisiones puede resultar extremadamente útil en ciertos contextos, aprovechando la capacidad de nuestros cerebros de reconocer patrones de forma no consciente y de manejar cantidades mucho más vastas de información de las que podemos procesar conscientemente, sino que también hay estudios que indican que tener más opciones lleva a una mayor ansiedad, insatisfacción y parálisis.

Nuestra memoria de trabajo, según parece, es lo que nos permite enfocarnos en las cosas que tenemos que hacer en un momento determinado y evitar distracciones irrelevantes, pero su capacidad es limitada. Si la llenamos de información, generando ansiedad y presión, al momento de en el que necesita tomar decisiones, esos pensamientos ocupan parte de la memoria que necesitamos usar para llevar a cabo las tareas, de la misma forma en que tener abiertas 543 pestañas del navegador consume la memoria RAM de tu equipo.

Por último, resulta al mismo tiempo apasionante y preocupante pensar que nuestra fuerza de voluntad para tomar las decisiones correctas es limitada. Cada elección que hacemos, empezando por qué desayunar y qué ropa ponernos en la mañana, consume parte de un fondo limitado de fuerza de voluntad, dando lugar a lo que los sicólogos denominan fatiga de decisiones: la razón por la cual es tan difícil no sucumbir a un pedazo de pastel a las cinco de la tarde.

Para no quedarnos atorados en el agujero sin fondo de pensar en exceso y no avanzar, es buena idea tomar las decisiones importantes temprano en la mañana, pero también limitar la cantidad de información que recopilamos antes de tomar acciones. Establecer objetivos claros, fechas límite y criterios definidos para determinar el éxito puede ayudarnos a no caer en la parálisis por análisis, y a que nuestros proyectos no se queden en estado de hibernación indefinidamente.

Publicado en Hipertextual. Post original aquí.

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Todo es nuevo más a menudo

por 

Si nos detenemos un breve momento y observamos lo que ocurre a nuestro alrededor, no hay que ser muy inteligente para darse cuenta que las personas cada vez sufrimos más estrés. Las pérdidas de control son constantes y la capacidad de concentración cada vez es menor. Para darnos cuenta de esto tan sólo serviría con grabar alguna de las conversaciones que mantenemos durante el día con cualquier persona. Salidas de tono, falta de compromiso, quejas, el famoso no tengo tiempo …

Por el contrario aun siendo conscientes que esto sigue ocurriendo y sobre todo va en aumento, las personas aun sentimos la necesidad de recuperar el equilibrio perdido. Realmente lo que deseamos es disponer de más libertad y menos trabajo siendo de forma simultánea capaces de lidiar con la incertidumbre instalada de forma clara en nuestra sociedad y en entornos cada vez cambiantes. Sentimos la necesidad de autogestionarnos, de entender lo que significan realmente las cosas que nos rodean y por supuesto como interactuar con ellas.

En una ocasión le preguntaban a David Allen ¿Qué hay de nuevo en el mundo de la tecnología, la comunicación y la información que está causando tanto estrés? Su respuesta fue clara. No hay nada nuevo, salvo que todo es nuevo más a menudo. El cambio siempre ofrece resistencia a la vez que genera convulsión en nuestro interior, dado que nuestro mundo esta diseñado para conservar la constancia. Esta afirmación resulta curiosa dado que simplemente habría que observar como funciona la naturaleza para darse cuenta que el cambio es lo normal. Un simple dato, la totalidad de las células de nuestro cuerpo se renuevan al menos 7 veces durante nuestra vida, así es que en mi caso estoy aproximadamente en la cuarta renovación, me siento diferente.

Uno de los muchos aspectos a tener en cuenta respecto a los cambios, es el espacio que ocupan. En ocasiones queremos incorporar cosas a nuestra vida en la cual no tienen cabida. Cualquier cambio hemos de integrarlo de forma previa y para ello hace falta hacerle sitio. Resulta curioso e incluso irónico como el hecho de incorporar cambios positivos puedan implicar presión, incomodidad y sobre todo estrés. Los cambios precisan pues de la necesidad de calibrar nuestra imagen y nuestra relación interior ya que de alguna forma produce fricción en nuestras estructuras internas y como no en nuestras pautas y formas de actuar conocidas. Todo lo maravilloso sucede fuera de la zona de confort.

