Etiqueta: Herramientas

3 principios sobre la productividad

por Martín Ayala

Continuando con el tema productividad hoy quiero presentarte tres principios que complementan las notas que presenté anteriormente. Los mismos van a ayudarte a reflexionar sobre tus acciones y sobre cómo hacer ajustes para ser más productivo:

1. Actividad no es productividad

Muchas veces estamos «muy ocupados» pero cuando llega el final del día nos damos cuenta que no hicimos mucho. ¿Te pasó alguna vez que trabajaste todo el día casi sin moverte de tu oficina pero al terminar la jornada sentiste que no fuiste muy productivo? Quizás te quedaron tareas importantes sin hacer o sin terminar.

Esto ocurre porque el hecho de estar ocupados realizando tareas no garantiza la productividad. Esto se relaciona mucho con las notas que presenté anteriormente: la ley de Pareto y la matriz de Stephen Covey donde hablamos de lo importante y lo no importante.

Es importante que al comenzar el día te tomes un momento para contestar esta pregunta:

¿Cuáles son los resultados más importantes que quiero alcanzar hoy?

Más que en tareas, resulta más beneficioso enfocarse en resultados a alcanzar. No importa tanto cómo lo hagamos sino lograr el resultado. Si te enfocás en tareas quizás no veas maneras más sencillas de lograr el objetivo.

Otro punto interesante que nos ayuda a diferenciar entre actividad y productividad es saber controlar nuestro deseo de gratificación inmediata. Me refiero a la tentación de realizar actividades que nos producen cierta gratificación a corto plazo pero nos distraen de nuestro objetivo.

Por ejemplo, quizás tengo como meta terminar un informe para el mediodía. Si me enfoco en dicho objetivo puedo hacerlo a tiempo. Sin embargo, mientras estoy enfocado en la tarea mi mente busca dispersiones como ser hacer una llamada telefónica, revisar mi correo personal, ingresar a una red social, leer las noticias, etc.

Si bien estas distracciones pueden usarse en los momentos programados de descanso, debemos evitarlas en los momentos que decidimos enfocarnos en nuestro objetivo. Si no lo hacemos, difícilmente alcancemos nuestra máxima concentración, y esta distracción si bien nos brinda una gratificación inmediata, nos está dificultando lograr el objetivo propuesto.

Para esto es importante tener hábitos que nos potencien y de eso habla el próximo principio.

2. Nuestros hábitos crean nuestro destino

Muchas veces menospreciamos el poder de las pequeñas decisiones y acciones cotidianas. Sin embargo, si repetimos las mismas acciones estas se convierten en hábitos que una vez adquiridos resultan muy difíciles de eliminar. Una vez que adquirimos el hábito de hacer algo vamos a hacerlo automáticamente en el futuro.

Volviendo al ejemplo de las interrupciones, si nos acostumbramos a distraernos en nuestro momento más productivo leyendo las noticias, vamos a adquirir este hábito y en el futuro, cuando queramos ser productivos probablemente nos distraigamos fácilmente leyendo las noticias.

Para evitar esto debemos crear hábitos que nos potencien. Si realizamos una actividad de manera reiterada por al menos 30 días, vamos a incorporarla como hábito. Una vez que lo hayamos hecho dicho hábito va a quedarse con nosotros de manera permanente.

El éxito no depende tanto de grandes logros repentinos, sino de pequeños logros repetidos una y otra vez. Por ejemplo, una persona promedio en Estados Unidos puede hacerse millonaria ahorrando un dólar por día durante 56 años. Si bien el período parece extenso, muchas veces creemos que para que alguien sea millonario debe trabajar mucho o tener un golpe de suerte. Sin embargo, una persona promedio en ese país puede hacerlo simplemente repitiendo una simple acción en el largo plazo.

Los grandes logros son pequeños logros que se mantienen en el tiempo. Por eso es importante incorporar hábitos positivos, que nos potencien y que nos ayuden a lograr nuestras metas.

¿Qué hábitos podrías incorporar?

Algunos ejemplos podrían ser: trabajar en intervalos de una hora sin distracciones, levantarme una hora más temprano, leer durante media hora por día, ejercitarme durante 45 minutos diarios, tomar 8 vasos de agua por día, etc.

