GTD – Página 2 – Pensamiento Estratégico

Autogestión o el arte de gestionarse a uno mismo

Peter Drucker, conocido por su gran aportación a la gestión y el management empresarial, desarrolló al final de su carrera la idea de la autogestión. Basándose en el aumento de la longevidad y la inseguridad laboral, sostenía que los individuos deberían esforzarse en saber cuales son sus puntos fuertes, que es lo que pueden aportar a las organizaciones y cómo pueden aumentar su rendimiento. Esto suponía la existencia de una nueva frontera. Este concepto, ha supuesto, según el autor, una verdadera revolución en todos los aspectos de los asuntos más humanos dado que afectaba directamente a las personas.

Podríamos definir autogestión como el uso de cualquier tipo técnica, habilidad o metodología que nos permitiera la capacidad de alcanzar los retos y resultados que nos impusiésemos con una total autonomía de gestión.

David Allen nos propone un modelo de autogestión basado en la búsqueda del equilibrio entre dos factores cruciales. El control y la perspectiva. Estos dos factores se constituyen como los dos ingredientes fundamentales de cualquier receta que pretenda mejorar nuestra eficacia. Pero hay un problema y es que control y perspectiva están íntimamente entrelazados lo cual implica que debamos tener diferentes enfoques al respecto. La naturaleza de la experiencia humana esta en constante movimiento lo que conlleva que podamos encontrarnos antes distintas situaciones a lo largo de un mismo día que nos indiquen que nuestros niveles productivos han cambiado. La clave está en la equilibrio.

La autogestión implica la necesidad de mejorar de forma constante aquellas situaciones que nos desvían de nuestro rumbo y ello requerirá energía extra por nuestra parte. Se trata de alguna manera de identificar los distintos síndromes productivos entre los que podemos vernos inmersos.

David Allen propone como herramienta de guía para alcanzar la mejora, el uso de lo que el denomina la matriz de autogestión. Se trata de una matriz compuesta de cuatro cuadrantes a través de la cual se pueden identificar cada uno de estos síndromes productivos en función de nuestros distintos niveles de control y perspectiva: Víctima, el que responde; Microgestor, implementador; Creador loco, visionario; Comandante en Jefe. En próximas entradas desarrollaré cada uno de estos cuadrantes.

La situación dentro de esta matriz es relativa y puede verse afectada por múltiples parámetros y situaciones. De alguna forma nuestra posición dentro de la propia matriz fluye de forma constante. Cada persona experimenta la situación en estos cuadrantes de forma diferente. Por ejemplo, podrías encontrarte en una situación en la que tienes algunas áreas de la vida más bajo control que otras o bien tener una vida personal equilibrada y la profesional ser un auténtico desastre.

La clave de la autogestión es disponer de un punto de referencia. Presta atención a lo que verdaderamente capta tu atención, de lo contrario después tendrás que derrochar más energía. Un cohete invierte la mayor de su energía en corregir el rumbo previsto. La autogestión implica que hemos de hacer lo mismo siempre que sea necesario, de ahí que se la considere como el arte de gestionarse a uno mismo.

Publicado en Cambiando Creencias. Post original aquí.

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Hacia el rendimiento óptimo

rendimiento óptimo

Por Montse Vila @Buenhabit

Cuando hablamos de “ser productivos” lo asociamos con la idea de hacer “más con menos”, de optimizar nuestras energías y recursos para hacer más cosas y mejor. Muchas veces este concepto nos seduce y a la vez nos estresa.

Para producir una tarea o proyecto, “en teoría” solo hay que transformar nuestra energía potencial en energía de acción. Pero el reto de la máxima productividad estaría en saber la cantidad idónea exacta de energía potencial que es preciso consumir para cada acción y si esta acción es realmente necesaria y además, si se hace en el momento adecuado. Afortunadamente a diferencia de las máquinas, los humanos carecemos de la fórmula matemática que nos indique, de forma exacta, cuál es el rendimiento máximo que podemos obtener en cada una de nuestras actuaciones. No quedamos amortizados con el tiempo (aunque sí obsoletos si no espabilamos) y nuestra razón de ser va más allá de la productividad.

GTD nos ofrece herramientas muy potentes. Nos da control y perspectiva, cosa inédita en un sistema de productividad, pero el secreto de su efectividad es que tiene como principal objetivo controlar uno de los factores que influyen más en nuestro rendimiento: el estrés.