Pero claro, en un entorno como el actual en el que tan sólo en un día podemos recibir tantos inputs como nuestros padres en todo un mes o incluso meses, todo es diferente. Este hecho hace que debamos calibrar nuestra vida más menudo de lo que lo hacían nuestro ancestros con objeto de poder relacionarnos de forma mas positiva con el entorno y por consiguiente no vivir inmerso en la sensación de estar constantemente ahogándonos. Lo que ocurre hoy en día es que vivimos sometidos a una sobrecarga de significados potenciales en lugar de información. Este es el verdadero origen del estrés.

De la era industrial hemos heredado la tendencia hacia pensar que hemos de gestionar el tiempo. Este recurso es limitado y simplemente nos acompaña durante toda nuestra vida, desde el principio hasta el fin. Como le he escuchado decir en multitud de ocasiones a Jeroen Sangers, la gestión del tiempo se hace en el gimnasio. ¿Razonable, verdad? Yo añado que también resulta útil para gestiona el tiempo, prestar atención a con que llenamos la nevera. Si nos cuidamos bien, conseguiremos estirar dicho recurso tan limitado.

El tiempo es precisamente lo que de alguna forma nos invita a tomar conciencia de que tenemos ciertas limitaciones y que por ello hemos de ser eficientes y optimizar bien nuestros recursos. ¿Y si no podemos gestionar el tiempo que si podemos gestionar? Nuestro enfoque, es decir nuestra atención y todos nuestros compromisos. El éxito a la hora de controlar nuestro estrés radica en nuestra capacidad de aplicar técnicas de pensamiento que sean realmente efectivas. GTD en su conjunto proporciona herramientas y técnicas para poder desarrollar este tipo de pensamientos, siendo además fácil de aprender dado que al fin y al cabo lo que hace es activar tu intuición.

Publicado en Cambiando Creencias. Post original aquí.

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6 sugerencias para aumentar la productividad

por Martín Ayala

Un gran problema de muchas personas es la falta de tiempo. Con las exigencias laborales y personales de hoy en día a muchas personas les resulta difícil tener tiempo libre para realizar las actividades que desean.

Por ese motivo resulta fundamental aprender a ser más productivo, es decir hacer más en menos tiempo.

Hoy quiero darte algunas sugerencias para que puedas aumentar la productividad en tu trabajo. Las mismas aplican a la mayoría de los puestos de trabajo de oficina, aunque según de qué puesto se trate puede ser necesario que te vuelvas creativo para hacerle los ajustes necesarios.

También es importante tener en cuenta que estos cambios pueden requerir que salgas de tu zona cómoda. Es probable que te hayas acostumbrado a trabajar de determinada manera. Vas a tener que darte tiempo para aplicar estos cambios poco a poco hasta que puedas incorporarlos como hábitos. Te aconsejo que no los rechaces si te resultan difíciles de aplicar. Con perseverancia y voluntad vas a poder aplicarlos gradualmente.

Las sugerencias son las siguientes:

1. Tener claro a qué vas a dedicar el tiempo extra

El primer paso es motivarte a ser más productivo y para eso es necesario tener un propósito. ¿Cuál es el verdadero motivo que te hace buscar ser más productivo? ¿Qué harías si tuvieras más tiempo? ¿Cuanto tiempo extra necesitas exactamente?

Como ya hemos visto reiteradas veces, los objetivos que fijamos deben ser específicos. Debemos saber exactamente cuando los hemos logrado. Además, dichas metas deben motivarnos. Si no estamos motivados no vamos a hacer mucho para lograrlos. Establecer un propósito para ser más productivo te va a ayudar a lograrlo más fácilmente.