Te recomiendo hacer una lista de hábitos positivos y ponerte en acción diariamente durante al menos 30 días hasta incorporarlo. Si bien los primeros días puede ser difícil, la gratificación valdrá la pena el esfuerzo.

3. Caos interno crea casos externo

Es posible que tengas cierto desorden en tu vida en lo que se refiere a tus tareas. Me refiero por ejemplo a tareas sin terminar, decisiones sin comunicar, papeles sin ordenar, archivos en tu computadora sin organizar, etc. Este desorden afecta también tu productividad.

Una primera respuesta podría ser tomarte un momento para ordenar este caos.

Sin embargo, como lo dice el título, el caos externo es creado por el caos interno. Me refiero a que el desorden en tu mundo externo (papeles, oficina, etc.) se crea a partir de un desorden similar en tu mente. Es importante tener esto en cuenta porque por más que dediques tiempo a ordenar tu caos externo, si tu mente está desordenada el desorden externo va a volver tarde o temprano.

El solo hecho de ser consciente de esto puede ser de gran ayuda.

Luego, es necesario que te enfoques en trabajar tu caos interno. Algunas preguntas que puede resultarte útil responder pueden ser:

¿Qué conflictos internos tengo sin resolver?

¿Cómo puedo resolverlos?

¿Qué decisiones me ayudarían a solucionar dichos conflictos?

¿Qué acciones importantes he postergado?

¿Qué cambios en mi vida me ayudarían a ordenar mi mente?

Encontrar la respuesta a estas preguntas probablemente requiera reflexión y sinceridad con vos mismo. Ponerlas en práctica puede requerir tiempo y esfuerzo pero va a ayudarte a ordenar tu mente y como consecuencia tu mundo externo.

Saludos

Martin

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7 herramientas TIC para el crecimiento de los negocios post pandemia

por Francisco Carrasco

En este sentido, HubSpot, la plataforma que ayuda a las empresas a crecer mejor, recomienda siete herramientas tecnológicas que pueden impulsar el crecimiento empresarial de cara a esta nueva normalidad.

Ante la evidente llegada de una serie de cambios en la vida diaria de las empresas, será fundamental que no solo empiecen a centrar esfuerzos en tratar de entender a un nuevo tipo de cliente, sino a adaptar recursos digitales a su favor que les permitan evolucionar en cada aspecto: desde la optimización y automatización de distintos procesos de venta, marketing o prospección, hasta la satisfacción del cliente mediante nuevas experiencias de compra; ya sea dentro o fuera del espacio digital.

En este sentido, HubSpot, la plataforma que ayuda a las empresas a crecer mejor, recomienda siete herramientas tecnológicas que pueden impulsar el crecimiento empresarial de cara a esta nueva normalidad:

Optimización de SEO

La optimización en motores de búsqueda será fundamental para la supervivencia de todo negocio. Con esto en mente, softwares como Ahrefs brindan información de más de 150 millones de palabras clave y ofrecen un análisis detallado de tus competidores, a la vez que identifica las debilidades de tu contenido para mejorar su posicionamiento a través de su función content gap.

Gestión de contenidos – CMS

La mejor forma de capitalizar nuevos clientes es a través de un buen sitio web. Por ello, herramientas como CMS Hub permiten integrar fácilmente otras herramientas de marketing, al tiempo que hace más fácil la colaboración entre diversas áreas de la empresa.

Tendencias en la red con Google

Mantenernos al tanto de lo que sucede en el entorno digital puede ayudar a planificar mejores estrategias de forma anticipada. Google Trends permite monitorear las tendencias en la red para darle mayor impacto con tu contenido. Tiene la ventaja de ser una herramienta gratuita.

Encuestas digitales

Conocer las nuevas necesidades de los consumidores también te dará una gran ventaja para mejorar tus servicios. Alternativas como E-encuesta o Survey Anyplace ayudan a crear cuestionarios simples, bien diseñados y compatibles con la interfaz de dispositivos móviles o bien, desde tu plataforma web.

