Preguntar al Equipo. Los buenos líderes saben hacer preguntas II

Por Isabel Carrasco González

interrogar

John C. Maxwell en el libro “Good leaders ask great questions” que estamos comentando, propone que, una vez nos hemos planteado una serie de preguntas a nosotros mismos, tenemos que:

II.-  ANALIZAR LAS PREGUNTAS QUE HACEMOS A NUESTRO EQUIPO.

Desgraciadamente muchos líderes no piensan que una de sus funciones es hacer preguntas y escuchar. Los buenos líderes escuchan, aprenden y luego lideran.

Si queremos ser mejores líderes debemos aprender a escuchar mejor y la forma en la que escuchamos importa. En el libro “Co-active coaching” sus autores aseguran que existen tres niveles de escucha:

1.- Escucha interna.  El nivel inferior de escucha se centra exclusivamente en nosotros. Podemos estar oyendo la información que otros nos transmiten pero prestamos atención sólo a lo que nos puede afectar. En este nivel sólo existe una pregunta:”¿Qué significa esto para mí?”. Es muy limitado y puede ser el adecuado si estamos preguntando por una dirección o  un menú pero no es muy útil para liderar porque como líderes no podemos estar centrados sólo en nosotros y en nuestras necesidades.

2.- Escucha centrada. En este caso nos centramos en la persona que habla y en su mensaje verbal y no verbal. Según los autores es el nivel de la empatía y la colaboración. Maxwell considera que es la escucha con inteligencia emocional. Las personas que lo utilizan son grandes conversadores y buenos amigos, los demás  se sienten atraídas por ellas y les respetan.

3.- Escucha global. Es el nivel más elevado de escucha. En él se tienen en consideración no sólo la acción e interacción entre las personas involucradas, sino también el entorno. Los líderes eficaces lo practican y así tienen la capacidad de entender a las personas, al auditorio,  la situación e instintivamente saber cómo van a reaccionar y lo que va a ocurrir.

En la entrada anterior vimos como el autor destacaba la importancia de hacer preguntas pero éstas no tienen ningún valor si no somos capaces de escuchar las respuestas que recibimos. Entre los beneficios de hacerlo tenemos:

a).- Escuchar demuestra que valoramos a los demás.

b).- Escuchar es una forma de ganar influencia. Cuando un líder escucha a los miembros de su equipo gana en credibilidad y por tanto en influencia. Por el contrario si éstos creen que su líder no les escucha buscarán otras personas que lo hagan.

c).- Escuchar conduce al aprendizaje. No sólo al escuchar aprendemos, sino que al hacerlo podemos ayudar a que otros lo hagan, ya que las personas en ocasiones necesitan hablar sobre un problema para definirlo y encontrar soluciones.

Maxwell destaca entre las medidas que él ha tomado para convertirse en mejor oyente el hacerse estas preguntas:

1.- ¿Mantengo una política de oídos abiertos? Nido Qubein mantiene que “la mayoría de las personas tienden a sufrir de “ansiedad por la agenda”, que es el sentimiento de que lo que queremos decir a los demás es más importante que lo que pensamos que éstos nos van a decir a nosotros”. Es frecuente que el líder piense que sabe a dónde va, que sabe cómo llegar y que tiene un plan sobre cómo los miembros de su equipo pueden ayudarle. Para evitarlo deben escuchar primero y liderar después.

2.- ¿Interrumpo? Interrumpir es un gesto de mala educación. Las personas con ideas muy arraigadas o una visión muy clara tienen la tendencia de interrumpir y descartar lo que los otros tratan de decir. El problema es que la interrupción denota que pensamos que lo que nosotros tenemos que decir es más importante que lo que los demás dicen.

3.- ¿Quiero escuchar lo que tengo que escuchar? Escuchar cosas positivas es sencillo, a todos nos gustan las buenas noticias y los halagos. El problema surge cuando tenemos que hacer frente a opiniones negativas. El periodista Sydney J. Harris señalaba  que: “Es imposible aprender algo importante sobre alguien hasta que no conseguimos que no esté de acuerdo con nosotros. Cuando existe controversia es cuando la verdadera personalidad aflora. Esta es la razón por la que los jefes autocráticos ignoran cómo son realmente sus subordinados”.

Los líderes eficaces animan a sus colaboradores a que les digan lo que necesitan oír, aunque no sea lo que desean escuchar. Es la única manera de que conozcan lo que ocurre en realidad.

Escuchar es importante para los líderes, pero si no hacen las preguntas correctas pierden mucha información. Los buenos líderes hacen preguntas que inspiran a los demás a soñar más, a pensar más, a aprender más, a hacer más y a desarrollarse. El autor recomienda a los líderes hacer  las siguientes preguntas a los miembros de su equipo:

1.- ¿QUÉ PIENSAS? Es la pregunta que se debe hacer con más frecuencia. Sirve para:

a).- Obtener información.

b).- Confirmar mi intuición. Frecuentemente tenemos una fuerte sensación de que algo es verdad, pero no podemos explicar el por qué. Procede de la intuición. Todos somos intuitivos en las áreas relacionadas con nuestras fortalezas. Cuando se nos presenta esta situación de pensar que sabemos algo pero no sabemos decir la razón, para validar nuestra creencia podemos preguntar a alguien en quien confiemos para verificar que lo que estamos sintiendo es correcto.

c).- Comprobar los  juicios o capacidades de los demás. El autor expone, por ejemplo,  que cuando un nuevo miembro se une a su equipo suele preguntarle lo que piensa, lo que ha observado y lo que opina de lo que ha pasado  si han estado  en una reunión. Le sirve para conocer si el nuevo profesional ha captado bien la situación o si están planteando una nueva estrategia le pregunta cómo piensa que deben proceder. Según maxwell esta es la forma más rápida de captar las habilidades de reflexión y de observación de los demás.

d).- Mostrar a los demás como pienso. Al preguntar a los demás lo que piensan sobre una idea o tema es la ocasión ideal para decir por qué se hace la pregunta y estamos transmitiendo así nuestras ideas.

e).- Procesar una decisión. En ocasiones las personas necesitan tanto conocer distintas perspectivas para poder descubrir cuál puede ser la mejor como  tiempo para tomar una decisión. Por medio de las preguntas podemos ver cosas que los demás saben basadas en su experiencia y compartir la sabiduría del grupo.

2.- ¿CÓMO TE PUEDO SERVIR? El liderazgo es servicio y es la responsabilidad del líder el garantizar que las personas de su equipo tengan a su disposición lo que necesitan para triunfar y para alcanzar sus metas. Esta pregunta nos va a permitir, también, evitar que caigamos en la tentación de pensar que somos mejores o estamos en un nivel superior que el resto de miembros del equipo.

Tiene otro efecto beneficioso que es el de actuar como un modelo de conducta para los profesionales que se van a sentir más predispuestos a imitar este comportamiento tanto con sus compañeros como con sus clientes.

Maxwell sugiere que debemos preguntar a nivel individual a cada miembro del equipo qué es lo que podemos hacer para facilitarle su trabajo, para que tenga posibilidades de triunfar en el mismo y para mejorar el equipo y escuchar atentamente, sin interrupciones, lo que nos quieran  decir, para posteriormente diseñar formas en las que podamos servirles para lograr sus objetivos.

3.- ¿QUÉ NECESITO SABER PARA COMUNICAR? Al hacer esta pregunta no estamos intentando conocer qué contenido tengo que transmitir, lo que pretendemos es saber quiénes van a ser las personas que formen mi audiencia, cuál es la situación en la que se encuentran, qué ha pasado antes de mi intervención y cómo puedo conectar con ellas para poder ayudarlas.

4.- ¿HEMOS CONSEGUIDO EXCEDER LAS EXPECTATIVAS? Una de las cosas más importantes que podemos hacer como líderes es el asegurarnos que nosotros y nuestra organización está ofreciendo lo que promete. Es conveniente marcar metas elevadas que superen las expectativas normales. No es suficiente con realizar un trabajo. Éste debe ser excelente.