Tener dicho propósito en mente te va a mantener enfocado en ser productivo y en evitar las distracciones y la inacción producida por la desmotivación y la pereza.

Algunos propósitos posibles podrían ser: “quiero tener tiempo para comenzar mi propio emprendimiento”, “quiero pasar más tiempo con mi familia”, “quiero tener tiempo para volver a la universidad y hacer un posgrado”, “quiero ser más productivo en mi trabajo para poder irme en hora en vez de quedarme hasta tarde”, “quiero dar un esfuerzo adicional para aplicar a un ascenso”, “quiero tener más tiempo para hacer ejercicio”, etc.

Una vez que definas qué harás con el tiempo extra estás en condiciones de pasar a la siguiente sugerencia.

2. Trabajar en intervalos de alta concentración

Según Eben Pagan, gurú en el mundo de los negocios y autor del programa de productividad llamado “Wake up productive” (despiertate productivo), para ser más productivo debemos trabajar en intervalos de alta concentración.

Según este autor, nuestro cerebro es más productivo si alternamos períodos de alta concentración con períodos breves de descanso. Este método aprovecha los ciclos de renovación de energía del cerebro y el cuerpo.

Lo que Eben sugiere es dividir nuestras horas de trabajo en bloques de dos horas y media de duración. Estos bloques a su vez se dividen en otros sub bloques como se indica a continuación:

  • 50 minutos de trabajo de alta concentración en una tarea
  • 10 minutos de breve descanso
  • 50 minutos de trabajo de alta concentración en una tarea
  • 10 minutos de breve descanso
  • 30 minutos de descanso

Esta modalidad de trabajo permite que nos enfoquemos en una tarea determinada por 50 minutos. Luego de eso tomamos un breve descanso que nos permite descansar la mente, para luego repetir el proceso.

Antes de comenzar cada período de trabajo de 50 minutos es útil establecer un objetivo a lograr en ese tiempo. Por ejemplo, nuestro objetivo podría ser escribir una propuesta a un cliente, o preparar la presentación para el equipo de ventas. Si el tiempo de la tarea es mayor a 50 minutos podemos continuarlo en el bloque siguiente. Si terminamos la tarea en menos de 50 minutos podemos establecer otro objetivo. Una vez mas, tener un objetivo nos permite estar más enfocados en lograrlo.

Es importante trabajar en estos 50 minutos con el foco absoluto en el objetivo que nos hayamos planteado previamente sin interrupciones. Para esto va a ayudarte nuestra próxima sugerencia.

Además, en los momentos de descanso es importante hacer una pausa. No resulta productivo si nos quedamos realizando la misma tarea. Incluso en momentos de urgencia, por más que parezca que tomar una pausa puede hacernos perder tiempo, vamos a compensarlo dado que nuestro cerebro va a estar más descansado.

Durante los descansos de 30 minutos te sugiero levantarte de tu silla y hacer algo que te haga olvidar del trabajo.

3. Disminuir las interrupciones

Según Tim Ferris, autor del libro La semana laborar de 4 horas, las interrupciones disminuyen la productividad. Muchas empresas valoran el hacer varias tareas al mismo tiempo (multitasking). Sin embargo, según este autor, el multitasking es un mito dado que nos vuelve más improductivos dado que el hacer varias tareas a la vez implica tener más interrupciones.

Cuando nuestro cerebro está concentrado, enfocado en una tarea, podemos ser mucho más productivos. Sin embargo, si nos interrumpen en un momento de alta concentración podemos perder mucho tiempo. No solo perdemos el tiempo en que nos distraemos con otra tarea, sino el tiempo que nos lleva volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo originalmente. Esto puede tomar hasta media hora.

Para esto resulta fundamental evitar las interrupciones lo más posible.

¿Cómo podemos evitar las interrupciones cuando cada día parece haber más cosas urgentes que no pueden esperar?