Reuniones virtuales

La comunicación será clave para el desarrollo de aquellos negocios que empiecen a implementar más medidas de trabajo remoto, incluso con sus propios clientes. Por lo mismo, herramientas como Meetings de HubSpot simplifican la programación de reuniones al permitir que tus prospectos agenden reuniones en tu calendario de forma directa.

Gestión remota de flujos de trabajo

La productividad se ha convertido en una de las cualidades fundamentales en toda empresa. Por esta razón, cada vez se necesitan más herramientas que ayuden a coordinar equipos a distancia. Asana es un sistema de gestión para el flujo de trabajo colaborativo que tiene un énfasis en lo visual y está diseñado para racionalizar, conducir información de forma eficiente.

Email y móvil marketing

Gestionar la comunicación digital resultará determinante durante los próximos años. Debido a esto, tanto HubSpot como Everlytic permiten automatizar campañas no solo de email marketing, sino también vía SMS. Ambas son buenas opciones para generar interacciones más fuertes con la audiencia.

Aunque cada vez existen más y mejores herramientas tecnológicas en el mercado para apalancar un negocio hacia el éxito en esta nueva etapa de la humanidad, es importante determinar primero en qué aspecto del negocio enfocarse para adecuarlas correctamente, esto con el fin de superar tanto las metas fijadas a inicio de año, como los nuevos retos que aún están por llegar.

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La ley de Pareto y su aplicación a la productividad

por Martín Ayala

En notas anteriores hablamos sobre productividad. Si no leíste dichas notas te invito a que lo haga aquí: 6 sugerencias para aumentar la productividad y La matriz de Stephen Covey.

Hoy quiero hablarte de la ley de Pareto, que también es conocida como la ley del 80-20. La misma puede enunciarse de distintas maneras pero aplicada a resultados podríamos describirla así:

El 80% de los resultados proviene del 20% del esfuerzo

Podrías cambiar la manera de enunciar este principio según el tipo de trabajo que realices. Podrías por ejemplo decir que el 80% de los ingresos proviene del 20% de los productos o del 20% de los clientes, que el 80% de los errores en un software se encuentra en un 20% del código, etc.

Si aplicamos este principio podemos mejorar nuestra productividad. Para esto lo primero que debemos hacer es encontrar nuestro 20% más productivo.

¿Cuál es tu 20% de las tareas que produce el 80% de los resultados?

Me gustaría que te tomes un momento para hacer este análisis. Una vez que lo hayas hecho, el mismo puede darte ideas interesantes para mejorar tu productividad.

Dentro del 80% que no te produce los mejores resultados, ¿qué tareas podés delegar, eliminar o por lo menos dedicar menos tiempo a realizaras?

Al disminuir estas tareas y al aplicar las sugerencias para ser más productivo que te presenté previamente, vas a poder hacer más del 20% de las tareas que te producen el 80% de los resultados.

Por ejemplo, si tenés 10 clientes y 2 de ellos te producen el 80% de las ganancias, algunas opciones podrían ser:

  • Buscar generar nuevos negocios con los dos clientes que producen el 80% de las ganancias
  • Considerar eliminar o disminuir el tiempo de dedicación a alguno de los clientes que producen en total el 20% de las ganancias
  • Buscar nuevos clientes similares a los dos clientes que me generan más ingresos

La regla del 80-20 también puede aplicarse a la administración del tiempo para dar prioridad a las tareas que producen los mayores resultados. En las sugerencias para ser más productivos te sugerí comenzar el día con la tarea más importante. Dicha tarea debería ser parte del 20% que genera el 80% de los resultados.

Este principio complementa a la matriz de Stephen Covey, y debe aplicarse de manera permanente.

Saludos

Martín

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Peter Drucker Dice: Management es Práctica

Por  Jorge Nascimento Rodrigues
El trabajo básico y los fundamentos de la doctrina de la gestión fueron lanzados por prácticos, no por académicos, dice Peter Drucker, el escritor de gestión más influyente de los últimos 60 años.

Entrevistado en exclusiva para la revista portuguesa Executive Digest por Jorge Nascimento Rodrigues, editor de www.gurusonline.tv y www.janelanaweb.com (Portugal), Drucker devela los puntos claves de su pensamiento.