5.- ¿QUÉ HEMOS APRENDIDO? Con esta pregunta forzamos a nuestro equipo a que evalúe su experiencia,  reflexione, saque conclusiones y por lo tanto aprenda.

6.- ¿HEMOS AÑADIDO VALOR? La meta diaria de un líder y de un equipo debe ser añadir valor a los demás.

7.- ¿CÓMO PODEMOS MAXIMIZAR ESTA EXPERIENCIA? Por medio de esta pregunta podemos buscar los medios para sacar el mayor partido de cada experiencia y oportunidad.

8.- ¿QUÉ NECESITO SABER? Es una pregunta que la debemos dirigir a las personas o miembros del equipo que consideremos clave en una situación determinada. Invita al receptor a dar una visión de la misma, a facilitar información vital y a priorizar lo que esa persona considera que es lo fundamental. Se debe preguntar a varias personas, por ejemplo, antes de una reunión importante. Las preguntas correctas planteadas a las personas adecuadas ayudan no sólo al líder sino a sus colaboradores, ya que les obligan a reflexionar sobre cuestiones trascendentes para la organización.

9.- ¿CÓMO PODEMOS OBTENER LO MEJOR DE ESTA OPORTUNIDAD? La puerta a una oportunidad con frecuencia proviene de otra. Si intentamos sacar el mayor provecho de una oportunidad, ésta,  con frecuencia, nos va a conducir a otras. Las personas que esperan a la gran oportunidad se pueden encontrar que ésta no llega. La mejor manera de encontrar las mejores oportunidades consiste en aprovechar las que tenemos a mano.

10.- ¿CÓMO VAN LOS INDICADORES? El líder tiene que conocer cómo van las cifras del negocio y la actividad que se está realizando. El seguimiento del cuadro de mando es fundamental.

11.- ¿QUÉ ME ESTOY PERDIENDO? El líder no puede estar siempre al tanto de todo lo que ocurre en su equipo, por lo que es importante hacer esta pregunta para que sus profesionales tengan la oportunidad de facilitar información sobre los hechos que han podido pasar desapercibidos pero son relevantes  para ellos y sobre las áreas en que son expertos, lo que permite el aprendizaje, tanto del líder como del resto de miembros del equipo.

John C. Maxwell hace las siguientes RECOMENDACIONES  PARA CREAR UN ENTORNO QUE APRECIE  LAS PREGUNTAS:

a).- Valorar a cada miembro del equipo. Cuando los líderes hacen preguntas y escuchan realmente, muestran que valoran a los demás.

b).- Valorar las preguntas más que las respuestas. Las preguntas conducen a la reflexión y al debate. El proceso es, en ocasiones, más valioso que el resultado.

c).- Valorar el potencial del equipo y su contribución más que su jerarquía dentro del mismo.

d).- Valorar las mejoras que aportan  las buenas ideas. Las grandes ideas son el resultado, normalmente, de la unión de varias buenas ideas. Todos los miembros del equipo deben ser conscientes de que la idea que se va a adoptar es la mejor y que todos pueden contribuir.

Como conclusión a este apartado el autor propone que si lideramos un equipo, debemos empezar a hacer preguntas y a escuchar realmente, valorando las aportaciones de sus miembros por encima de las nuestras y sin olvidar que cuando triunfa la mejor idea  todo el equipo triunfa.

Este trabajo continúa aquí…

Licencia de contenido del blog de “Hablemos de liderazgo”

Publicado en Hablemos de Liderazgo. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

Los buenos líderes saben hacer preguntas (I)

Las emociones y el arte de la negociación

Seguir leyendo:

13 Estilos de Liderazgo en Dirección de Equipos

Liderazgo, participación, trabajo en equipo y planificación

El líder y su misión

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El autocontrol en la inteligencia emocional

Por Alexis Codina.

emocional“Sabio es, quien sabe controlarse. Conoce tus debilidades, para aprender a dominarlas”
Sócrates.

“Quien se controla a sí mismo, no tendrá dificultad alguna para gobernar con eficacia. Al que no sabe gobernarse a sí mismo, le resultará imposible ordenar la conducta de los demás”
Confucio.

Después del “autoconocimiento, la segunda aptitud (destreza, habilidad) de la Inteligencia Emocional (IE) es el “autocontrol”, “autodominio”, “autorregulación”, como también les llaman Goleman y otros especialistas. Esto no significa negar o reprimir los sentimientos, o emociones. Controlar las emociones no quiere decir suprimirlas. Las emociones nos dan muchas pistas acerca de por qué hacemos lo que hacemos. Su supresión nos priva de esta información. Por otra parte, tratar de suprimirlas no hace que desaparezcan; las deja libres para que salten en cualquier momento.

El control de las emociones es algo muy distinto de su supresión. Significa comprenderlas y, luego, utilizar esta comprensión para transformar las situaciones en nuestro beneficio. Para Goleman, las dos habilidades primarias de la “autorregulación” (manejar impulsos y vérselas con las inquietudes) están en el corazón de cinco aptitudes emocionales que son:

1- Autodominio. Manejar efectivamente las emociones y los impulsos perjudiciales.

2- Confiabilidad. Exhibir honradez e integridad.

3- Escrupulosidad. Responsabilidad en el cumplimiento de las obligaciones.

4- Adaptabilidad. Flexibilidad para manejar cambios y desafíos.

5- Innovación. Estar abierto a ideas y enfoques novedosos y a nueva información.

Plantea que las personas que demuestran “autodominio”:

– Manejan bien los sentimientos impulsivos y las emociones perturbadoras.

– Se mantienen compuestas, positivas e imperturbables, aún en momentos difíciles.

– Piensan con claridad y no pierden la concentración cuando son sometidas a presión.

Una paradoja de la vida laboral es que la misma situación puede ser una amenaza devastadora para una persona, mientras que para otra puede ser un desafío vigorizante. Con los debidos recursos emocionales, lo que parece amenazador se puede tomar como un desafío y enfrentar con energía, hasta con entusiasmo. Existe una crucial diferencia de función cerebral entre “estrés bueno” (los desafíos que nos movilizan y motivan) y el “estrés malo”, las amenazas que nos abruman, nos paralizan o desmoralizan, destaca Goleman.

Las personas que muestran “confiabilidad”:

-Actúan éticamente y están por encima de todo reproche.

– Inspiran confianza por ser auténticas.

– Admiten sus propios errores y enfrentan a otros con sus actos faltos de ética.

– Defienden las posturas que responden a sus principios, aunque no sean aceptadas.

Los que muestran “escrupulosidad”:

– Cumplen con los compromisos y promesas.

– Se hacen responsables de satisfacer los objetivos.

– Son organizados y cuidadosos en el trabajo.

Goleman aclara que, la escrupulosidad sin empatía ni habilidades sociales, puede conducir a problemas. Puesto que los responsables exigen tanto de sí mismos, pueden medir a otras personas según sus propias normas y, por ende, mostrarse demasiado críticos con quienes no presentan el mismo nivel de conducta ejemplar.

Los que muestran “adaptabilidad”:

– Manejan con desenvoltura exigencias múltiples, prioridades cambiantes.

– Adaptan sus reacciones y tácticas a las circunstancias cambiantes.

– Son flexibles en su visión de los hechos.

En cuanto a la “innovación”:

– Buscan ideas nuevas de muchas fuentes distintas.

– Hallan soluciones originales para los problemas.

– Generan ideas nuevas.

– Adoptan perspectivas novedosas y aceptan riesgos.

Analizando el impacto de estos comportamientos en determinadas empresas, concluye que, para que una organización se reinvente a sí misma, es preciso que ponga en tela de juicio sus supuestos, visiones, estrategias e identidades básicas. Pero, la gente se apega emocionalmente a todos los elementos de su vida laboral, lo cual dificulta los cambios. Analiza el caso de un profesional muy bien preparado, pero que, al cambiar su entorno, con la introducción de otras técnicas, no supo adaptarse a los cambios y fue despedido.