Como primer paso recomiendo registrar durante una semana las interrupciones que tenemos. Podemos usar un cuaderno y tomar nota de qué tipo de interrupciones tenemos y cuanto tiempo duran. Esto nos ayuda a cuantificar dichas interrupciones y saber qué tanto tiempo nos están quitando.

Una vez que somos conscientes de esto podemos buscar una manera de minimizar estas interrupciones. Por ejemplo, si trabajo con proveedores y me interrumpen con llamadas puedo planear una ventana de tiempo más reducida en la cual voy a recibir llamadas de proveedores. En vez de recibir llamadas todo el día puedo hacerlo de 2 a 5 de la tarde. Esto me permite enfocarme en esto durante menos tiempo y asegurarme que en el resto del día voy a tener menos interrupciones. En este caso es recomendable comunicar el cambio claramente a los proveedores y con la anticipación necesaria.

Otra opción sería pedir a los proveedores que se comuniquen por correo electrónico o a través de un formulario de reclamos y comunicarles que vas a estar respondiendo a dichos reclamos en un horario pre establecido. Esta opción es aún más productiva dado que elimina totalmente las interrupciones. Los reclamos van a llegar por email o por un formulario y los vas a poder resolver todos juntos.

Las interrupciones pueden surgir también de tu propia mente, cuando te acuerdes de algo urgente que tendrías que haber hecho y no hiciste. Cuando esto pasa es muy tentador querer dejar de lado la tarea actual y pasar a la otra más urgente.

Si bien eso puede ser lo más obvio, te sugiero no interrumpir tu tarea a menos que sea una verdadera urgencia. En vez de interrumpir tu tarea podés tomar nota de la misma y ponerla en la lista de pendientes.

Aquí es donde más tenés que salir de tu zona cómoda. Si trabajás con otras personas, cada una de ellas va a manifestar que su pedido es urgente. Sin embargo, muchas veces esto no es así. Es importante que puedas ver la urgencia de la tareas de manera objetiva, y te permitas trabajarlas de manera acorde.

4. Agrupar las tareas en lotes

Esta sugerencia se relaciona con las economías de escala. En microeconomía, las economías de escala refieren al hecho de que los costos medios de una unidad de producción disminuyen a medida que el volumen de producción aumenta.

Este principio aplica a muchas tareas cotidianas. Se basa en que al realizar una tarea de manera repetitiva los tiempos de preparación de la tarea disminuyen, además de que la velocidad en la que realizamos la tarea misma aumenta también.

Por ejemplo, supongamos que tenés que pagar diez facturas a través del portal de tu banco que te permite hacer pagos online. Seguramente sería mucho más rápido juntar todas las facturas y pagarlas todas que pagar una factura por día.

¿Por que ocurre esto?

Pagar una factura requiere cierto tiempo de preparación. En este caso la preparación podría ser ingresar a la página web del banco. Si pagamos todas las facturas juntas esto lo haríamos una sola vez. Además, una vez que pagamos una factura, la siguiente podemos pagarla de manera más rápida ya que cuando más pagos realizamos más ágiles nos volvemos en usar dicha herramienta de pago.

Con esto en mente podrías pensar en todas las tareas cotidianas que podrías agrupar en lotes, y así ahorrar tiempo.

Algunos ejemplos podrían ser: hacer o recibir llamadas, enviar o recibir emails,  atender pedidos en persona, instalar programas, imprimir documentos, etc.

Dicho esto, te recomiendo hacer una lista de todas las tareas que podrías agrupar en lote y luego pensar en un intervalo de tiempo para realizar cada una de estas tareas.

Es importante que comuniques este cambio de rutina a otras personas con quien trabajes.

Por ejemplo, si sos de esas personas que leen el correo electrónico continuamente es posible que al principio te cueste hacerlo de manera menos frecuente. Quizás pienses que puede llegarte un problema urgente y que por eso debés estar pendiente del correo electrónico. Si bien esto es posible, la verdad es que no ocurre tanto como creemos.