Goleman (2006: 366) en su gráfico de la U invertida nos señala en la cúspide de la figura el nivel óptimo de rendimiento. Si los retos son leves sentimos apatía y aburrimiento y por el contrario si los retos son demasiado abrumadores o arriesgados sentimos estrés o miedo. En ambos casos el rendimiento será muy bajo. El rendimiento óptimo se da en el punto donde se intersectan la dificultad por la tarea y nuestra capacidad de responder adecuadamente.

La motivación y los estados de ánimo positivos facilitan nuestra productividad. Para obtener un rendimiento óptimo, además de controlar nuestro estrés, hay que:

Dar sentido

Trabajar duro picando piedra no es lo mismo que trabajar duro para construir una catedral. La perspectiva cambia cuando se le da un sentido mayor a la acción.

Disfrutar

Meterse de lleno en lo que se hace. Fluir. Persona y acción se involucran de forma conjunta como si fueran un todo.

Vivir en el presente

No instalarse ni regodearse en los éxitos ni fracasos del pasado. Aprender de ellos para la planificación de nuevos proyectos y actuar.

Archivar cuestiones

Una vez concluida una tarea conviene apartarla de la mente y continuar activos.

Creatividad

Intentar la resolución de conflictos y proyectos desde varios prismas. Visualizar nuevas perspectivas nos puede llevar a resultados más óptimos y diferenciadores.

No a la parálisis por análisis

Hay que estar dispuesto a correr algún riesgo. Si esperas conocer todos los considerandos posibles, quizás no llegues a empezar nunca.

Aprender de los errores

Los errores con frecuencia nos dan mucha información de cómo mejorar nuestra actuación. Hay que prever pero no evitarlos a toda costa.

¿Por qué no?

Ninguna actuación es perfecta desde el principio. La practica es la mejor aliada para realizar bien una tarea. No te pongas trabas y decídete a comenzar. Prueba de hacer cosas que nunca has hecho. Quizás te sorprendas.

Que tengáis un buen día

Montse

Fuente: Buenhabit, por Montse Vila. Post original aquí.

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GTD: Los tres tipos de planificación

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Ahora es el momento

now

Por David Torné

Es apasionante planificar , crear una visión de futuro , definir los objetivos a alcanzar y las acciones para llegar, pero el factor para convertir la oportunidad en realidad no se mueve en el futuro , se decide en el presente, en entender y saber usar el poder del momento , del ahora ‘.

Si la fuerza del cambio reside en la acción esta se desarrolla en el momento presente. Nos dispersamos pensando en las fechas de vencimiento cercanas, en lo que tenemos que hacer durante la semana, durante el día. Esa dispersión mata al AHORA y a la atención que debemos prestarle para conseguir resultados alejados de la caustica sensación de estrés.

Que es lo que tienes que hacer en este momento , centrarse en ella y ejecutar con la máxima precisión . No me refiero al Focus , va un poco más allá.

La capacidad de enfocar diluye preocupaciones por temas no relacionados , por cuestiones de un futuro inmediato aún por llegar, o por cualquier interrupción no programada. Se trata de un componente del engranaje que nos hace entrar en la zona.

Para hacerlo posible se deben implementar las condiciones para que el engranaje entero empiece a girar.

Saber que tienes que hacer . ¿Cuál es la siguiente acción a realizar ? Si eres lector del blog sabrás que no basta con una lista de tareas . Trabajando con un método integrado como GTD sabremos qué podemos hacer en el contexto en que nos encontramos. Si el sistema está bien calibrado , proporcionará la próxima acción sin reflexión previa.
Saber hacia dónde vas . ¿Enfocas tu esfuerzo a una dirección concreta ? ¿Es la dirección correcta ? Estableciendo prioridades, las acciones vinculadas con tus objetivos prevalecerán por encima de aquellas con un carácter casual .
Saber generar intensidad. Sin interrupciones ni dispersión . De la misma forma que evitas que un imprevisto mueva rompa la magia del momento , a nivel de proyectos el exceso de proyectos en paralelo – del mismo tema o no – puede causar una distribución errónea de los recursos y de tu atención .
Saber dejarlo para más tarde . Una interrupción o un nuevo input debe terminar registrado y depositado en tu bandeja de entrada. Hablaba en el anterior post , aprender el mecanismo es sencillo pero aplicarlo quiere voluntad y constancia .