Componentes de nuestro sistema emocional. Cómo manejarlos

Wesinger, antes de proponer “herramientas de control emocional en el trabajo”, retoma ideas que planteó en la habilidad de “autoconocimiento” recordando que, los componentes de nuestro sistema emocional, son:

a- Nuestros pensamientos o valoraciones.

b- Nuestros cambios fisiológicos o respuestas emocionales.

c- Nuestros comportamientos o las acciones a las que tendemos.

Es importante tener siempre en cuenta que son nuestros propios pensamientos, cambios corporales y comportamientos los que desencadenan nuestras respuestas emocionales, y no los actos de otra persona o los acontecimientos exteriores. El poder de controlar nuestra cólera y, de echo, todas las demás emociones, está en nuestras manos, y no en las de nuestro antipático jefe o en las de otra persona, y que el dominio de nuestra ira supone hacernos cargo de los tres componentes de nuestro sistema emocional.

a- Hacernos cargo de nuestros pensamientos.

Una crítica de nuestro jefe en una reunión puede generarnos diferentes pensamientos. Por ejemplo: “Lo mataría”, “Sé que la idea es buena”. “Escuchamos” nuestros pensamientos al establecer diálogos interiores (como se planteó en el “autoconocimiento”). Estas “conversaciones” interiores desempeñan un papel importante en la formación de nuestras experiencias emocionales. “Le mataría”, sólo consigue mantener la ira. “Sé que la idea es buena”, puede conducirnos a decidir que “mañana hablaré con mi jefe sobre esto”, que puede reducirnos el enfado.

A los pensamientos que surgen espontáneamente (“le mataría”) los denominan “pensamientos automáticos” que tienen ciertas características. Son distintos a los “diálogos interiores” que, por lo general, suponen cierta deliberación (dispongo de todos los datos, los puntos son correctos). El control de ambos tipos de pensamientos es un paso muy importante en el dominio de las emociones.

Weisinger recomienda “detectar nuestros pensamientos automáticos” que generalmente tienen las siguientes características:

– Tienden a ser irracionales. (Decimos cosas, aunque jamás la haríamos). Puesto que son espontáneos, no son objeto de censura. Como surgen inesperadamente, no tenemos tiempo de valorar su lógica, su racionalidad. La intensidad del pensamiento es un reflejo de la intensidad de la ira. Tendemos a hacer generalizaciones que no necesariamente son válidas.

– Tendemos a darles crédito. Se producen con tal rapidez que no los cuestionamos.

– A menudo son crípticos. Se expresan como una especie de taquigrafía. (“imbécil”, “mentiroso”).

– Suelen desencadenar otros pensamientos automáticos. (“Es tan egoísta, nunca me escucha. Ojalá lo despidan”).

– Pueden conducir a un razonamiento distorsionado.

El jefe nos cita para decirnos que está decepcionado con la relación poco satisfactoria que tenemos con un cliente. Pensamientos automáticos que podría generarnos: “Estoy metido en un lio”, “Me va a despedir”, “Lo perderé todo”.

En este caso, la emoción que experimentamos es el miedo. Pero, al cabo del rato, nos enteramos que nuestro predecesor también tuvo problemas con ese cliente.

Consejos para evitar pensamientos distorsionados

– No generalizar.

Afirmaciones como: “Siempre me critica”, o “Nunca me escucha”, se producen en situaciones específicas. Al generalizar, asumimos erróneamente que estas percepciones siempre son atinadas. Es más aconsejable decir “a veces”, que “nunca” o “siempre”.

– Evitar las calificaciones negativas.

“Es un imbécil”, “es tan desconsiderado”. Nuevamente se basan en situaciones específicas. Al encasillar a la gente de este modo, nos inducimos a creer que la situación no tiene remedio y que, por consiguiente, no hay nada que hacer al respecto.

– Evitar leerles el pensamiento a los demás.

No siempre acertamos en la interpretación del pensamiento, o sentimientos, de los demás. Lo mas conveniente, antes de adelantar nuestras interpretaciones, es preguntar: “Parece que no estás complacido con mi trabajo ¿en que entiendes que debe mejorarse?.

– No pretender “reglas” sobre cómo deben actuar los demás.

Lo que Plutón llamaba “el factor debería…”. Si establecemos reglas sobre la forma en que debe actuar la gente, nos predispones a sufrir decepciones y frustraciones ya que, por lo general, la gente no se comporta como esperamos. Estos pensamientos distorsionados estorban nuestra capacidad para entender a los demás. Si reconocemos que todas las personas son distintas, que cada cual tiene sus propias reglas, y somos flexibles ante la manera de hacer las cosas de los demás, nos alejamos automáticamente de la palabra “debe”.

– No exagerar el significado de los acontecimientos.

Supongamos que no encontramos una carta que el abogado de la otra parte envió a nuestro jefe. Es posible que nos digamos “Esto es una catástrofe. Perderemos el caso”. Probablemente, nada de esto es verdad. Podemos pedirle que nos la vuelva a enviar, aunque esto nos haga sentir incómodos. Transformar las consecuencias de un hecho en una catástrofe multiplica su intensidad. En lugar de sentirnos razonablemente preocupados, nos ponemos muy ansiosos. Evitemos usar términos como “catástrofe”, o “desastre”.

Weisinger propone que sepamos diferenciar entre:

a- Pensamientos automáticos (espontáneos y negativos, generadores de ira).

Ejemplos: Fulano nunca me escucha”. “No me devuelve los documentos cuando se lo pido”.
Tomar conciencia de la emoción que nos genera, por ejemplo:”Estoy furioso con Fulano”.

b- Diálogos interiores (deliberados y productivos).

No podemos decir que “nunca nos escucha”, es posible que en algunas ocasiones lo haga. Si no devuelve los documentos quizás es porque esta ocupado en otros asuntos.

Transformar la calificación negativa, planteándonos, por ejemplo: “Fulano actúa de forma desconsiderada pero a menudo se porta bien”, “quizás no estoy manejando bien mis relaciones con el”).

Nuestro diálogo interior podría ser: ¿Por qué me irrito con Fulano y no con José que a menudo hace lo mismo?. ¿Tanto me afecta no tener los documentos?. ¿No será que estoy enfadado con Fulano porque le han dado un cubículo mejor?.

Otro tipo de diálogo interior es la afirmación positiva, que nos guía a través de situaciones estresantes. (En el ejercicio que se presenta a continuación hay algunos ejemplos).

Ejercicio para preparar afirmaciones positivas modelo.

1- Supongamos posibles situaciones emocionales que podemos enfrentar los próximos meses: evaluación laboral, presentación de un informe, respuesta a un cliente o jefe enfadado.

2- Consideremos las emociones que cada una de estas situaciones puede provocarnos (temor, ansiedad, vergüenza, enojo).

3- Anotemos afirmaciones positivas que podamos utilizar para ayudarnos a manejar de forma eficaz las emociones en estos casos.

Algunos ejemplos, en una evaluación laboral:

-“He hecho un buen trabajo”.
-“No hay por qué ponerse a la defensiva”.
-“No me satisface el resultado, pero el jefe sabe que la causa del problema no estaba bajo mi control”.
-“En cualquier caso he trabajado duro y obtenido buenos resultados.
-“Prestaré atención a las cosas positivas que dice, y no sólo a las negativas”.

Ejemplos referidos a la presentación:

-“Me he preparado muy bien para esto”.
-“Tengo todas mis notas a mano”.
-“Estoy seguro de que mis ideas están bien fundamentadas”.
-“Hablará lentamente, con claridad y seguridad y mirando a todos”.

Ejemplos, para enfrentar una airada confrontación.

-“Escucharé atentamente lo que tenga que decirme”.
-“No interrumpiré”.
-“Hablaré lenta y serenamente”.
-“Tomaré en cuenta las preocupaciones de la otra persona”.
-“Haré preguntas cuando no entienda algo”.
-“Preguntaré qué podemos hacer para resolver la situación”.

b- Nuestros cambios fisiológicos o respuestas emocionales

El siguiente componente del sistema emocional es la ansiedad, o los cambios fisiológicos, plantea Weisinger. Lo inicia con el tema: Cómo detectar e identificar los cambios de ansiedad. Entre las “señales de cambios psicológicos” están: incrementos del ritmo cardíaco, presión arterial, ritmo de la respiración e intensidad de la sudoración. Pueden estar asociados con diversas emociones; el primer paso no es identificarlas, sino tomar conciencia de que se está produciendo un cambio en nuestro nivel de ansiedad.