La mejor manera de implementar esto es de manera gradual. Podrías por ejemplo leer el correo electrónico cada una hora y evaluar los resultados. Una vez que te sientas cómodo con esta frecuencia, podés hacerlo cada dos horas y así sucesivamente. Si trabajás en un puesto muy crítico podrías dejar el teléfono como alternativa en caso de que ocurra una emergencia.

5. Comenzar el día con una tarea de alta complejidad

La mayoría de las personas comienza el día con tareas de baja complejidad. Es común que las personas lleguen a su trabajo, tomen un café, conversen un poco con sus compañeros, luego lean el correo electrónico, respondan algunos de ellos, y recién después de todo esto comiencen con una tarea más compleja.

El problema de esto es que en general la mañana es nuestro momento de más alta productividad (en la mayoría de los casos aunque no en todos), porque estamos descansados.

Tim Ferris sugiere comenzar el día con la tarea de más alta complejidad. Con esto estamos usando mas energía mental al comienzo del día, y esto nos deja las tareas más fáciles para cuando comenzamos a estar más cansados.

Leer el email es una tarea que no requiere mucha energía. Por lo tanto puede postergarse para más adelante.

Si te resulta muy difícil no leer el correo al comenzar el día, te aconsejo que lo hagas rápidamente buscando mensajes urgentes cuya atención no pueda ser postergada. Una vez atendidos los pedidos urgentes te sugiero dejar los mensajes no urgentes para más tarde, en un momento que tu mente esté más cansada y debas realizar una tarea sencilla.

6. Delegar, eliminar y decir no

Muchas veces caemos en el hábito de trabajar por trabajar. Tenemos tareas que realizamos regularmente pero que ya están obsoletas o son de baja prioridad. Estas tareas deben eliminarse.

Te aconsejo que cada tanto hagas un análisis de todas las tareas en las cuales estás trabajando, y elimines aquellas que no son de alta prioridad o que puedan dejarse de lado.

También ocurre que a veces queremos hacer todo el trabajo nosotros cuando hay muchas tareas que pueden delegarse a otras personas del equipo. Delegar nos ahorra mucho tiempo y puede motivar a otra persona que desea hacer dicha tarea y hasta ahora no ha tenido la oportunidad.

Finalmente, no tenemos por qué hacer todo lo que nos piden. Si no tenemos tiempo para hacer algo o no nos corresponde hacerlo simplemente podemos decir no. Saber decir que no es parte de valorarnos a nosotros mismos y a nuestro tiempo.

Como dije anteriormente, implementar estas sugerencias puede no ser fácil, más aún en algunos puestos donde la interrupción es casi permanente. De todas maneras siempre es posible mejorar. Cuanto más lo apliques más productivo vas a ser. Te deseo mucho éxito!

Saludos

Martín

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Publicado en IntegraMasMas. Post original aquí.

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Un vistazo general sobre la productividad

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Un vistazo general sobre la productividad

por Rubén Alzola

Concéntrate en ser productivo, no en estar ocupado”

Tim Ferriss

Hablaré hoy de mi visión sobre la productividad personal, una visión que ha ido evolucionando según he ido leyendo, formándome y experimentando, en carne propia y ajena, sistemas y técnicas diversas.

Si hablamos de productividad personal, en mi opinión, hay dos conceptos fundamentales: el control y la perspectiva. Considero que la clave del éxito de la productividad personal es unir ambos mundos, algo que no había conseguido, por ejemplo, la gestión del tiempo.

Por cierto, el orden de los factores sí altera el producto; el control debe preceder, necesariamente, a la perspectiva.

¿Qué es el control?

El control es la capacidad de asumir el mando de tu día a día, de ser el capitán de tu propia nave. Es requisito imprescindible porque, sin control, es imposible encajar (léase planificar) una actividad tan importante como pensar. Tiempo de calidad para pensar implicará perspectiva.

El mundo del control es el mundo de las técnicas encaminadas a luchar contra nuestros principales “ladrones de foco”. Antiguamente se hablaba de ladrones de tiempo pero es que, además de tiempo, estos ladrones nos roban la capacidad de enfocarnos “en lo que hay que hacer”.

