Saber comunicar. Conversaciones productivas

comunicando

Por Montse Vila @Buenhabit

Comunicar significa transmitir un mensaje, ya sea una información, una idea, un sentimiento o una emoción. Todas las formas de comunicación requieren de un emisor, de un mensaje y de un receptor . El emisor elige y selecciona los signos que considera adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poderlos enviar  de manera inteligible al receptor.(aunque no siempre lo consigue). Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y da una respuesta.

Un proceso comunicativo entre dos personas no lo inicia el que “habló primero”, porque la comunicación entre las dos empezó, mucho antes. Al verse, al acercarse, al establecer la distancia óptima entre las dos, al mirarse, la insinuación de querer hablar, son prolegómenos que nos indican que la comunicación es un proceso de interacción mutua y no se limita solo al habla o a la escritura. Cuando se va a realizar una presentación, una clase o discurso, la comunicación con el público empieza desde el mismo momento de aparecer en escena. La vestimenta, la postura, la expresión facial empiezan a transmitir códigos y el público los recibe, descodifica y empieza a emitir los suyos, todo esto,antes de empezar a hablar.

Es imposible no comunicar

Por mucho que uno lo intente no puede dejar de comunicar. Palabras o silencios, acciones o pasividad tienen siempre valor de mensaje e influye en los receptores, quienes a su vez, no pueden dejar de responder y reaccionar a tales comunicaciones y por tanto de comunicar.

Congruencia

No somos siempre conscientes del conjunto de mensajes que emitimos, porque no controlamos la totalidad de nuestros gestos y expresiones y aunque éstos sean casi imperceptibles, el receptor los capta. El fruncimiento de nuestros labios, la coloración de las mejillas o la crispación de nuestras manos, emitirán mensajes que de forma consciente o inconsciente transmitirán información sobre nuestras creencias y emociones. De ahí se deduce una característica esencial en la interacción: La forma prevalece sobre el contenido.

Si Adolfo se encuentra con Berto y le dice que está encantado de verle, lo que Adolfo sienta realmente en su interior, será percibido por Berto, ya sea alegría, incomodidad, pena o cualquier otro sentimiento, independientemente de su discurso.

La calidad de nuestra comunicación radica esencialmente en la congruencia entre el contenido y la forma. Creer verdaderamente en el mensaje que se emite es la mejor manera de que llegue así al receptor.

Responsabilidad del comunicador

Se puede afirmar que la actitud de nuestro interlocutor es el resultado del tipo de mensaje que emitimos. No obtenemos más que lo que suscitamos en él. El sentido de la comunicación es la respuesta que obtenemos.  Por ello la responsabilidad de la comunicación siempre está en el comunicador, quien si no consigue los resultados que desea, deberá modificar o codificar de otra manera el mensaje para que llegue al receptor de la forma prevista. Ahí está el reto. Si no obtenemos la respuesta deseada a nuestro mensaje, en vez de empeñarnos en repetirlo una y otra vez, quizás deberíamos cambiar de discurso. El “es que no me entienden” o “ ¡Cuantas veces te lo tengo que decir!  Pueden ser muestras inequívocas de que nuestro mensaje no llega adecuadamente. ¡Cambiémoslo! Tener información del receptor, de su mundo y creencias nos descubrirá resortes que faciliten el canal de comunicación a elegir. Es muy importante antes de comunicar, nos detengamos a pensar qué queremos transmitir, a quién  y cuál es la respuesta que esperamos.

Los grandes comunicadores que deben hacer llegar su mensaje a gran cantidad de público utilizan herramientas de lenguaje verbal y no verbal en sus discursos y presentaciones.

No todos representamos la realidad de la misma forma y aunque ésta se nos presenta a través de nuestros cinco sentidos, hay personas que a través de las imágenes les resultan mucho más fácil comprender o recibir información. Son personas visuales. Otras prefieren escuchar y la cadencia el tono y la música les influyen mucho en la forma de percibir un mensaje. Para otras el movimiento, el ritmo y la acción son factores determinantes en su motivación. El buen comunicador introduce elementos visuales, auditivos y cinéstesicos en su discurso, para hacer llegar el mensaje a la mayor cantidad de personas posible. Incluso los escritores utilizan en sus libros tanto palabras visuales, auditivas como cinéstésicas para conseguir los mismos efectos. Para describir un paisaje hablarán del colorido, de los tonos, de la perspectiva y la luminosidad, pero también del canto de los pájaros, del susurro del viento o del crepitar del fuego, así como del temblor de las hojas o la solidez de los muros.