Una buena gestión del momento , creando el hábito de abstraerse , proporciona la claridad de mente necesaria para producir . Más allá del trabajo, mejora nuestra higiene mental y repercute en el resto de nuestra jornada. El hecho de descargarte de cuestiones innecesarias evita el consumo de energía y ayuda a no acabar ‘quemado ‘ .

Evita preocuparte en exceso por algo que está por llegar. Es inútil pero a menudo lo convertimos en inevitable . GTD me ha enseñado a prevenir que las incidencias se conviertan en problemas. El hecho de recopilar , procesar y colocar ese algo nuevo en nuestro horizonte, me obliga a tomar las decisiones oportunas para resolverlo.

Llevándolo a la gestión del momento , huir del pensamiento reiterativo en problemas o cuestiones pendientes es sencillo implantando los hábitos de la recopilación y el procesado diario de todo lo que anotamos . Si lo hacemos de manera estricta y reiterada, tendremos la confianza de disponer de un momento concreto para pensar en lo que llevamos en la mochila y tomar decisiones . Sabremos que ahora no toca y lo demoraremos para continuar con lo que toca.

Para llegar a un nivel de maestría en la gestión del ahora necesitas una infraestructura en forma de sistema para gestionar la actividad (gtd , autofocus , ZTD ..) y tiempo para asentar hábitos , pero por algún sitio hay que empezar . Mi propuesta es hacerlo con cambios sencillos:

Proponte empezar y terminar de una sentada las tareas que hagas .
Trabaja con un papel y un bolígrafo a tu lado. Cada vez que venga una idea , un detalle, un pensamiento o algo que te preocupe. Anótalo y continúa con lo que hacías.
Intercala pequeños descansos entre las tareas . No les dediques a navegar por internet ni a ‘jugar’ con ningún dispositivo , toma un café , mira por la ventana , habla con alguien , da una vuelta. Dedica 5 minutos a hacer un reset .
Dedica 15 minutos cada día a procesar las anotaciones generadas . Toma una decisión en forma de siguiente acción a realizar, piensa cuando la puedes hacer y introdúcela en tu rutina .
Intenta procesar cada asunto en modo caja estanca. Si vas a dedicarle 2 horas, piensa solo en esas 2 horas, donde no hay ningún otro problema, donde no hay nada más a resolver, solo tú, tu asunto y tranquilidad para trabajar.

Todo enfocado a descargar nuestra mente de elementos innecesarios , permitiendo dedicar toda tu atención en tu siguiente acción. Son medidas de aplicación instantánea , pero te costará semanas hacerlas funcionar a pleno rendimiento . Debes crear automatismos , nuevas costumbres de trabajo . El cambio será evidente , y cuando lo sea me gustaría que lo compartieras conmigo , en un comentario en este post , o a través de @davidtorne

Imagen vía Theen … bajo licència Creative Commons

Publicado en David Torné Productividad y Desarrollo. Post original aquí.

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Maximizando tu capacidad de focalización

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Planificar o no, no es la cuestión

GTD: ¿Hasta Dónde hay que Planificar?

“Quo Vadis” (Planificar es sólo trazar un rumbo)

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GTD: ¿Hasta Dónde hay que Planificar?

Por José Miguel Bolívar

Ahora que ya conoces los cinco pasos de la Planificación Natural es probable que pienses “¿Hasta qué punto debo planificar un proyecto?”.

La respuesta es sencilla: hasta que puedas olvidarte de él.

Ya sabes que el motivo por el que no puedes dejar de pensar en algo es porque no puedes engañar a tu mente. Por eso cuando un proyecto siga rondando por tu cabeza, aún cuando tú creas que ya lo has planificado todo, es porque realmente no es así.

Según David Allen, el 80% de los proyectos tan sólo requieren una lista de resultados y próximas acciones. Aproximadamente otro 15% precisa algún tipo de tormenta de ideas y tan sólo el 5% restante requiere aplicar los cinco pasos de la Planificación Natural.

Si necesitas más claridad, lo que debes hacer es recorrer los cinco pasos en sentido contrario.