Todos conocemos a unos cuantos de estos ladronzuelos: el teléfono, el correo electrónico y las reuniones componen la santísima trinidad del latrocinio profesional. Pero no son los únicos, en este amplio saco, podemos meter a nuestros compañeros de trabajo (sobre todo superiores) y a Internet ý, cada vez más, a las redes sociales. El gran desafío es que estos ladrones son, a su vez, herramientas necesarias para nuestro trabajo y, por lo tanto, hemos de aprender (o re-aprender) a usarlas a nuestro favor.

Esas técnicas podemos inventarlas nosotros, aplicar técnicas ya existentes o usar un sistema de “buenas prácticas” como podría ser GTD de David Allen.

Como en casi todo, en el punto intermedio está la virtud. Desde mi experiencia, es perfectamente compatible usar GTD y, a la vez, técnicas de time boxing como puede ser Pomodoro, técnicas como los mapas mentales, las checklist, los contextos o buenas prácticas como “las 5 eses” en nuestro puesto de trabajo físico.

Por cierto, a veces nos pasamos de dogmáticos y olvidamos que la manera más evidente de ganar tiempo es hacer lo que hacemos más rápido. Si bien la productividad no es únicamente esto, recursos como aprender mecanografía o hacer un curso de lectura rápida pueden liberar una cantidad ingente de tiempo. De cualquier modo si nos quedamos aquí, por mucho que mejoremos, estaremos haciendo microgestión y seremos víctimas, tarde o temprano, de la ley de Parkinson que dice que “el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible”.

El tránsito desde el control a la perspectiva

Con el control habremos conseguido hacer las cosas que hacíamos de una manera mejor. Si lo hemos hecho bien, habremos obtenido los primeros resultados. Estos nos habrán permitido desestresarnos un poco y encontrar algún que otro hueco para pensar.

El problema es que es difícil saber en qué pensar. Desde mi punto de vista, el elemento que hace de puente entre ambos mundos, el control y la perspectiva, son los proyectos. Los proyectos son esos retos mastodónticos que necesitan ser descompuestas en acciones menores que planificaremos en función de unos plazos y unos recursos.

Todos tenemos claros, si no todos, algunos de los proyectos que ocupan nuestra vida profesional. Si no los tenemos claros nos los suelen imponer nuestros jefes. Así pues, empezar a pensar en un proyecto, fijar la meta que persigue, las acciones necesarias para su ejecución, los responsables de llevarlas a cabo, las fechas y los plazos, los riesgos, etc. es el siguiente paso lógico en nuestra evolución personal.

El reto, claro está, es hacerlo a la vez que seguimos aplicando el control.

En este punto, GTD propone el modelo de planificación natural aunque, en mi experiencia, hay técnicas clásicas como el análisis DAFO, el diagrama de Ishikawa o el brainstorming que nos pueden ser de gran ayuda en la gestión de un proyecto. Y es que, cuando hablo de proyectos, hablo de una entidad más compleja que “algo que requiere más de una acción para su consecución” (concepto GTD que me parece demasiado genérico).

Si conseguimos sobrevivir al día a día y además avanzar en nuestros proyectos estaremos preparados para abordar…

¡La perspectiva!

No hay otro camino que el recorrido. Al menos esa es mi experiencia. El enfoque “de abajo a arriba” es el que nos permitirá llegar sanos y salvos (aunque magullados) a este punto. Si empezáramos por aquí (la casa por el tejado), sin abordar el día a día, es más que posible que todo nuestro trabajo se quedaría en el limbo de los buenos deseos (y de la frustración por su pronto abandono).

Por perspectiva entiendo el hecho de saber qué es lo que quiero hacer en mi vida. Fíjate que no he añadido el adjetivo “profesional” y ha sido intencionado. De hecho, la perspectiva, en su forma más potente, debería determinar qué es lo que quiero hacer CON mi vida.