The Economist ha publicado recientemente un extenso Survey sobre The Next Society (3/11/01) escrito por el Sr. Drucker. Iba a ser publicado la semana del ataque terrorista (11 de septiembre) y tuvo que ser pospuesto.

Este es el año en que Peter Ferdinand Drucker publicó (o está en proceso de hacerlo) DRUCKER ESENCIAL en una edición compuesta por tres volúmenes en Japón, Korea, Taiwan, China, Brasil (portugués) y Argentina (castellano por Sudamericana), y en un volúmen en EE.UU, Reino Unido, Francia, Italia, Alemania, Polonia, Finlandia, Holanda y la República Checa. Tiene todavía un contrato pendiente con Rusia.

El Sr. Drucker ha enviado a la Harvard Business Review un extenso artículo, provisoriamente titulado «People are our greatest liability» (La gente es nuestra mayor responsabilidad), para ser publicado el año entrante.

La entrevista original en inglés aprobado por el Sr. Drucker puede ser leída en www.gurusonline.tv/uk/conteudos/drucker4.asp

Principales conceptos de la entrevista a Peter Ducker

– El management es una PRÁCTICA, tal como lo son la Medicina ó el Derecho. Y, en una práctica, el trabajo básico y los fundamentos, son SIEMPRE elaborados y lanzados por los PRÁCTICOS y no por los académicos. Sólo cuando una práctica está lo suficientemente madura, los académicos pueden realizar contribuciones de importancia. Y sin PRÁCTICA el académico no puede producir contribuciones al MANAGEMENT

– Los programas de gestión para ejecutivos maduros fueron la base de los programas de las Business Schools, tal cual los conocemos hoy día. Las necesidades del personal de alrededor de 35 años, promovidos a cargos ejecutivos o gerenciales, sin ningún conocimiento en la materia, demandaban PRÁCTICA del management.

– Calidad total, excelencia, competitividad, reingeniería, competencias nucleares, etc, son HERRAMIENTAS y, como tales, aplicables a una tarea dada. Ninguna es la respuesta. La tendencia para designar a una u otra como la cura para todo, es típica de una disciplina INMADURA.

– Cuando aparece una nueva herramienta, deje que otros la experimenten y aprendan a usarla, en vez de ser el primero en arrojarse en sus brazos. Después de algunos años, veremos, ya que habremos aprendido de los errores cometidos por otros.

– La sociedad post capitalista es una sociedad del conocimiento. En un sistema capitalista, el capital es el recurso de producción crítico y está totalmente separado y hasta en oposición con el «trabajo». En la sociedad hacia la cual nos dirigimos muy rápidamente, el saber es el recurso clave. No puede ser comprado con dinero ni creado por capital de inversión.

– El saber reside en la persona, en el trabajador del conocimiento. En la sociedad del conocimiento, los trabajadores del saber son también, através de sus fondos de pensión y de retiro, dueños del capital clave.

– Los super-ricos se volvieron económicamente irrelevantes. El Capital y el Trabajo se volvieron una misma cosa.

– El trabajo tradicional es uma mercadería. Puedo deslocalizar los procesos en cualquier sitio y en mis términos, mientras que tenga el conocimiento, lo que naturalmente presupone conocimientos de gestión sobre esos procesos.

– Si tengo el CONOCIMIENTO, puedo conseguir fácilmente el dinero, el capital se está volviendo redundante, o sea, está dejando de ser un «recurso». El capital no es dinero. Es dinero en cuanto factor de producción – pero no es más un factor que controla.

– Precisamos de una nueva teoría económica – por muchas razones. Tanto Keynes como Schumpeter tienen muchísimo que enseñarnos – pero más en la forma como debemos pensar económicamente, que en relación con sus teorías específicas. Como teoría económica, el keynesianismo falló donde fue aplicado – inclusive en los últimos 10 años en Japón.

Con todo, la forma en la que Keynes mira la economía y su pensamiento básico – sobretodo sus puntos de vista sobre los fines y objetivos de una política económica – nos guían aún hoy. En suma, Keynes, el teórico, es totalmente sobrepasado y reprobado por la realidad; Keynes, el metodólogo, es más importante que nunca.