Contar historias y metáforas

En la antigüedad la cultura se transmitía de forma oral , por medio de cuentos, parábolas e historias. Las leyendas y cuentos para niños y  adultos son metáforas consímbolos y personajes cargados de significado, de analogías y mensajes subliminales. Este lenguaje alimenta los sueños y las representaciones visuales y sobre todo permite la comprensión global e intuitiva de los numerosos mensajes que contiene.

El  storytelling o arte de “contar historias” es una herramienta muy útil en la comunicación. Sirve para explicar conceptos o situaciones que se revelan confusos o son espesos. Mediante una historia se busca un símil que permita, de forma amena, hacer más comprensible el mensaje. A las personas nos encanta que nos expliquen historias y anécdotas, en especial nos encanta saber qué les ocurrió a los demás y con frecuencia será lo único que se recuerde de cualquier presentación. Por ello es importante escoger una buena historia, que cumpla con el objetivo de nuestro mensaje y que permita que el receptor establezca un paralelismo entre lo que ya sabe y lo que se le intenta comunicar. Seguramente a un empresario no le resultará muy adecuado que le expliques un cuento de hadas, (aunque fragmentos del de Alicia en el País de las Maravillas se utiliza con frecuencia) pero sí tiene muchas probabilidades de captar su interés, una historia sobre lo que ocurrió en otra empresa.

Utilizar el tiempo justo

Cansar al interlocutor con largas exposiciones y redundancias no hace más que alejar el interés y suscitar la prisa por marchar. Medir el tiempo y observar los signos no verbales de nuestro público nos advertirán del momento en que es aconsejable ir acabando. Puede ser el momento de dar un repaso muy rápido a los conceptos básicos para así reforzar el mensaje. Si puede ser, con una sola frase que lo resuma .

Creo que este artículo ha llegado a este punto, en que es conveniente ponerle fin.

Una frase resumen podría ser:

Para comunicar de forma productiva: importa el contenido,  pero también  la forma y en especial que exista congruencia entre  ambos. Todo ello expuesto en su tiempo justo, porque como decía Baltasar Gracián : “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”

Que tengáis un buen día,

Montse

Fuente referencia: Excelencia Mental. La programación Neurolínguística  de 

                            Josiane de Saint Paul y Sylvie Tenenbaum  Edit. Robin Book

Publicado en Buenhabit. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

Saber escuchar. Conversaciones productivas

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Soy empático. Bueno, eso creo.

Civilización empática: El altruismo develado por las neuronas espejo

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La magia del Empowerment. Resistencias y etapas

empowerment

Por Montse Vila @Buenhabit

Hablar de “empowerment” siempre resulta atractivo. Es un término muy en boga, misterioso, intangible,  mágico.

Dar “empowerment“, implementar “empowerment”, estar en proceso de  “empowerment”,…. parece que va a transformar la vida de los afectados. Incluso a veces puede crearse una especie de euforia y pensar que a partir de ahora todo será posible. Un ayudante del departamento de marketing puede pensar que podrá hacer de Director de Marketing y un operario de producción se imagina montando su propia subsección dentro de producción. Nada más lejos de la realidad.

Conceder más atribuciones y autonomía no se puede transferir de la noche a la mañana como si dispusiéramos de  una varita mágica..

El “empowerment” implica una nueva filosofía de trabajo en donde las estructuras piramidales se derrumban para dar paso a una organización más plana en donde la confianza es uno de los pilares fundamentales, “el empowerment” no constituye una simple delegación de tareas y responsabilidades, si no que consiste en guiar a la gente para que se conviertan en “gerentes” de su puesto.

Actualmente las decisiones en la empresa deben tomarse de forma muy rápida, las comunicaciones deben ser muy fluidas. Los mercados demandan líneas de productos más diversificadas y de un ciclo de vida más corto y la competencia es feroz. Esto implica la necesidad de procedimientos de dirección más eficientes y rápidos para atender las necesidades de los clientes y obliga a facilitar la toma de decisiones en niveles más bajos de la organización.

Términos como “círculos de calidad”, “mejora continua”, “gestión del rendimiento”,grupos de trabajo autodirigidos”, “cliente interno”, “gestión por competencias”……. engloban la filosofía del “empowerment”. y se encuentran en todos los manuales de Management y muchos directivos hablan de su implementación en sus empresas. ¿Pero es fácil? ¿Sucede realmente? Desde luego en una empresa dirigida a la antigua usanza con fuertes estructuras jerárquicas, será muy difícil y lento. Habrá que desaprender viejos estilos de dirección y adoptar nuevas formas de comunicar, dirigir, ordenar y entrenar.