Es decir, si estás muy ocupado con tus próximas acciones pero echas en falta directrices claras seguramente te convenga revisar tus planes. Si lo que no está suficientemente claro son los planes, entonces es posible que te interese llevar a cabo alguna lluvia de ideas adicional. Si lo que se atasca es la lluvia de ideas, seguramente necesites aclarar la visión del resultado deseado y si ni siquiera esa visión está clara, lo mejor es que comiences desde cero a revisar cuál es el propósito de tu proyecto.

Por el contrario, si lo que necesitas es más acción, entonces te interesa continuar avanzando hacia el siguiente de los cinco pasos.

Puede que estés muy entusiasmado con el propósito del proyecto pero que te cueste desarrollar el aspecto que dicho proyecto tendría una vez finalizado.

Para concretar cuál es la visión del proyecto es probable que debas preguntarte una vez más “¿Qué aspecto tendría el resultado?”.

Si lo que no está claro son las cuestiones relativas al cómo, lo más útil es la lluvia de ideas.

En ocasiones tendrás un montón de ideas pero no habrás decidido cuáles son los pasos siguientes en el proyecto, en cuyo caso te convendría repasar la organización del mismo.

Y si tienes un plan pero no avanzas, pregúntate de nuevo “¿Cuál es la próxima acción?”

Publicado en Óptima Infinito. Post original aquí.

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GTD: El Modelo de Planificación No Natural

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Pensamiento y Planeamiento Estratégico

GTD: El Modelo de Planificación Reactivo

por José Miguel Bolívar

Mucha gente cree que planificar consiste en aplicar el Modelo de Planificación No Natural y, como no le ven valor alguno de cara a su trabajo, casi nadie planifica.

Se suele asociar planificar con burocracia, pérdida de tiempo, limitación de la creatividad y la espontaneidad… Es lógico, porque lo que habitualmente se considera planificar, no es planificar.

Nos solemos resistir por tanto a planificar las reuniones, las presentaciones y, en general, cualquier cosa. Además, cuando planificamos, muchas veces lo dejamos para el último minuto.

Lo que suele suceder cuando no se planifica, o cuando se hace tarde y rápido, es que se acaba produciendo una situación de crisis. Es entonces cuando ponemos en marcha el Modelo de Planificación Reactivo.

Este modelo consiste en sobreactuar, es decir, tomar mucha más acción de la que una planificación adecuada hubiera requerido. Sobreactuamos dedicando más horas, más esfuerzo… El resultado es más trabajo y más estrés para más gente.

Cuando demasiada gente estresada se pone a trabajar en un mismo problema, lo habitual es que no sólo no lo resuelvan, sino que lo compliquen aún más. Suele ser entonces cuando alguna mente preclara exclama “¡Necesitamos organizarnos!”, grito de guerra que desencadena una frenética actividad de “pinta, etiqueta y colorea”, más conocida como “diseño organizativo“.

Lo de cambiar “cajitas” de sitio tampoco suele aportar demasiado a la resolución del problema. Hace falta más creatividad para resolverlo, ¿Qué tal una “tormenta de ideas“? Pregunta alguien…

Como esto tampoco suele funcionar, antes o después se acaba contratando un consultor que, a poco bueno que sea, tendrá que plantear en un momento dado “la” pregunta: “A ver, ¿qué es lo que realmente quieren hacer?” (es decir, ¿cuál es la visión o propósito?).

El Modelo de Planificación Reactivo es el contrario al Modelo de Planificación Natural, porque sigue un enfoque de arriba a abajo, es decir, actuar > organizar > tormenta de ideas > visión > propósito, que es precisamente el orden inverso al que sigue el Modelo de Planificación Natural.

Si queremos lograr resultados, al final habrá siempre que aplicar el Modelo de Planificación Natural de todos modos. La pregunta es cuándo y a qué coste.

Publicado en Óptima Infinito. Post original aquí.

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Pensamiento y Planeamiento Estratégico

GTD: El Modelo de Planificación No Natural

Por José Miguel Bolívar

Veíamos la semana pasada los 5 pasos de la planificación natural y las ventajas de aplicar este método a nuestros proyectos.

Sin embargo, que este método sea “lo natural” no implica que sea “lo normal”.

Seguramente hayas oído alguna vez a alguien empezar una reunión preguntando “¿A ver, quién tiene una buena idea sobre esto?”.