Y Schumpeter no tenía una teoría económica como tal. Pero poseía una comprensión profunda de las cosas. Nunca hubo una política económica schumpeteriana – excepto su desconfianza en relación con los políticos.

Pero hay, indiscutiblemente, insights de gran alcance de Schumpeter – como la idea de que el desequilibrio es el estado normal de salud de una economía; de que no hay lucro (a no ser rentas monopólicas), excepto la ganancia del innovador, y el mismo es de corta duración (lo que llamamos «lucro» es un costo genuino, es el costo del capital);

– La nueva teoría económica que precisamos probablemente será muy diferente de los puntos de vista de Schumpeter y Keynes. Tal vez, sospecho, vaya a comenzar por la economía GLOBAL como la unidad económica (a pesar de nadie sabe todavía como hacer). Pero tenemos que usar, tanto la metodología de Keynes, como la comprensión de Schumpeter.

Entrevistas y trabajos recientes de Peter Drucker

 

Publicado en Mujeres de Empresa. Post original aquí.

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7 herramientas para gestionar el cambio que hacen posible la Innovación

Por Virginio Gallardo

Si hubiese estadísticas fiables hablaríamos de una verdadera epidemia empresarial que mostraría a directivos que serían incapaces de hacer evolucionar a sus organizaciones al brutal ritmo que marcan los nuevos tiempos.

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La innovación deseada choca una y otra vez con la dificultad de gestionar intangibles humanos para transformar las personas de sus organizaciones para obtener mejoras de resultados que exigen unos accionistas que han aprendido que el éxito y la gloria del pasado ya no significa casi nada.

La transformación de una Idea en una realidad exitosa, eso que se denomina Innovación, es la nueva clave de la supervivencia empresarial, pero para poder hacer frente a este nuevo reto, que por su dureza supera a cualquier expectativa, las empresas y especialmente sus directivos deben convertirse en especialistas en Gestión del Cambio. Y a nuestro juicio, los directivos que deben manejar estas herramientas con más pericia técnica deberían ser los de las áreas de RRHH, aunque quizás esto sea demasiado pedir.

La dificultad del cambio: el reto más difícil

Los cambios profundos que suponen romper el “statu quo” y cambiar el comportamiento de las personas de una organización privada o pública, suelen suponer hacer frente tener una reacción violenta entre nuestros propios compañeros, colaboradores o jefes. La resistencia organizativa siempre actúa y el resultado final puede ser el fracaso de nuestro proyecto y hacer peligrar nuestra posición organizativa.

La Innovación mal gestionada puede despertar los instintos más despiadados de la práctica organizativa. Instintos que inevitablemente se seguirán cobrando múltiples víctimas, en muchos casos directivos honestos que quisieron sólo que su organización fuera un poco mejor, pero que no supieron gestionar la complejidad del alma humana.

Si hubiera cementerios organizativos de directivos que acabaron su carrera profesional de forma violenta, si existiesen estadísticas de mortalidad de excelentes directivos que fracasaron en su empeño, nos daríamos cuenta de la dificultad de este tipo de misiones de liderar las Ideas.

Si pudiéramos mirar a la cara de estos directivos lo más increíble sería su expresión de sorpresa. Muchas de las víctimas no sabrán explicar bien por que sucumbieron a un proceso de cambio mal llevado. Y quizás lo más paradójico: nunca supieron realmente a qué se enfrentaban, ni cuál fue su mal. Por ello se hace necesario un “hablar de gestionar el cambio”.

Por otra parte el cambio mal llevado provoca dolor organizativo, desorientación, personas superadas por los acontecimientos, personas que no entienden que suceden cuando miran hacia arriba, que ven como desde sus organizaciones no se les exige un poco más sino que es una exigencia exponencial. Hay tanto sufrimiento en personas que no quieren o no pueden olvidar lo que fueron ni entienden que el nuevo signo de los tiempos es la destrucción creativa.

Una Guía: el Viaje de las Ideas

Para gobernar las organizaciones en la Era de la Innovación el principal obstáculo es manejar el intangible humano y el cambio de las personas.