GTD, habla de seis niveles, de áreas de responsabilidad, de tener una visión y una misión. Para mí no ha sido suficiente con las indicaciones de GTD y he recurrido al coaching (podríamos decir autocoaching) para hacer balance de mí mismo y determinar dónde estoy pero, sobre todo, dónde quiero llegar. Es una lástima que mucha gente se quede en el control y, si acaso, avance un poco en la perspectiva, renunciando a la herramienta más poderosa de la productividad personal que no es otra que el alineamiento entre qué quieres ser y cómo vas a conseguirlo.

Balancear entre áreas de mi vida, conciliar vida personal y profesional, determinar mis metas y concretar su consecución mediante proyectos y saber cómo abordar éstos, sin perder el control del día a día, pone a mi alcance posibilidades ilimitadas.

Hábitos y herramientas

La productividad personal se implementa mediante la adquisición de hábitos, hábitos productivos. La productividad personal es un proceso de transformación, de mejora continua, puro Kaizen.

Me gusta estar al tanto de lo que dice la neurobiología al respecto, de la pelea entre nuestra amígdala y nuestra corteza pre-frontal, de los ilusionantes conceptos de neuroplasticidad y neurogénesis. Poco a poco la ciencia va corroborando algunas hipótesis intuitivas o basadas en resultados empíricos en las que se basa la productividad personal. Vamos por el buen camino.

En cuanto a las herramientas… ¡hay muchísimas! Difícil será que no encuentres una que encaje bien contigo aunque, de nuevo desde mi experiencia, las herramientas no son un factor determinante. La clásica libretita, un bolígrafo y una serie de listas son suficientes para una inmensa mayoría. De nada te sirve ganar minutos con una buena herramienta si pierdes horas por tus malos hábitos.

Y no, no es una crítica a las herramientas sólo que conozco a mucha gente que se queda ahí o está continuamente cambiando de herramienta, probando todas las novedades del mercado y no se centra en lo nuclear: los hábitos. No conviertas tu herramienta de productividad en un ladrón de foco.

Relaciones ocultas.

No quiero resultar pesado en mi primer artículo pero me gustaría terminar ligando dos disciplinas con la productividad.

La primera de ellas es la comunicación. En general, comunicamos de manera bastante deficiente. De nada vale que controles tu e-mail, tu teléfono o tus reuniones si no eres capaz de expresarte de manera ordenada y precisa. No sólo eso, estoy firmemente convencido que trabajar en habilidades como la escucha activa, la empatía y la asertividad nos va a convertir en personas (y equipos) mucho más productivas.

La segunda de ellas es el liderazgo. No me refiero al liderazgo que se ejerce desde un cargo jerárquico me refiero a “liderar sin cargo” como dice Robin Sharma. Atreverte a probar nuevas técnicas como los sombreros de Edward De Bono en tus reuniones, probar con el storytelling en tu próxima presentación o gamificar tus dinámicas de trabajo pueden ser ejemplos de liderazgo e innovación.

Una última cosa, ser productivo, en cierto modo, consiste en tomar decisiones óptimas. Sé minimalista. Cuantas menos decisiones debas tomar porque has construido un mundo más sencillo, más te aguantará la batería cargada.

Y por si todo lo anterior no fuera suficiente, no olvides los consejos de la abuela, duerme bien y haz ejercicio. A veces, entre tantos conceptos nuevos, nos olvidamos de lo más básico para un rendimiento óptimo.

Artículo originalmente publicado en Productive! Magazine en español

Publicado en Marca la Diferencia. Post original aquí.

Para seguir leyendo:

Incrementar la productividad y promover a las personas (Segunda y última parte)

Remix de ideas. Cuando la productividad potencia la creatividad

La matriz de Steven Covey y su aplicación a la productividad

Inteligencia Colectiva y Conocimiento en Tránsito

Gestión del cambio en la Era de la Colaboración. De la Jerarquía a la Redarquía

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