Preguntas como esta suponen “saltarse” el 80% del proceso, ya que antes de poder plantearlas es necesario haber dejado claro el propósito, visualizado el resultado deseado, recogido propuestas a través de una “tormenta de ideas” y haber organizado los datos relevantes.

Cuando tratas de enfocar una situación así estás trabajando de una forma que no coincide con el modo natural de operar de tu mente y las consecuencias habituales son bloqueo creativo y sensación de estrés, ambas generadas por la falta de claridad.

Si comienzas a planificar esperando a tener directamente una buena idea en lugar de simplemente generar ideas, lo normal es que no se te ocurran demasiadas. No olvides que la finalidad de una “tormenta de ideas” es simplemente generar ideas, no evaluarlas, ni seleccionarlas, ni comprometerte con ellas.

Una vez oí decir a alguien en tono jocoso: “Vamos a generar una tormenta de ideas, pero a ver si lo hacemos bien, hablando de uno en uno y sin decir tonterías”. Posiblemente la mejor anti-definición de tormenta de ideas que haya oído nunca.

Seguramente tú, como la mayoría de nosotros, también hayas sido educado a planificar utilizando el Modelo de Planificación No Natural, es decir, secuencialmente, de forma “ordenada”, e idealmente a partir de un “esquema”. Esta es una de las razones por las que frecuentemente nos bloqueamos cuando tenemos que empezar a planificar algo.

La ventaja de la tormenta de ideas, especialmente si te ayudas de mapas mentales para ello, es que se trata de un proceso mucho más familiar para tu cerebro.

Los mapas mentales no sólo no fuerzan el pensamiento secuencial, aunque lo permiten, sino que potencian el pensamiento asociativo al favorecer la utilización de ambos hemisferios cerebrales. Al añadir formas y color a tus mapas mentales estarás fomentando la activación de tu hemisferio cerebral derecho, que es precisamente el que está asociado con la intuición, la imaginación y la creatividad.

Es muy difícil que puedas ser realmente productivo si no planificas bien tus proyectos. Por eso, a partir de ahora, intenta “desaprender” lo que has aprendido sobre planificación de proyectos y comienza a practicar con estos nuevos métodos y herramientas.

Verás como planificar te resulta algo mucho más fácil y espontáneo y consigues mejores resultados en menos tiempo.

Publicado en Óptima Infinito. Post original aquí.

De la misma serie:

GTD: Los 5 Pasos de la Planificación Natural

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Qué Ganas cuando Actualizas tu Cartografía Mental

GTD: Los 5 Pasos de la Planificación Natural

Por José Miguel Bolívar

Afirma David Allen que nuestro cerebro es el planificador más creativo y brillante del mundo y que, de hecho, las personas somos máquinas de planificar, ya que todo lo que hacemos es fruto de un proceso de planificación.

Aunque parezca aleatorio, para hacer prácticamente cualquier tarea, la mente sigue cinco pasos:

Definir propósitos y principios
Visualizar los resultados
Generar tormenta de ideas
Organizar
Identificar próximas acciones

Voy a utilizar como ejemplo de este modelo la planificación de las vacaciones.

En un determinado momento hay “algo” que te sugiere la idea de planificar tus vacaciones: un folleto que lees, una web que visitas, una conversación con los amigos… Por la razón que sea, decides que quieres irte de vacaciones y conviertes tu intención de hacerlo en tu propósito, momento en el que comienzas el proceso de planificación natural.

Tus principios son los que marcan los límites de tu plan. ¿Cuál es tu idea de vacaciones? ¿Descansar, conocer otras culturas, disfrutar de la naturaleza, de tu familia? Puede que seas consciente o no de esos principios cuando tomas decisiones, pero tanto si lo eres como si no, piensas de acuerdo con ellos y descartarás las opciones que no caigan dentro de esos límites.

Lo siguiente que haces es visualizar los resultados: te ves en la tumbona disfrutando de la brisa marina o tomando fotos espectaculares en un parque natural. Seguramente también imagines las personas que te acompañan y como evolucionan los acontecimientos.

Acto seguido empezarás la tormenta de ideas: ¿dónde ir? ¿con quién? ¿cuándo? ¿cuánto gastar? La tormenta de ideas te permite rellenar el espacio vacío entre donde estás y donde quieres estar.

