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GTD: El Modelo de Planificación No Natural

Por José Miguel Bolívar

manos-rojasVeíamos la semana pasada los 5 pasos de la planificación natural y las ventajas de aplicar este método a nuestros proyectos.

Sin embargo, que este método sea “lo natural” no implica que sea “lo normal”.

Seguramente hayas oído alguna vez a alguien empezar una reunión preguntando “¿A ver, quién tiene una buena idea sobre esto?”.

Preguntas como esta suponen “saltarse” el 80% del proceso, ya que antes de poder plantearlas es necesario haber dejado claro el propósito, visualizado el resultado deseado, recogido propuestas a través de una “tormenta de ideas” y haber organizado los datos relevantes.

Cuando tratas de enfocar una situación así estás trabajando de una forma que no coincide con el modo natural de operar de tu mente y las consecuencias habituales son bloqueo creativo y sensación de estrés, ambas generadas por la falta de claridad.

Si comienzas a planificar esperando a tener directamente una buena idea en lugar de simplemente generar ideas, lo normal es que no se te ocurran demasiadas. No olvides que la finalidad de una “tormenta de ideas” es simplemente generar ideas, no evaluarlas, ni seleccionarlas, ni comprometerte con ellas.

Una vez oí decir a alguien en tono jocoso: “Vamos a generar una tormenta de ideas, pero a ver si lo hacemos bien, hablando de uno en uno y sin decir tonterías”. Posiblemente la mejor anti-definición de tormenta de ideas que haya oído nunca.

Seguramente tú, como la mayoría de nosotros, también hayas sido educado a planificar utilizando el Modelo de Planificación No Natural, es decir, secuencialmente, de forma “ordenada”, e idealmente a partir de un “esquema”. Esta es una de las razones por las que frecuentemente nos bloqueamos cuando tenemos que empezar a planificar algo.

La ventaja de la tormenta de ideas, especialmente si te ayudas de mapas mentales para ello, es que se trata de un proceso mucho más familiar para tu cerebro.

Los mapas mentales no sólo no fuerzan el pensamiento secuencial, aunque lo permiten, sino que potencian el pensamiento asociativo al favorecer la utilización de ambos hemisferios cerebrales. Al añadir formas y color a tus mapas mentales estarás fomentando la activación de tu hemisferio cerebral derecho, que es precisamente el que está asociado con la intuición, la imaginación y la creatividad.

Es muy difícil que puedas ser realmente productivo si no planificas bien tus proyectos. Por eso, a partir de ahora, intenta “desaprender” lo que has aprendido sobre planificación de proyectos y comienza a practicar con estos nuevos métodos y herramientas.

Verás como planificar te resulta algo mucho más fácil y espontáneo y consigues mejores resultados en menos tiempo.

Publicado en Óptima Infinito. Post original aquí.

De la misma serie:

GTD: Los 5 Pasos de la Planificación Natural

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GTD: Los 5 Pasos de la Planificación Natural

Por José Miguel Bolívar

tumbonas-bajo-palmeraAfirma David Allen que nuestro cerebro es el planificador más creativo y brillante del mundo y que, de hecho, las personas somos máquinas de planificar, ya que todo lo que hacemos es fruto de un proceso de planificación.

Aunque parezca aleatorio, para hacer prácticamente cualquier tarea, la mente sigue cinco pasos:

  1. Definir propósitos y principios
  2. Visualizar los resultados
  3. Generar tormenta de ideas
  4. Organizar
  5. Identificar próximas acciones

Voy a utilizar como ejemplo de este modelo la planificación de las vacaciones.

En un determinado momento hay “algo” que te sugiere la idea de planificar tus vacaciones: un folleto que lees, una web que visitas, una conversación con los amigos… Por la razón que sea, decides que quieres irte de vacaciones y conviertes tu intención de hacerlo en tu propósito, momento en el que comienzas el proceso de planificación natural.

Tus principios son los que marcan los límites de tu plan. ¿Cuál es tu idea de vacaciones? ¿Descansar, conocer otras culturas, disfrutar de la naturaleza, de tu familia? Puede que seas consciente o no de esos principios cuando tomas decisiones, pero tanto si lo eres como si no, piensas de acuerdo con ellos y descartarás las opciones que no caigan dentro de esos límites.

Lo siguiente que haces es visualizar los resultados: te ves en la tumbona disfrutando de la brisa marina o tomando fotos espectaculares en un parque natural. Seguramente también imagines las personas que te acompañan y como evolucionan los acontecimientos.

Acto seguido empezarás la tormenta de ideas: ¿dónde ir? ¿con quién? ¿cuándo? ¿cuánto gastar? La tormenta de ideas te permite rellenar el espacio vacío entre donde estás y donde quieres estar.

Tu propósito es el porqué de irte de vacaciones; la visualización de los resultados es en qué consistirán; la tormenta de ideas te ofrece las alternativas sobre cómo hacerlo.

Una vez terminada la tormenta de ideas tienes que empezar a organizarlas, identificando y clasificando los componentes, prioridades y secuencias de acontecimientos, también llamados subproyectos en la metodología GTD.

Ejemplo de componentes serían el lugar de destino elegido, las personas, el transporte. Una prioridad podría ser averiguar si tus amigos estarían interesados en acompañarte o si tu jefe te va a dejar irte de vacaciones en las fechas que has elegido. Por último, ejemplos de secuencias de acontecimientos serían: “hacer los preparativos para el transporte” o “reservar los hoteles”.