Percibir a tiempo los cambios psicológicos nos permite utilizarlos como indicador de que es hora de modificarlos. Si no sintonizamos con los cambios en nuestro nivel de ansiedad, corremos el riesgo de actuar de forma impulsiva. Además, tener consecuencias negativas para nuestro cuerpo, desde la hipertensión hasta el paro cardíaco, señala Weisinger.

¿Por qué tienen lugar estos cambios?. Los seres humanos estamos programados para enfrentarnos a situaciones estresantes, o huir de ellas. Su finalidad es garantizar nuestra supervivencia. Tanto si nos enfrentamos a la situación como si huimos, nuestro corazón se acelera y bombea más sangre al cerebro y a los músculos de forma que tengan más nutrientes y puedan responder mejor.

Estas respuestas son muy útiles para enfrentar o huir de las situaciones, pero no son los tipos de situaciones que enfrentamos cotidianamente. Los incrementos frecuentes del ritmo cardiaco y respiratorio pueden tener consecuencias negativas para nuestro cuerpo. De modo que, mantener la ansiedad dentro de un nivel razonable, es una buena práctica para proteger nuestra salud, además de nuestras relaciones con los demás.

Ejercicio para apercibirse de los cambios en nuestro nivel de ansiedad

1- Durante dos semanas, elijamos cada mañana dos situaciones que solemos enfrentar durante la jornada: una, con poca capacidad para afectarnos; la otra, potencialmente capaz de aumentar sensiblemente nuestra ansiedad. Asegurémonos de que, antes y durante estas situaciones, no consumamos nada que pudiese afectar nuestro sistema cardíaco (café, gaseosa, cigarrillos u otros estimulantes). Debemos seleccionar situaciones que, con gran probabilidad, deriven en distintas respuestas emocionales, con el objetivo de familiarizarnos con los cambios fisiológicos a ellas asociados.

2- Mientras dure la situación prestemos atención a nuestra respiración, ritmo cardíaco y sudoración. Esto es especialmente difícil en situaciones estresantes, ya que nuestra atención está centrada en la situación, pero debemos hacer un esfuerzo.

3- Inmediatamente después anotemos los datos recogidos.

Ejemplos:

Situación Ritmo cardíaco Ritmo respiratorio Sudoración
Redactar facturas Lento Lento y regular Ninguna
Hablar en reunión Rápido Rápido e irregular Gotas en la frente

Puesto que el nivel de ansiedad puede variar sensiblemente, al final de la primera semana habremos adquirido cierta habilidad para detectar al instante los cambios en nuestro nivel de ansiedad. Una vez que podamos hacerlo, estaremos listos para aprender a rebajar nuestra ansiedad.

El uso de la relajación para disminuir la ansiedad

Identificados los cambios, el siguiente paso es hacer que la ansiedad disminuya. tan pronto la detectemos. La manera más eficaz es mediante la relajación, con lo cual moderamos nuestra respiración y el bombeo de sangre devolviendo a nuestro cuerpo su estado normal. A su vez, esto ralentiza nuestra respuesta emocional, ganando tiempo para optar por la acción más aconsejable.

Existen muchas maneras de aprender técnicas de relajación: la meditación, el yoga, la autohipnosis, y la retroalimentación son algunas y no funcionan igual en todas las personas.

La que propone Weinsinger es lo que denomina “relajación condicionada” que consiste esencialmente en asociar la relajación con imágenes y pensamientos específicos. Luego, cuando nos enfrentemos a una situación estresante, convocamos esas imágenes y pensamientos para relajarnos. Al cabo de poco tiempo, empezamos a asociar las situaciones estresantes con tales imágenes y pensamientos. Finalmente, los primeros signos de una situación estresante convocan esas imágenes y pensamientos, y nos relajamos automáticamente. Para esto, propone el siguiente:

Ejercicio para desarrollar una respuesta de relajación condicionada

1- Elijamos un sitio adecuado para practicar: un lugar tranquilo y silencioso donde no podamos ser molestados o distraídos.

2- Busquemos una posición cómoda, podría ser recostados en la cama o sentados. El objetivo es reducir al máximo la tensión muscular.

3- Adoptemos una actitud pasiva. Para alcanzar ese estado de pasividad podríamos sostener un diálogo interior de este tipo: “Si algo me distrae, no importa, solo quiere decir que tengo que aprender a hacer caso omiso de las distracciones”.

4- Elijamos un concepto tranquilizador que sirva a nuestro propósito y repitámoslo una y otra vez. Puede ser una imagen (un lago pacifico), una palabra (paz), una afirmación (me siento tranquilo), o cualquier otra que nos haga sentir cómodos. Luego, imaginémoslo, digámoslo o pronunciémoslo repetidas veces. Esto nos ayudará a trasladar nuestra atención del exterior al interior, de modo que los factores externos no nos distraigan. Dediquemos al ejercicio unos veinte minutos al día, concentrándonos profundamente en la imagen o sonido que hayamos elegido. Con el tiempo, cuando alguien grite en la calle no le oiremos porque estaremos concentrados en la imagen del lago sereno o el sonido elegido. Weisinger plantea que ha podido comprobar que, si se practica veinte minutos al día, la mayoría de la gente consigue desarrollar la respuesta de relajación condicionada.

Una vez que hayamos conseguido relajarnos a voluntad, podemos utilizar la respuesta de la relajación para interrumpir cualquier cambio en nuestro nivel de ansiedad. Para esto, propone lo siguiente.

Ejercicio para aprender a utilizar la respuesta de relajación condicionada

1- Elijamos una situación estresante que se repita a diario y que produce una emoción específica: ansiedad, ira, depresión.

2- Imaginémonos en esa situación. Utilicemos todos nuestros sentidos. Repasemos mentalmente los pasos que daríamos en esa situación e intentemos evocar las sensaciones que experimentamos o las acciones con que responderíamos (pulso acelerado, respiración entrecortada, discurso vacilante).

3- Introduzcamos el concepto en la situación imaginada. Mientras repasamos mentalmente cada uno de los pasos del proceso y anticipamos la respuesta física o sensorial correspondiente, activemos nuestra imagen, o sonido, o afirmación relajante.

4- Repitamos todo el proceso una vez al día durante varios días. Empleemos cada vez la misma situación y la misma emoción (trabajaremos en otras tan pronto hayamos dominado ésta). Cuando seamos capaces de pasar, casi instantáneamente, de las primeras señales del cambio en el nivel de ansiedad al concepto (situación) relajante, habremos aprendido a asociar el concepto relajante, con la situación estresante.

5- Introduzcamos el concepto relajante en la situación real. Demos todos los pasos necesarios para reproducir en frío las situaciones estresantes. A la primera señal de un cambio en el nivel de ansiedad, evoquemos al instante la imagen, el sonido o la afirmación relajante. El objetivo final es hacer que estos últimos acudan a nosotros antes de que se produzca algún cambio en nuestro nivel de ansiedad.

Lo que estamos haciendo aquí es reprogramar nuestro nivel de ansiedad para que descienda hasta un nivel que nos permita pensar y actuar con eficacia. Veamos ahora cómo podemos hacernos con el control de nuestro comportamiento para alcanzar el mismo objetivo.

Tomar el control de las pautas de nuestro comportamiento

Las pautas de comportamiento son acciones que solemos repetir una y otra vez en respuesta a una situación concreta. Por ejemplo, tal vez gritamos cuando nos enfadamos; damos golpecitos con el lápiz sobre la mesa, cuando estamos ansiosos; o sonreímos, cuando estamos satisfechos. El comportamiento está tan ligado a las emociones como los cambios fisiológicos. De modo que, para manejar nuestras emociones, es preciso tomar el control de nuestros comportamientos; para hacerlo, primero tenemos que ser capaces de reconocerlos. Por tanto, debemos aprender a reconocer nuestros comportamientos.

