por Martín Ayala
Un gran problema de muchas personas es la falta de tiempo. Con las exigencias laborales y personales de hoy en día a muchas personas les resulta difícil tener tiempo libre para realizar las actividades que desean.
Por ese motivo resulta fundamental aprender a ser más productivo, es decir hacer más en menos tiempo.
Hoy quiero darte algunas sugerencias para que puedas aumentar la productividad en tu trabajo. Las mismas aplican a la mayoría de los puestos de trabajo de oficina, aunque según de qué puesto se trate puede ser necesario que te vuelvas creativo para hacerle los ajustes necesarios.
También es importante tener en cuenta que estos cambios pueden requerir que salgas de tu zona cómoda. Es probable que te hayas acostumbrado a trabajar de determinada manera. Vas a tener que darte tiempo para aplicar estos cambios poco a poco hasta que puedas incorporarlos como hábitos. Te aconsejo que no los rechaces si te resultan difíciles de aplicar. Con perseverancia y voluntad vas a poder aplicarlos gradualmente.
Las sugerencias son las siguientes:
1. Tener claro a qué vas a dedicar el tiempo extra
El primer paso es motivarte a ser más productivo y para eso es necesario tener un propósito. ¿Cuál es el verdadero motivo que te hace buscar ser más productivo? ¿Qué harías si tuvieras más tiempo? ¿Cuanto tiempo extra necesitas exactamente?
Como ya hemos visto reiteradas veces, los objetivos que fijamos deben ser específicos. Debemos saber exactamente cuando los hemos logrado. Además, dichas metas deben motivarnos. Si no estamos motivados no vamos a hacer mucho para lograrlos. Establecer un propósito para ser más productivo te va a ayudar a lograrlo más fácilmente.
Tener dicho propósito en mente te va a mantener enfocado en ser productivo y en evitar las distracciones y la inacción producida por la desmotivación y la pereza.
Algunos propósitos posibles podrían ser: “quiero tener tiempo para comenzar mi propio emprendimiento”, “quiero pasar más tiempo con mi familia”, “quiero tener tiempo para volver a la universidad y hacer un posgrado”, “quiero ser más productivo en mi trabajo para poder irme en hora en vez de quedarme hasta tarde”, “quiero dar un esfuerzo adicional para aplicar a un ascenso”, “quiero tener más tiempo para hacer ejercicio”, etc.
Una vez que definas qué harás con el tiempo extra estás en condiciones de pasar a la siguiente sugerencia.
2. Trabajar en intervalos de alta concentración
Según Eben Pagan, gurú en el mundo de los negocios y autor del programa de productividad llamado “Wake up productive” (despiertate productivo), para ser más productivo debemos trabajar en intervalos de alta concentración.
Según este autor, nuestro cerebro es más productivo si alternamos períodos de alta concentración con períodos breves de descanso. Este método aprovecha los ciclos de renovación de energía del cerebro y el cuerpo.
Lo que Eben sugiere es dividir nuestras horas de trabajo en bloques de dos horas y media de duración. Estos bloques a su vez se dividen en otros sub bloques como se indica a continuación:
- 50 minutos de trabajo de alta concentración en una tarea
- 10 minutos de breve descanso
- 50 minutos de trabajo de alta concentración en una tarea
- 10 minutos de breve descanso
- 30 minutos de descanso
Esta modalidad de trabajo permite que nos enfoquemos en una tarea determinada por 50 minutos. Luego de eso tomamos un breve descanso que nos permite descansar la mente, para luego repetir el proceso.
Antes de comenzar cada período de trabajo de 50 minutos es útil establecer un objetivo a lograr en ese tiempo. Por ejemplo, nuestro objetivo podría ser escribir una propuesta a un cliente, o preparar la presentación para el equipo de ventas. Si el tiempo de la tarea es mayor a 50 minutos podemos continuarlo en el bloque siguiente. Si terminamos la tarea en menos de 50 minutos podemos establecer otro objetivo. Una vez mas, tener un objetivo nos permite estar más enfocados en lograrlo.