Para ello te propongo una metodología que hemos denominado  “El Viaje de las Ideas”una metodología que tiene Siete Herrramientas de la Innovación:

Esta Guía de Viaje que te muestra el recorrido desde que las Ideas nacen hasta que se convierten en una transformación exitosa.

Es una Guía de Viaje para los que creen que el éxito empresarial estará cada vez más vinculado a los mecanismos para movilizar las emociones organizativas a partir de sus Ideas.

Esta guía pretende ser útil en un tipo de viajes donde, por numerosos que sean los acompañantes, la soledad y la dureza del proceso se siente de forma particularmente intensa.

Estamos profundamente convencidos que el fracaso, y también el fracaso directivo, es sin duda la mejor fuente de aprendizaje y el primer paso hacía el éxito. No obstante, a veces tiene consecuencias desastrosas, por ello es aconsejable evitar “riesgos innecesarios” y saber utilizar herramientas de Gestión del Cambio: a veces se hace necesario una cierta “expertise” en navegación.

Las Siete Herramientas de la Innovación

Las herramientas te permiten “descodificar” el comportamiento organizacional y de las personas en momentos de cambio y establecen las bases sobre las que se construirá el éxito o el fracaso de tu Idea. Son siete:

1-Liderar la idea: supone gestionar las tres etapas del cambio: primero crear la necesidad del cambio, segundo crear comprensión pero también emociones positivas organizativas y la tecera asegurar una planificación creíble desde el punto de vista de resultados. Tienes que asegurarte que tu organización sienta la Idea cómo propia y crea en ella,

2. Crear Equipos de Cambio: La idea en manos de un Equipo conseguirá hacerlas más grandes, pero sobretodo lo que queremos es liberar la colaboración necesaria para hacerla realidad.

3. Comunicar e Involucrar: Hasta que no este en funcionamiento nuestra Idea será lo que los demás perciban de ella. La información y los indicadores que informan sobre su avance, deben asegurarte que transmiten lo que tu Idea necesita en cada momento.

4. Arquitectura Organizativa y Procesos La mayoría de nuestras organizaciones para convertirse en realidad necesitan que haya personas de la organización, o de fuera de tu organización, que cambien sus tareas lo que finalmente supone cambiar procesos, tareas y a veces organigramas.

5. Desarrollo Organizativo: Cultura: El “status quo” creencias, valores y formas de comportarse que tradicionalmente se asocio al éxito suele ser el enemigo de las nuevas Ideas, para evitar que las elimine, tendrás que gestionar parámetros de la Cultura, comprenderla y gestionarla.

6. Movilizadores de Personas: Necesitas conocer las herramientas que actúan sobre las motivaciones y emociones de las personas, aquellas herramientas que permiten alinear las personas con tu Idea: retribución, reconocimiento, formación, gestión del conocimiento, competencias, etc.

7. El Desarrollo de Personas: para cambiar la cultura y el saber de las organizaciones, es necesario cambiar el saber y las competencias y valores de las personas. El desarrollo personal es la principal herramienta del desarrollo organizativo.

La fórmula del éxito de los líderes transformadores se basa en la mezcla adecuada de habilidades y conocimientos. El directivo o el profesional que pretenda efectuar cambios debe, además de tener habilidades, tener profundos conocimientos de las Herramientas que permiten gestionar el funcionamiento de las organizaciones.

Para ello podrá contar con especialistas de personas, que deberían estar en RRHH, pero en cualquier caso como directivo siempre deberás tener interiorizadas el uso de estas herramientas que hacen que la innovación además de una palabra de moda sea posible. Ya que este puede ser el más difícil de todos tus retos, aunque sea el único reto  posible para hacer evolucionar a nuestras organizaciones ¿estamos preparados?

Publicado en Supervivencia Directiva. Post original aquí.
Del mismo autor en este blog:
10 formas de enfrentarse al cambio y a la incertidumbre
Seguir leyendo:
Cambio de Paradigma en el Uso de la Innovación
El Cambio
Tres ideas muy sencillas para gestionar el cambio
La Resistencia al Cambio. Causas, Antídotos y Modelos de Gestión del Cambio.
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