Algunos comportamientos están asociados a emociones específicas. Por ejemplo, nos pasamos horas sin hacer nada cuando estamos deprimidos; nos acercamos a la gente cuando estamos entusiasmados y; nos agitamos cuando estamos nerviosos. Como sucede con los cambios fisiológicos, si no les ponemos freno perpetúan las emociones. Si no utilizamos la relajación para moderar el ritmo cardíaco o respiratorio, prolongamos nuestra ira. Si no ponemos freno a la agitación, no podemos reducir la ansiedad.

Ejercicio para reconocer nuestros comportamientos

1- Hacer una lista de las emociones que experimentamos en nuestro trabajo. Por ejemplo; ira, alegría, ansiedad, depresión, entusiasmo, miedo, seguridad, tristeza, frustración.

2- Hacer un seguimiento de las emociones para averiguar qué pautas de comportamiento las acompañan. Durante un período de 2-3 semanas hagamos un seguimiento de cada una de las emociones de la lista y los comportamientos correspondientes.

3- Buscar pautas. Tomemos el ejemplo de un posible traslado. Tememos que nos trasladen a otra planta, pero también tenemos miedo de que un compañero de trabajo le haya contado al jefe, que en lugar de ir al dentista como le dije fuimos a ver un partido de fútbol. Al considerar nuestros comportamientos de respuesta a estas situaciones, probablemente deduciremos que, cuando tenemos miedo, evitamos a la gente que está relacionada con nuestro miedo.

4- Pedir su opinión a los demás. Si tenemos confianza, tal vez nos interese preguntar a un compañero que nos conoce bien y respeta, o a un asistente- probablemente no a nuestro jefe- cómo reaccionamos cuando estamos enfadados, ansiosos o deprimidos.

Al cabo de dos semanas, deberíamos empezar a tener una idea razonable de cómo actuamos ante determinadas emociones. Ahora veremos cómo podemos emplear esta información en nuestro beneficio.

Consejos para mantener el control de nuestros comportamientos

1- Respiremos profundamente unas cuantas veces.

Este acto cumple varias funciones. En primer lugar, nos mantiene alejados de otras actividades (si estamos concentrados en respirar profundamente no podemos gritar o fanfarronear). En segundo lugar, es una señal que nos enviamos a nosotros mismos: presta atención, contrólate, deja de hacer lo que estás haciendo. Por último, nos desacelera.

2- Iniciemos un diálogo interior constructivo.

Cuando analizamos el control de nuestros pensamientos vimos cuán útiles pueden ser para ayudarnos a aclarar, enfocar y modificar nuestro curso de acción. Supongamos que hemos reconocido que tenemos miedo a un traslado y que identificamos el comportamiento que lo acompaña como acobardamiento. Preguntas que podemos hacernos ¿Gano algo con este comportamiento?, ¿Qué es lo que me convendría hacer?.

Adquirir la capacidad de resolver problemas

La base de una buena labor gerencial es la capacidad de resolver problemas. Lo mismo puede decirse del dominio de las emociones. Por lo general, las emociones estresantes son causadas por situaciones problemáticas se trata, por tanto, de determinar el mejor curso de acción para superar un escollo. Pero, antes de abordar algunas técnicas de resolución de problemas, debemos comprender la naturaleza de los propios problemas, plantea Weisinger.

Si nos planteamos la vida como una serie de situaciones que requieren algún tipo de respuesta, entonces, ninguna situación en si misma es un problema. Lo que las convierte en problema es la ineficacia de nuestra respuesta. Si se nos pierde un documento, el problema no es la pérdida del documento, sino nuestra incapacidad para encontrarlo.

Una vez que aceptamos que los problemas son consustanciales a la vida, dejamos de pensar que algo anda mal en nosotros, por el hecho de tenerlos. Y así somos menos proclives a negar su existencia. Tendemos a negar los problemas porque, por lo general, nos perturban, pero el hecho de negarlos no hace que desaparezcan. La mejor forma es encontrando la mejor manera de resolver la situación que generó el problema, eso es lo que se entiende por “resolución de problemas”.

El proceso y las técnicas que propone Weisinger transitan por los siguientes momentos:

a- Identificar y definir la situación problemática.

b- Generar soluciones alternativas.

c- Definir las mejores estrategias.

d- Evaluar los resultados.

Las técnicas que propone son las mismas que pueden encontrarse en cualquier material sobre “análisis y solución de problemas”. De todas formas, veamos un resumen de lo que plantea.

a- Identificar y definir la situación problemática

Cuando planteamos un problema de forma específica y concreta, lo convertimos en centro de nuestra atención y nos obligamos a determinar qué es y qué no es relevante. Supongamos que nos planteamos la situación problemática de la siguiente manera: “Mi trabajo me está sacando de quicio”.

Esta información abstracta no nos proporciona ninguna pista acerca del origen de la situación. En estos términos es difícil de abordar el problema. La manera, emocionalmente inteligente, de identificar la situación problemática es definir el elemento irritante, lo lógico es preguntarnos quién, qué, por qué, cuándo, cómo. Así podríamos encontrar algunas de las respuestas al por qué nuestro trabajo nos está sacando de quicio, por ejemplo: me han dado demasiadas responsabilidades; mi jefe está saturado de trabajo y no tiene tiempo para atenderme; mis compañeros de trabajo no parecen conscientes de sus obligaciones, de modo que no mueven un dedo; siempre estoy frustrado y agotado. Una vez definida la situación problemática, podemos considerarla desde otra perspectiva, cambiar nuestra percepción de la situación.

Una de las dificultades ligadas a las situaciones problemáticas es que solemos contemplarlas con estrechez de miras. Nos estancamos en nuestro modo habitual de manejar las cosas y nos cuesta mucho trabajo encontrar una solución. (Einstein dijo “no podemos resolver los problemas, con el mismo pensamiento con que se crearon”).

La reacción más habitual que tenemos ante los problemas que nos afectan es buscar sus causas “fuera” de nosotros, tratar de identificar un culpable, para centrar en él (ella) todas nuestras críticas y de ser posible, nuestra lucha.

Esta forma de reaccionar lo único que hace es aumentar nuestro nivel de tensión, pero no resuelve el problema. En última instancia, los “factores externos” están fuera de lo que los especialistas llaman nuestra “área de influencia”.

Solo cuando somos capaces de identificar la parte de responsabilidad (insuficiencias y limitaciones) que tenemos en el problema es que podemos empezar a actuar en nuestra “área de influencia”.

Algunos ejemplos de replanteamientos de los pensamientos sobre los problemas, pueden ser:

– El verdadero problema no es quién está implicado en esto, sino la manera en que yo respondo a la situación.

– El verdadero problema no es en qué términos se plantea, sino cómo lo abordo yo.

– El verdadero problema no es por qué sucede, sino por qué respondo de la manera que lo hago.

– El verdadero problema no son el jefe y mis compañeros de trabajo, sino el hecho de que nunca les hablo de las dificultades con que me encuentro.

– El verdadero problema no es que un jefe me dé más y más trabajo, sino que no he encontrado la manera de conseguir que me ayuden a hacerlo.

– El verdadero problema no es que mi trabajo sea desagradable, sino que me hace sentir frustrado, cansado, enfadado y deprimido.

– El verdadero problema no es que mi trabajo me saque de quicio, sino que hasta ahora no he encontrado una manera eficaz de enfrentar la situación.

El replanteamiento de nuestros pensamientos acerca de una situación problemática, nos permite contemplar la situación desde una nueva perspectiva. Entonces podemos advertir que no estamos estancados en un bache, nos hemos situado en nuestra “área de influencia” y la solución del problema es un desafío al que podemos encontrarle una respuesta eficaz. La mejor manera es considerar diferente opciones.

b- Generar soluciones alternativa

El método que Weisinger considera más útil para esto es el brainstorming (tormenta de ideas), creado, como sabemos, hace unas décadas por un publicista, Alex Osborne, para estimular la generación de ideas creativas. Sobre esto, no plantea nada nuevo. Un resumen de sus “Consejos para realizar un brainstorming eficaz” son:

1- Postergar la emisión de juicios de valor.