Es importante trabajar en estos 50 minutos con el foco absoluto en el objetivo que nos hayamos planteado previamente sin interrupciones. Para esto va a ayudarte nuestra próxima sugerencia.
Además, en los momentos de descanso es importante hacer una pausa. No resulta productivo si nos quedamos realizando la misma tarea. Incluso en momentos de urgencia, por más que parezca que tomar una pausa puede hacernos perder tiempo, vamos a compensarlo dado que nuestro cerebro va a estar más descansado.
Durante los descansos de 30 minutos te sugiero levantarte de tu silla y hacer algo que te haga olvidar del trabajo.
3. Disminuir las interrupciones
Según Tim Ferris, autor del libro La semana laborar de 4 horas, las interrupciones disminuyen la productividad. Muchas empresas valoran el hacer varias tareas al mismo tiempo (multitasking). Sin embargo, según este autor, el multitasking es un mito dado que nos vuelve más improductivos dado que el hacer varias tareas a la vez implica tener más interrupciones.
Cuando nuestro cerebro está concentrado, enfocado en una tarea, podemos ser mucho más productivos. Sin embargo, si nos interrumpen en un momento de alta concentración podemos perder mucho tiempo. No solo perdemos el tiempo en que nos distraemos con otra tarea, sino el tiempo que nos lleva volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo originalmente. Esto puede tomar hasta media hora.
Para esto resulta fundamental evitar las interrupciones lo más posible.
¿Cómo podemos evitar las interrupciones cuando cada día parece haber más cosas urgentes que no pueden esperar?
Como primer paso recomiendo registrar durante una semana las interrupciones que tenemos. Podemos usar un cuaderno y tomar nota de qué tipo de interrupciones tenemos y cuanto tiempo duran. Esto nos ayuda a cuantificar dichas interrupciones y saber qué tanto tiempo nos están quitando.
Una vez que somos conscientes de esto podemos buscar una manera de minimizar estas interrupciones. Por ejemplo, si trabajo con proveedores y me interrumpen con llamadas puedo planear una ventana de tiempo más reducida en la cual voy a recibir llamadas de proveedores. En vez de recibir llamadas todo el día puedo hacerlo de 2 a 5 de la tarde. Esto me permite enfocarme en esto durante menos tiempo y asegurarme que en el resto del día voy a tener menos interrupciones. En este caso es recomendable comunicar el cambio claramente a los proveedores y con la anticipación necesaria.
Otra opción sería pedir a los proveedores que se comuniquen por correo electrónico o a través de un formulario de reclamos y comunicarles que vas a estar respondiendo a dichos reclamos en un horario pre establecido. Esta opción es aún más productiva dado que elimina totalmente las interrupciones. Los reclamos van a llegar por email o por un formulario y los vas a poder resolver todos juntos.
Las interrupciones pueden surgir también de tu propia mente, cuando te acuerdes de algo urgente que tendrías que haber hecho y no hiciste. Cuando esto pasa es muy tentador querer dejar de lado la tarea actual y pasar a la otra más urgente.
Si bien eso puede ser lo más obvio, te sugiero no interrumpir tu tarea a menos que sea una verdadera urgencia. En vez de interrumpir tu tarea podés tomar nota de la misma y ponerla en la lista de pendientes.
Aquí es donde más tenés que salir de tu zona cómoda. Si trabajás con otras personas, cada una de ellas va a manifestar que su pedido es urgente. Sin embargo, muchas veces esto no es así. Es importante que puedas ver la urgencia de la tareas de manera objetiva, y te permitas trabajarlas de manera acorde.
4. Agrupar las tareas en lotes
Esta sugerencia se relaciona con las economías de escala. En microeconomía, las economías de escala refieren al hecho de que los costos medios de una unidad de producción disminuyen a medida que el volumen de producción aumenta.
Este principio aplica a muchas tareas cotidianas. Se basa en que al realizar una tarea de manera repetitiva los tiempos de preparación de la tarea disminuyen, además de que la velocidad en la que realizamos la tarea misma aumenta también.
Por ejemplo, supongamos que tenés que pagar diez facturas a través del portal de tu banco que te permite hacer pagos online. Seguramente sería mucho más rápido juntar todas las facturas y pagarlas todas que pagar una factura por día.