Tu propósito es el porqué de irte de vacaciones; la visualización de los resultados es en qué consistirán; la tormenta de ideas te ofrece las alternativas sobre cómo hacerlo.

Una vez terminada la tormenta de ideas tienes que empezar a organizarlas, identificando y clasificando los componentes, prioridades y secuencias de acontecimientos, también llamados subproyectos en la metodología GTD.

Ejemplo de componentes serían el lugar de destino elegido, las personas, el transporte. Una prioridad podría ser averiguar si tus amigos estarían interesados en acompañarte o si tu jefe te va a dejar irte de vacaciones en las fechas que has elegido. Por último, ejemplos de secuencias de acontecimientos serían: “hacer los preparativos para el transporte” o “reservar los hoteles”.

Cuando descompones las secuencias en todos los pasos que las componen estás aplicando el enfoque vertical que veíamos la semana pasada. Si por ejemplo hablamos de “reservar los hoteles”, en realidad esto sería un proyecto que requeriría las siguientes acciones: “buscar hoteles que entren en el presupuesto”, “ver si tienen plazas libres”, “llamar por teléfono para reservar” y “enviar señal por transferencia bancaria”.

Llegado a este punto, si realmente estás comprometido con tu proyecto para irte de vacaciones, te centrarías en la próxima acción, por ejemplo “comprar los billetes de avión”.

Estos cinco pasos se dan en todo lo que haces durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Y lo mejor de todo es que lo haces de forma natural, sin pensar demasiado en ello.

Publicado en Óptima Infinito. Post original aquí.

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Maximizando tu capacidad de focalización

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Maximizando tu capacidad de focalización

Por David Torné

Ser capaz de focalizar es una habilidad más compleja de lo que parece a priori. Intervienen muchos factores, y nuestra incapacidad para dominarla a menudo deja en evidencia muchas de las carencias de nuestra forma de gestionar-nos y de trabajar. El siguiente post repasa algunos de los aspectos a tener en cuenta para acondicionar la mente y la forma de hacer para facilitarnos la concentración en el trabajo que tengamos entre manos. Más allá de decidir lo que debes hacer, debes prepararte para estar en las mejores condiciones para hacerlo.

Imagen vía ihtatho bajo licencia Creative Commons

Si no has experimentado nunca el concepto la mente como el agua, introducido por David Allen en organízate con eficacia, puede resultar algo lejano. Es mucho más fácil de lo que parece, y es el primer paso para conseguir el control de tu actividad, y aumentar tu capacidad de focalización.

El primer paso reside en el ámbito funcional, saber lo que tienes que hacer cuando se presenta una interrupción o un imprevisto, contar con una metodología que te provea de unas pautas para administrar tus acciones y compromisos. Ya sea GTD, Autofocus o un método propio, tienes que ser capaz de externalizar esa preocupación o input a tu sistema de flujo de trabajo. Así desaparecerá de tu subconsciente y tu mente queda al 100% libre para hacer lo que realmente importe, lo que habías previsto hacer en ese momento.

Focalizar usando la perspectiva

Una vez domines lo diario buscarás un nivel de focalización más elevado, y para ello debes conocer tu actividad. No todos los días y momentos son iguales. La predisposición no es la misma, energía, ganas, tiempo del que dispones. Poder hacer una previsión de cómo estará un día e instante determinado te da la oportunidad de reservarte para un tipo concreto de acciones o proyectos. Si sabes que estarás cansado y necesitas relajarte puedes revisar tus lecturas, correos o redes sociales. Si por el contrario sabes que cuentas con energía suficiente puedes asumir asuntos que requieren mayor tiempo y concentración…

La metodología GTD nos permite asignar el nivel de energía a una tarea para utilizarla como criterio de elección o de filtrado dentro de la lista, gente como Jeroen Sangers ha evolucionado a un concepto mixto entre tiempo-energía. Yo utilizo un recurso complementario a los dos, preprogramado la tarea para un día o momento concreto:

“Trabajo para una empresa no por cuenta propia, después de mi jornada laboral no me queda mucha energía y tiempo para dedicarme a mis propios asuntos. Llego al fin de semana con muchas ganas de llevar a cabo planes para avanzar mis proyectos pero al final siempre acababa con una sensación de saturación que me hacía dejar de lado parte de lo que quería/tenía que hacer (a veces cosas importantes) a cambio de relajarme.”