2- Fomentar el pensamiento espontáneo.

3- Buscar la cantidad.

4- Dejar los detalles para más tarde.

5- Utilizar ideas como catalizadoras de otras ideas. (“Fertilizar las ideas de otros”, como le llamamos cuando utilizamos esta técnica).

Algunas de las ideas que pueden surgir quizás sean impracticables, pero pueden conducirnos a otras más razonables.

c- Definir las mejores estrategias. Evaluación y selección de ideas

Agotadas las posibilidades de generar ideas debemos seguir los siguientes pasos:

1- Precisión de las ideas y reducción del listado.

Consiste en esclarecer la formulación de cada idea, integrar y reformular las que resulten similares.

2- Determinación de los criterios que debemos aplicar en la evaluación y selección de las ideas.

Por ejemplo: impacto en lo que queremos lograr, costo (en dinero, tiempo, energías, etc.) de ponerla en práctica, efectos colaterales que pueden generarse.

Algunas preguntas que podríamos hacernos para evaluar las ideas:

– ¿Cómo afectaría esta estrategia a lo que necesito, a lo que quiero y a lo que siento?.

-¿Cómo afectaría a la gente con la que trabajo?.

-¿Cómo afectará a las personas importantes en mi vida?.

-¿Cuáles serían las consecuencias a corto y largo plazo?.

d- Evaluar los resultados

La última etapa consiste en evaluar lo resultados, para ver si necesitamos afinar o modificar nuestras estrategias. Algunas preguntas que podemos formularnos para esto:

– ¿Están saliendo las cosas como esperaba?.

– ¿Se ajustan los resultados a mis objetivos?.

– ¿Es esta solución mejor que la primera?.

Técnicas adicionales para controlar nuestras emociones

Otras técnicas que propone Weisinger, que considera de gran utilidad para el control de las emociones son:

a- Uso del sentido del humor.

b- Reorientación de la energía emocional.

c- Tomarse un tiempo libre.

a- Uso del sentido del humor

El humor es el mejor remedio para enfrentar emociones negativas como: la ira, la depresión, la tristeza y la ansiedad. Existe una explicación científica a este fenómeno. La risa, un derivado del humor, estimula la liberación de unas sustancias proteínicas llamadas endorfinas. A medida que se incrementa el nivel de endorfinas en el cerebro, se reduce la percepción del dolor, tanto físico como emocional. Un humorista cubano dice: “Cuando usted se ríe, su alma está de vacaciones, cuando no se ríe, está de licencia sin sueldo”. Weisinger dice: “la risa hace que el cuerpo produzca su propio analgésico”.

No es el único beneficio de la risa: también sirve de distracción, alejándonos al menos por unos instantes de las emociones estresantes que pudiéramos estar experimentando. Es difícil sentirnos deprimidos o con ira en el mismo momento en que nos reímos. Tal momento puede sernos muy útil, nos proporciona una pausa en la espiral de la tensión y nos posibilita revaluar la situación y recuperar la capacidad de razonar. Weisinger propone los siguientes “Consejos para generar humor”.

1- Pongámonos unas imaginarias gafas de “cámara oculta”, tomémonos 5-10 minutos e intentemos observar a nuestros compañeros de trabajo y a nuestro jefe. Observemos desde un ángulo absurdo, caprichoso o tonto, en lugar de la perspectiva seria y sombría con que solemos contemplarlos. Seguro encontraremos situaciones contradictorias, irrisorias. No se trata de reírnos de los demás, sino de tomar conciencia de que, a menudo, nos tomamos demasiado en serio, a nosotros mismos y a los acontecimientos.

2- Tomémonos un descanso de meditación humorístico. Cuando las cosas alcanzan un nivel demasiado estresante, intentemos tomarnos una pausa de 5-10 minutos para hacer algo que nos haga reír, aunque sea brevemente. Aislemos nuestra mente de los estímulos exteriores y leamos pasajes graciosos de un libro de chiste, un comic, o pensemos en una anécdota graciosa del pasado.

3- Creemos un ambiente con sentido del humor. Colguemos un tablón de anuncios en nuestro despacho para colocar tiras cómicas, chistes, fotos tontas. Mirémoslas cuando necesitemos “desconectar”. Cambiemos el contenido con frecuencia, para que no pierdan su gracia.

b- Reorientar nuestra energía emocional

Cada vez que experimentemos una emoción intensa, estamos empleando energía. Supongamos que estamos sumamente ansiosos por una evaluación que nos van a hacer. Nos descubrimos inquietos y caminando de un lado a otro pensando “me van a despedir”, “no voy a pasar la prueba”. En estas situaciones es recomendable redirigir la energía hacia alguna actividad que no esté relacionada con lo que está ocurriendo.

En lugar de seguir andando nerviosos de un lugar a otro, pensando en cosas negativas que sólo incrementan nuestra ansiedad, es decir “rumiando”, emprendamos alguna tarea sencilla, que nos entretenga y nos resulte agradable, leer algo interesante, ordenar los papeles. Una actitud alternativa nos distrae de nuestra ansiedad.

c- Tómese un tiempo de descanso

Tomarse un respiro en medio de una situación emocionalmente agotadora puede ayudarnos a controlar nuestras respuestas emocionales. Puede ser muy breve: respiremos profundamente tres veces antes de responder a nuestro jefe, un “receso” en una discusión, o posponerla para otro momento.

Algunas situaciones pueden ser tan estresantes que la única manera de conservar nuestra dignidad es una franca retirada. La cólera suele ser la emoción más inestable de todas, ya que por lo general es otra persona la que la provoca y hacia la que va dirija. Ante esto, propone los siguientes consejos.

1- Hagamos saber que estamos enfadados.

2- Informemos que deseamos desconectar temporalmente de la situación. “Me gustaría dejar de discutir durante un rato para meditar al respecto.”

3- Desconectemos de inmediato. A continuación respiremos profundamente o hagámonos afirmaciones constructivas durante el rato de que disponemos.

4- Utilicemos el tiempo muerto de modo productivo. Durante el respiro ocupémonos con alguna actividad, tal como se ha descrito previamente. Utilicemos nuestra respuesta de relajación para calmarnos.

Incluso con las emociones positivas es necesario el control, plantea Weisinger. El entusiasmo excesivo puede conducirnos a un comportamiento impulsivo. Imaginemos que en una reunión se presenta un proyecto que nos entusiasma tanto que nos proponemos para dirigirlo, a pesar de que estamos saturados de trabajo. Podemos respirar profundo un par de veces y entablar un diálogo interno “No te precipites, es una gran idea y me gustaría llevarla a cabo, pero ya tengo muchas cosas que hacer. Tranquilízate, no pierdas la cordura”.

También podríamos aplicar la técnica de solución de problemas: “Este nuevo proyecto me podría dar prestigio y satisfacción, pero me quitaría mucho tiempo e interferiría con mis otras responsabilidades. No me ofreceré para hacerlo; pero, si aún no lo han empezado cuando termine con otras cosa,s intentaré hacerlo”.

Sobre este tema, un especialista presenta un cuadro interesante sobre la influencia que pueden tener los niveles de intensidad de tres emociones típicas, en la toma de decisiones.

Emoción Nivel aceptable En exceso Consecuencias
Alegría Genera entusiasmo para la acción Euforia Imprudencia
Miedo Genera energía para protegerse Incapacidad para actuar Parálisis
Ira Genera energía para responder Descontrol Reacciones irreflexivas,conflictos

Otros enfoques

El “control de las emociones”, o el “control del estrés”, también se aborda por especialistas de otros temas gerenciales, desde diferentes ángulos. Entre ellos se destacan los siguientes:

– El control de las emociones en los procesos de negociación.

En “Sí… de acuerdo. Cómo negociar sin ceder” de R. Fisher, W. Ury.

– El control de las emociones cuando escuchamos.

En “Saber escuchar. Guía para tener éxito en los Negocios” de A. Robertson.

– El control del estrés como una habilidad gerencial.

En: Developing Management Skills” de D. Whetten, K. Cameron.

A continuación, una síntesis de algunas de las propuestas que me han parecido más interesantes en estos trabajos.