¿Por que ocurre esto?
Pagar una factura requiere cierto tiempo de preparación. En este caso la preparación podría ser ingresar a la página web del banco. Si pagamos todas las facturas juntas esto lo haríamos una sola vez. Además, una vez que pagamos una factura, la siguiente podemos pagarla de manera más rápida ya que cuando más pagos realizamos más ágiles nos volvemos en usar dicha herramienta de pago.
Con esto en mente podrías pensar en todas las tareas cotidianas que podrías agrupar en lotes, y así ahorrar tiempo.
Algunos ejemplos podrían ser: hacer o recibir llamadas, enviar o recibir emails, atender pedidos en persona, instalar programas, imprimir documentos, etc.
Dicho esto, te recomiendo hacer una lista de todas las tareas que podrías agrupar en lote y luego pensar en un intervalo de tiempo para realizar cada una de estas tareas.
Es importante que comuniques este cambio de rutina a otras personas con quien trabajes.
Por ejemplo, si sos de esas personas que leen el correo electrónico continuamente es posible que al principio te cueste hacerlo de manera menos frecuente. Quizás pienses que puede llegarte un problema urgente y que por eso debés estar pendiente del correo electrónico. Si bien esto es posible, la verdad es que no ocurre tanto como creemos.
La mejor manera de implementar esto es de manera gradual. Podrías por ejemplo leer el correo electrónico cada una hora y evaluar los resultados. Una vez que te sientas cómodo con esta frecuencia, podés hacerlo cada dos horas y así sucesivamente. Si trabajás en un puesto muy crítico podrías dejar el teléfono como alternativa en caso de que ocurra una emergencia.
5. Comenzar el día con una tarea de alta complejidad
La mayoría de las personas comienza el día con tareas de baja complejidad. Es común que las personas lleguen a su trabajo, tomen un café, conversen un poco con sus compañeros, luego lean el correo electrónico, respondan algunos de ellos, y recién después de todo esto comiencen con una tarea más compleja.
El problema de esto es que en general la mañana es nuestro momento de más alta productividad (en la mayoría de los casos aunque no en todos), porque estamos descansados.
Tim Ferris sugiere comenzar el día con la tarea de más alta complejidad. Con esto estamos usando mas energía mental al comienzo del día, y esto nos deja las tareas más fáciles para cuando comenzamos a estar más cansados.
Leer el email es una tarea que no requiere mucha energía. Por lo tanto puede postergarse para más adelante.
Si te resulta muy difícil no leer el correo al comenzar el día, te aconsejo que lo hagas rápidamente buscando mensajes urgentes cuya atención no pueda ser postergada. Una vez atendidos los pedidos urgentes te sugiero dejar los mensajes no urgentes para más tarde, en un momento que tu mente esté más cansada y debas realizar una tarea sencilla.
6. Delegar, eliminar y decir no
Muchas veces caemos en el hábito de trabajar por trabajar. Tenemos tareas que realizamos regularmente pero que ya están obsoletas o son de baja prioridad. Estas tareas deben eliminarse.
Te aconsejo que cada tanto hagas un análisis de todas las tareas en las cuales estás trabajando, y elimines aquellas que no son de alta prioridad o que puedan dejarse de lado.
También ocurre que a veces queremos hacer todo el trabajo nosotros cuando hay muchas tareas que pueden delegarse a otras personas del equipo. Delegar nos ahorra mucho tiempo y puede motivar a otra persona que desea hacer dicha tarea y hasta ahora no ha tenido la oportunidad.
Finalmente, no tenemos por qué hacer todo lo que nos piden. Si no tenemos tiempo para hacer algo o no nos corresponde hacerlo simplemente podemos decir no. Saber decir que no es parte de valorarnos a nosotros mismos y a nuestro tiempo.
Como dije anteriormente, implementar estas sugerencias puede no ser fácil, más aún en algunos puestos donde la interrupción es casi permanente. De todas maneras siempre es posible mejorar. Cuanto más lo apliques más productivo vas a ser. Te deseo mucho éxito!
Saludos
Martín
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