RESISTENCIA

No a todo el mundo le resulta atractivo el “empowerment” y opondrá resistencia.

Los directivos muchas veces piensan que conceder atribuciones a los empleados implica desorden, mala gestión, errores y caos y especialmente no están muy dispuestos a ceder poder, pues piensan que es una forma de perder status y quien sabe, si la silla.

Tampoco los empleados están siempre dispuestos a ver en el “empowerment” algo positivo. Muchos necesitan estabilidad y orden y encuentran duro y penoso tener que tomar decisiones y tener más responsabilidades. Muchas personas trabajan por debajo de sus conocimientos y posibilidades y no utilizan todo su talento y potencial, aunque tengan libertad de hacerlo.

Implantar “empowerment” es lento, requiere desaprender comportamientos y creencias y acoger un nuevo estilo de trabajo.

El directivo dispuesto a conceder “empowerment” se encontrará con tres categorías de colaboradores:

El equipo A
Este grupo está integrado por aquellos que el directivo considera competentes y fiables y que necesitan poco apoyo para hacer las cosas bien. Son los preferidos de los jefes y por tanto los que reciben mayor atención, información y feedback. Cada vez se les implica más y sus rendimientos aumentan y mejoran.

El equipo B
Las personas de esta categoría son aquellas a las que los directivos todavía no conocen muy bien, sea por que llevan poco tiempo, no destacan o su trabajo no se sabe muy bien cual es. No han llamado todavía la atención de los jefes y por tanto éstos no se han formado todavía una opinión sobre ellos, en cuanto a capacidades e implicación.

El equipo C
Ahí van las personas consideradas como de capacidad limitada y con falta de compromiso. Los jefes no los encuentran fiables y los evitan si pueden. Normalmente reciben poco feedback y se les encomienda las tareas más fáciles y rutinarias. En consecuencia su rendimiento es mínimo.

Para capitalizar el “empowerment” el jefe debe partir de la premisa de que todo el mundo es “capaz de mejorar” y la tarea del líder es encontrar la forma de potenciarlo.

ETAPAS

Habrá que ir por etapas:

Según el cuadro de abajo la delegación se hará por etapas. El directivo realizará en cada etapa las acciones que están en negrita y el empleado se responsabiliza de las subrayadas en amarillo.

empowerment-niveles

Etapa 1
Es apropiada para gente con poca experiencia. Habrá que decirle que resultados se esperan, lo que hay que hacer y cómo hacerlo.

Etapa 2
Es apropiada para personas con un nivel de experiencia creciente aunque todavía limitado o para personas que carecen de motivación. El jefe especifica resultados y que hay que hacer y el empleado sabe ya como hacerlo o como averiguarlo.

Etapa 3
Para personas experimentadas y motivadas. El jefe describe los resultados a obtener y el empleado ya determina que hay que hacer y cómo.

Etapa 4
Para personas capaces de trabajar de forma independiente y que disfruten con ello. Se les debe dar tanta responsabilidad como puedan soportar. (:-D

Existen cuatro niveles de iniciativa, cada uno de los cuales se corresponde con un grado de disminución de control de la dirección.

Ya que la iniciativa no se puede dar, lo único que se puede hacer es crear las condiciones necesarias para fomentarla.

Proporcionar a las personas toda la información que necesiten para realizar su trabajo. Comunicar por qué es importante su tarea y mantenerles al corriente de los resultados.

Exigir un poco más asignando a las personas tareas cada vez más ambiciosas.Incrementar sus habilidades paso a paso. No todas llegarán a ser excepcionales, pero todos pueden mejorar.

• Establecer un ambiente positivo y de estímulo. Esperando lo mejor y declarar abiertamente las expectativas positivas que se tienen sobre los resultados.

El “empowerment” es un proceso de liberación de los talentos y capacidades de las personas. Las personas trabajan mejor y son más productivas cuando sienten que tienen el control de su entorno y disfrutan de autonomía. El objetivo será que el mayor número de colaboradores lleguen a pertenecer al equipo A. Se requiere tiempo y formación, para que la magia se produzca.

Que tengáis un buen día.
Montse.

Publicado en Buenhabit. Post original aquí.

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