El control de las emociones en los procesos de negociación

En una negociación, especialmente en un fuerte desacuerdo, los sentimientos pueden ser más importantes que las palabras. Las partes pueden estar más dispuestas para la batalla que para encontrar juntas la solución a un problema común. Las emociones pueden conducir a que la negociación se estanque o se rompa, plantean Fisher y Ury. Para enfrentar estas situaciones proponen los siguientes comportamientos:

– Primero reconozca y comprenda las emociones, suyas y las de ellos.

Analice, durante la negociación, ¿Se siente nervioso? ¿Siente ira hacia la otra parte?. Escúchelos y trate de percibir cuáles son sus emociones. Puede ser útil escribir cómo usted se siente. Haga lo mismo respecto a la otra parte. Indague acerca de lo que está produciendo las emociones: ¿Por qué está usted enojado?. ¿Por qué lo están ellos?. ¿Están reaccionando ante ofensas pasadas y buscando la venganza?. ¿Se están transfiriendo las emociones de un aspecto del problema a los demás?.

– Procure que las emociones se hagan explícitas y reconózcalas como legítimas.

Discuta con las personas de la otra parte sobre sus emociones. Exprese las suyas. “Sabe, nuestra gente siente que nos han tratado mal y están molestos. Tememos que, aunque se logre un acuerdo, después no se respetará?. Su propia gente ¿también se siente así?. Al liberarse del peso de las emociones inexpresadas, las personas estarán mejor dispuestas a trabajar en la solución del problema, plantean.

– Permita que la otra parte se desahogue.

Con frecuencia, una buena manera de manejar la ira, la frustración y otros sentimientos negativos de las personas, es ayudarles a que desahoguen sus sentimientos. En lugar de interrumpir discursos polémicos o de abandonar la reunión, tal vez usted decida controlarse, quedarse en su sitio, y permitirles que expresen sus quejas. La mejor estrategia mientras la otra parte se desahoga es escuchar en silencio, sin responder a sus ataques.

– No reaccione ante un estallido emocional.

El desahogo de las emociones puede ser peligroso, si conduce a una reacción desmedida, es decir, a una perturbación del ánimo. Esto puede generar la “espiral del conflicto”. Fisher-Ury informan de una técnica que se aplicó en un proceso de negociación importante, en el que adoptaron la regla de que “solamente una persona podía enojarse cada vez”. Esto garantizaba que otros no respondieran en forma airada. También se lograba que fuera más fácil desahogarse, justificando el estallido: “Está bien, es su turno”.

– Use gestos simbólicos.

Responder a un ataque de ira con un comportamiento “suavizador” puede restarle impacto a las emociones. “Entiendo que tiene derecho a enojarse, ¿puede explicarme que podemos hacer ambos para superarlo?”. En muchas ocasiones, presentar una excusa puede ser efectivo para suavizar los ánimos, aún cuando usted no quiera reconocer su responsabilidad personal.

El control de las emociones cuando escuchamos

La causa principal de los conflictos son las malas comunicaciones, consideran muchos especialistas. La expresión del filósofo y matemático italiano Rene Descartes “Definan bien las palabras y ahorrarán a la humanidad la mitad de los sinsabores”, constituye una enseñanza para todos.

El primer momento que genera este proceso es cuando escuchamos. Es precisamente el momento en el que debemos empezar a controlar nuestras emociones. Si no podemos garantizar esto, en cuanto escuchamos algo que nos provoca una emoción intensa, “desconectamos” de lo que nos están diciendo y empezamos a preparar nuestra réplica. Con esto, además de perdernos una parte de lo que nos están diciendo, se reducen nuestras capacidades para razonar y nuestra reacción se limita a ripostar, o a defendernos, con lo cual lo único que hacemos es estimular “la espiral del conflicto”, es decir el círculo: “ataque-defensa-contraataque-contradefensa”, que sólo conduce a incrementar la intensidad del conflicto.

Por esto, desarrollar la capacidad de controlar nuestras emociones en el momento que escuchamos es muy útil, para aumentar la efectividad de nuestro comportamiento en las relaciones interpersonales, además de ayudarnos a mantener nuestra estabilidad emocional.

Robertson, un estudioso de los problemas de las comunicaciones, le dedica un capítulo a “El control de las emociones”, en su interesante libro “Saber Escuchar”. Plantea que, los interlocutores eficaces saben controlar las emociones por lo menos en tres áreas: 1-Con los hablantes, sin importar su identidad: 2-Con el tema en cuestión, sea cual fuera y; 3-Con el lenguaje o las expresiones que se utilicen.

Para lograr esto, propone que tengamos claro los prejuicios que pueden generarnos emociones negativas en estos tres niveles: ¿Qué pensamos de nuestro interlocutor?, ¿Qué temas nos alteran? y ¿Qué tipos de comportamientos nos generan emociones fuertes?. Al igual que Weisinger y otros especialistas, Robertson plantea la conveniencia de que tengamos una especie de “registro” de los comportamientos que pueden alterarnos, para estar preparados para enfrentarlos. En fin, que nos conozcamos mejor a nosotros mismos.

Plantea que nunca se necesita mayor control emocional que cuando se recibe una crítica. ¿Por qué la respuesta a una crítica negativa suele ser la ira, la frustración o la depresión?. Una crítica, positiva o negativa, se puede manejar mejor mediante el uso de “filtros”, sugiere. Propone que utilicemos los siguientes “filtros”:

– El filtro del estilo de comunicación.

Según investigaciones, la gente puede utilizar cinco “estilos”, o modelos diferentes de comportamientos, cuando están bajo presión. Entienda e identifique estos estilos y dispondrá del primer filtro para tamizar tanto la crítica positiva como negativa, recomienda. Un resumen de estos estilos:

– El aplacador. Son gente temible, siempre preocupados de que los demás en enfaden.

– El acusador. Se sienten impotentes. Les parece que nadie les hace caso. Para compensarlo, tienden a exagerar sus afirmaciones.

– El calculador. Le asusta exteriorizar sus sentimientos. No utilizarán expresiones de emoción cuando hacen una crítica. “Sin duda, se puede hacer mejor este trabajo”.

– El distractor. Pasa del comportamiento del calculador, al de acusador, o aplacador. Cuando siente impulso de decir algo, lo hace.

– El nivelador. Dice las cosas como son. Cuando es sincero, utiliza el estilo más útil para aceptar una crítica.

Robertson propone que, cuando no esté seguro de qué estilo debería usar para responder a una crítica, utilice el modo “calculador”. Controle sus emociones y sea lo más objetivo posible. Después, a medida que mantenga el equilibrio, sintonice con el parlante. El reconocimiento de los distintos estilos le proporcionará una mayor objetividad a la hora de evaluar una crítica y le situará en mejor posición para juzgar si necesita o no buscar más información:

– El filtro de la verdad.

Si la respuesta que le dan tiene alguna validez, averigue cuál es su elemento central. Tal vez el “meollo de la cuestión” esté oculto entre un montón de paja. Búsquelo, después admita el elemento de razón en la crítica y agradézcala sinceramente, por la información que le transmite.

– El filtro emocional.

Separe la crítica del crítico. La crítica emocional puede tener sus raíces en las necesidades de quien critica. Al utilizar este filtro, usted reflexionará sobre la fuente y determinará hasta qué punto la crítica es apropiada.

– El filtro de la perspectiva.

Distinga las suposiciones falsas. Si cree que en la crítica existe una suposición no válida, identifíquela y rechácela como falsa.

Robertson propone “cuatro respuestas inmediatas a una crítica negativa”.

1- Cortocircuitar el mensaje.

Crítico: (El jefe malhumorado): “¿Todavía no has terminado los informes?”.

Respuesta: (Sonriendo): “Buenos días, Pedro, ¿cómo estas?.

2- Comunicar sus sentimientos.

Respuesta: (Con calma): “Pedro, no me estás ayudando. Me pones nervioso, por favor, déjame solo y lo terminaré”.

3- Ponerse en el lugar del crítico.

Respuesta: “Pedro, sé que es importante. Puedes ayudarme asegurándote de que nadie me moleste”.