Cuando descompones las secuencias en todos los pasos que las componen estás aplicando el enfoque vertical que veíamos la semana pasada. Si por ejemplo hablamos de “reservar los hoteles”, en realidad esto sería un proyecto que requeriría las siguientes acciones: “buscar hoteles que entren en el presupuesto”, “ver si tienen plazas libres”, “llamar por teléfono para reservar” y “enviar señal por transferencia bancaria”.

Llegado a este punto, si realmente estás comprometido con tu proyecto para irte de vacaciones, te centrarías en la próxima acción, por ejemplo “comprar los billetes de avión”.

Estos cinco pasos se dan en todo lo que haces durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Y lo mejor de todo es que lo haces de forma natural, sin pensar demasiado en ello.

Publicado en Óptima Infinito. Post original aquí.

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Creatividad y creativ@s

Por Manel Muntada Colell
CreatividadNo hace mucho comentaba, en relación a la creatividad, que “la diferencia entre ser creativo o no está en hacerle caso a las propias ideas”, lo cual dirige la atención al hecho de que la creatividad no es tanto una cuestión de tener buenas ideas como de considerar que cualquier idea, por disparatada que parezca, puede ser buena.
Esto que escrito así, de izquierda a derecha, parece a simple vista sencillo, es, por el contrario, harto complicado, ya que por tod@s es sabido que lo que se nos ha enseñado a lo largo de todo nuestro aprendizaje es, mayormente, a considerar como válidas aquellas ideas que partan de una experiencia ya contrastada o que sean expresadas por alguien con una cierta relevancia social, que tenga un conocimiento reconocido sobre el tema del que se trate o, en el caso de las ideas geniales, que incluya en su repertorio personal un cierto grado de excentricidad.
Respecto a este último punto, el de la excentricidad, suele haber la idea generalizada de que la creatividad es directamente proporcional a la cantidad de una serie de atributos, muy concretos, que se den cita en una misma personalidad. Así pues se suelen asociar a la persona creativa rasgos, hasta cierto punto,antisociales, imagen heredada de la rebeldía que han exhibido algunos iconos del arte. También se asocia la creatividad con el despiste, el desorden y la locura, por aquello de prestar poca atención e ignorar el orden establecido y poder remontar la fuerte corriente del “pensar y proceder como Dios manda” .
Las cosas se han llevado tan lejos que incluso se ha llegado a suponer una actividad cerebral determinada, atribuyéndoseles a aquellas personas consideradas como creativas un dominio incuestionable del hemisferio derecho, mientras que el poder del izquierdo va extendiéndose y abarcando la base de una pirámide en la que creen encontrarse la gran mayoría de las personas. Algo que, sin lugar a dudas, responde más a una necesidad tayloriana de comprender nuestro cerebro que a lo que realmente están apuntando los avances en neurociencia cuando nos hablan de que las funciones cognitivas superiores parecen ser más el resultado de una actuación holística que no localizada.

 

En otro orden de cosas, en los entornos en los que me muevo y trabajo he comprobado que considerarse creativo y aportar buenas ideas [útiles, posibles, sencillas y originales] no siempre está relacionado. Pudiéndose dar el paradójico caso, por otro lado tan común en este momento donde el marketing personal está en auge, de personas que se autodenominan o son consideradas creativas, como si de una característica cromosómica inherente al propio código genético se tratara, del mismo orden que lo es el ser rubio o tener los ojos verdes. O personas de las que hay evidencias de haber aportado alguna idea distinta y válida pero que, en cambio, no son rescatadas del carácter uniforme y átono del conjunto de la población.

Sin entrar en temas de personalidad, pseudocientíficos ni esotéricos, desde mi punto de vista, la persona “creativ@” ha de reunir dos elementos imprescindibles e inseparables: Por un lado la capacidad de lanzar ideas [propias o no] y hacerlas rebotar como si se tratara de aquellas pelotitas de goma que salían disparadas hacia todas direcciones, creando trayectorias imprevisibles [¿te acuerdas?] y por otro lado una estructura mental capaz de configurar cuatro paredes y un techo en las que esta pelotita vaya rebotando in aeternum, sin el peligro de que se pierda por falta de contención. En la metáfora, las paredes representarían un marco metodológico sólido. Para terminar, esta cajita ha de tener la capacidad de ensancharse y aumentar la distancia entre sus paredes para poder ofrecerle a la pelotita más posibilidades en cuanto a la longitud de sus trayectorias. Esto sería el equivalente a tener “amplitud de miras”.
Este enfoque me permite distinguir cuatro maneras de abordar el proceso creativo que identifica a distintos tipos de individuo:

1.- Tener ideas [pelota rebotando] más cuatro paredes en continua expansión: Persona creativa capaz de generar una diversidad de ideas y de desarrollarlas funcionalmente considerando un contexto determinado.

2.- Tener ideas pero sin un marco metodológico claro que las contenga, seleccione, analice, priorice y conecte con un objetivo[falta de paredes]: Dispersión mental, diarrea de ideas, desconexión con la realidad, falta de orientación al tema.

3.- Tener un marco metodológico claro [hay paredes] pero sin ideas [la pelota, en caso de haberla, se deposita en el suelo y se deja ahí, quieta]: Persona aquejada de hiperpragmatismo, rigidez mental, inflexibilidad y sumisión al método.

4.- Tener ideas rebotando pero en una cajita tan pequeña que ahoga rápidamente su movimiento: Inseguridad, desconocimiento, especialización, cortedad de miras, enfoque estrábico por aquello de hacer coincidir cualquier punto de vista con la punta de la propia nariz.

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