El problema radica en escoger tareas poco adecuadas de una extensa lista de próximas acciones. Si el horizonte que configura es demasiado extenso aumentará el riesgo de dispersarnos o decantarnos por una acción más atractiva, que no más conveniente. La solución pasa por reducir la elección siguiendo criterios de prioridad.

Reducir la lista de siguientes acciones a las que tocan. Ya sea reduciéndola a las 4 o 5 que tienes que hacer durante el día, o crear una lista secundaria con las mismas acciones. La diferencia es que si trabajas con tu lista de siguientes acciones al final deberás realizar un mantenimiento para procurar que tu sistema de flujo de trabajo continúe reflejando la realidad. Puede ser tedioso repasar cada día las diferentes listas para restaurar las siguientes acciones del día siguiente.

Las aplicaciones GTD incorporan funcionalidades para filtrar las acciones con tags o etiquetas, por lo que resulta sencillo de implementar algo similar.

Continuando con el ejemplo anterior crearé listas B para los días en los que puedo dedicarle más tiempo (fines de semana) el resto los dejo abiertos. Más allá del tema funcional me predispone a realizar y finalizar un número mayor de asuntos propios estos días, evitando autopresionarme o sentirme culpable si durante la semana no soy capaz de avanzar tanto como esperaba. Conocer la capacidad de trabajo de la que disponemos y administrarla nos evitará fugas de atención en forma preocupaciones o pensamientos en otras cuestiones declaradas inmediatas, aún pendientes.

La parte emocional

Hemos comentado la importancia de mantener nuestra mente libre de preocupaciones, ya sean tareas inacabadas, o problemas que nos destemplan. Como las interrupciones y los imprevistos pueden descentrarnos en el ámbito funcional, los trastornos a nivel emocional pueden representar una auténtica carga de profundidad a nuestra capacidad de concentrarnos.

“Una llamada al final de la mañana, descuelgas el teléfono y al otro lado hay un cliente que te pide una explicación por … el acabado de una entrega, cambiar condiciones en la relación, un desacuerdo en el importe de una factura … es igual, la cuestión es que se pasa de tensión en la discusión… “

¿Cómo sacarte ese lastre de encima? Según el carácter de la persona el golpe puede ser mayor o menor. Si es un trastorno menor puede combatirlo con el sistema de pausa y desconexión. Un café o una tarea que requiera un cierto nivel de concentración te puede ayudar a olvidar. Si hablamos de un descarrilamiento – no te puedes concentrar y tu mente vuelve al problema anterior – busca parar y volver a empezar, si puedes escaparte de tu puesto de trabajo: Un paseo o hacer un algo al aire libre puede ser un gesto que te permita centrarte.

Si no puedes permitir el lujo de abandonar el lugar donde trabajas intenta hacer una parada de pensamiento. Concédete 5 minutos para vaciar la mente y seguir trabajando, reengancha con una tarea pequeña y cuando la hayas hecho, inténtalo con lo que hacías antes. Si te cuesta prueba de estructurar la tarea de otro modo, dividiendo el trabajo de forma diferente, te ayudará a cambiar la perspectiva.

El secreto reside en no llevarse los problemas a casa, o arrastrarlos durante la jornada. Por eso son tan importantes las interacciones sociales con los compañeros a la hora de comer o en las pausas, o dedicar tiempo de calidad a la familia o a ti mismo. Son vías de erosión de las preocupaciones diarias.

Si esperabas un post con medidas más prácticas no te preocupes, lo tengo en mente o mejor dicho en mi sistema de listas. Más allá del conocimiento práctico que extraigas de este texto es necesario darse cuenta de la profundidad que se esconde bajo la idea de concentrarnos para trabajar. Se trata de crear un estado óptimo para afrontar nuestra actividad, algo que se trabaja día a día. ¿Te has parado a reflexionar sobre el tema? ¿Eres capaz de hacer que la metodología de trabajo, el conocimiento de tu rutina y tu estado mental trabajen sumen a la hora de hacer? ¿Que utilizas para dejar atrás las dificultad más extraordinarias (más allá de interrupciones e imprevistos)?

Enfoca y comenta;-P

Publicado en David Torné Productividad y Desarrollo. Post original aquí.

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