4- Pedir más información.

Crítico: “Tu informe no cumple los requisitos”.

Respuesta: “Pedro, ¿a qué requisitos te refieres?.

Para aprovechar al máximo una crítica, al tiempo que se protege de ella, precisará disponer de una estrategia de respuesta a largo plazo. Reflexione para determinar la importancia de la crítica. ¿Merece su atención?. Sopese los pro y los contras del cambio. Para ello, propone que apliquemos las siguientes estrategias:

1- Hacer un contrato consigo mismo. Declare por escrito lo que realmente va a hacer y cuándo empezará. Asegúrese de que puede, y debe, hacer el comportamiento que describe.

2- Decida qué cambios debe hacer y cuáles son los elementos o factores implicados en el cambio. Descompóngalos en tareas realizables.

3- Introduzca estrategias de castigo en sus prácticas o procedimientos, que le obliguen a enfrentar las situaciones que le impidan mejorar la conducta que desea superar. Por ejemplo, que la gente más cercana a usted le critique el mantenimiento de comportamientos que desea mejorar.

4- Piense en la recompensa que obtendrá al modificar su comportamiento. Puede convertirse en un modelo de madurez, para otros componentes de su grupo e influir de manera positiva sobre los demás. Será más probable que sus compañeros confíen en usted y le cuenten lo que piensan de verdad sobre otras cuestiones.

Usted recibirá críticas a lo largo de toda su vida. A nadie le gustan, pero resultan herramientas útiles para el desarrollo personal. Lo importante no son las críticas que reciba sino cómo usted reaccione. Las emociones, como el fuego, pueden quemar o calentar. Usted decidirá si desea calentarse o arder, al elegir cómo responde. Cuando se controla, el fuego es un amigo muy valioso. Además, aunque lo intente, no podrá vivir sin las emociones que pueden darle calor, o consumirle en las llamas, concluye Robertson.

El control del estrés como una habilidad gerencial

Whetten y Cameron incluyen el “Control del Estrés” entre las principales habilidades gerenciales. Lo relacionan, principalmente, con los factores situacionales que generan fuertes tensiones en el trabajo de los ejecutivos y con la eficiencia de su actividad. Informan que es una de las principales causas de enfermedades en los que realizan trabajos de dirección.

Plantean que las cuatro fuentes principales de estrés en el trabajo de dirección son:

1- Presiones de tiempo.

Por falta de anticipación, insuficiente planificación, o deficiente control.

2- Factores situacionales.

Condiciones de trabajo desfavorables, rapidez de cambios en el entorno.

3- Relaciones interpersonales.

Surgimiento de conflictos que se manejan adecuadamente.

4- Factores anticipadores.

Expectativas insatisfechas, temores, riesgos.

Proponen un conjunto de procesos y técnicas relacionadas con una administración efectiva del tiempo y un manejo apropiado de la delegación de tareas. Además, para el mejoramiento de la planificación personal del trabajo del dirigente, así como la eliminación de factores estresores, mediante la restructuración del trabajo, establecimiento de prioridades, mejoramiento del entorno laboral (condiciones más agradables), técnicas de relajación (como las que propone Weisinger que se comentaron), entre otras.

Las estrategias y técnicas que proponen, están dirigidas principalmente al mejoramiento de los procesos de planificación, organización y control, en el trabajo de dirección. No plantean nada nuevo de lo que está ampliamente explicitado en los textos de administración o de organización del trabajo de dirección y, por tanto, no resulta necesario incluirlas en este material.

Lo más importante de conocer este enfoque es dejar claro la importancia que tiene, para un autocontrol efectivo de las emociones y situaciones que pueden alternarnos, el establecimiento de objetivos precisos de lo que queremos obtener y, en función de esto, diseñar las estrategias y crear las condiciones organizativas que posibiliten su cumplimiento.

La ausencia de estos comportamientos puede conducirnos a una improvisación en la cual, los acontecimientos sean los que dirijan nuestros actos y, con esto, nos generen situaciones de estrés que limiten nuestras capacidades de razonamiento y la obtención de mejores resultados, tanto en nuestras actividades como en las relaciones con los demás.

Resumen y conclusiones

1- El “autocontrol” es una aptitud y habilidad esencial de la inteligencia emocional. Entre otras cosas, implica identificar cómo influyen en nuestras reacciones factores como: nuestros pensamientos y valoraciones; los cambios fisiológicos que experimentamos ante determinadas situaciones; y los comportamientos y acciones a las que tendemos.

2- Para “hacernos cargo de nuestros pensamientos y valoraciones” se recomienda: determinar nuestros “pensamientos automáticos”, así como nuestros “pensamientos distorsionados”. Para enfrentarlos se puede acudir a técnicas como: los “diálogos interiores”, y la preparación de “afirmaciones positivas”.

3- Para identificar los “cambios fisiológicos o respuestas emocionales que experimentamos” debemos prestar atención a “indicadores” como: alteraciones en el ritmo cardíaco, presión arterial, ritmo de la respiración, e intensidad de la sudoración que, generalmente, nos informan sobre un cambio en nuestro nivel de ansiedad. Percibir a tiempo estas señales corporales, nos permite actuar y controlar nuestras emociones. Para esto, se proponen ejercicios y consejos que nos ayuden a identificar nuestras respuestas emocionales ante determinadas situaciones. Entre las técnicas que se proponen está la llamada “relajación condicionada”.

4- Para “tomar el control de nuestros comportamientos y acciones”, primero tenemos que ser capaces de reconocerlos. Para esto se recomienda que hagamos un “seguimiento” de estos comportamientos, buscar pautas y, de ser necesario, pedir opiniones a otros. Todo esto nos permitirá desactivar los comportamientos y acciones que nos perjudiquen. Entre las técnicas que se recomiendan para esto están: la respiración profunda reiterada y el inicio de un diálogo interno constructivo.

5- La solución de problemas es una de las actividades más importantes, y estresantes, que tienen que enfrentar los que dirigen. Para reducir su impacto en nuestras emociones y reacciones se recomienda seguir un proceso que transite por los siguientes momentos: identificar y definir la situación problemática, generar alternativas de solución, definir las mejores estrategias, y evaluar los resultados. Además, debemos desechar la reacción habitual de buscar sus causas “fuera” de nosotros, centrándonos en lo que debemos superar y lo que podemos hacer en nuestra área de influencia.

6- Otras técnicas que se recomiendan para controlar las emociones son: usar el sentido del humor; reorientar nuestra energía emocional hacia la realización de tareas más sencillas y agradables y; tomar un tiempo de descanso.

7- El “control de las emociones” también es abordado por otros especialistas del “management”. Entre los enfoques y propuestas más interesantes están: como manejar las emociones en los procesos de negociación; el desarrollo de habilidades para “saber escuchar”; y el control del estrés, como una habilidad gerencial, que aborda los problemas de la organización personal del trabajo del que dirige, el establecimiento de prioridades, una delegación efectiva, entre otros temas, incluídos en la denominada “administración efectiva del tiempo”.

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Publicado en De Gerencia. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

Empatía y comunicación. Primera “Aptitud social” de la inteligencia emocional

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Los buenos líderes saben hacer preguntas (I)

Por Isabel Carrasco González

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John C. Maxwell, coach, conferenciante, uno de los mayores expertos en liderazgo a nivel mundial y autor ( ha vendido más de 24 millones de ejemplares de sus libros), acaba de publicar “Good leaders ask great questions”. En él defiende la importancia de dominar el arte de hacer preguntas para nuestro crecimiento personal y el desarrollo de ideas y de equipos.

Maxwell destaca el gran valor que tiene hacer preguntas, entre otras, por las siguientes razones:

1.- Sólo vamos a obtener respuestas a las preguntas que hagamos. En muchas ocasiones no nos atrevemos a preguntar para evitar que consideren los demás que no sabemos algo o que parecemos tontos con lo que lo que logramos es dejar de aprender algo que seguramente necesitamos conocer. Richard Thalheimer dice:”Es mejor parecer desinformado que estar desinformado”. Por lo tanto, debemos apartar nuestros egos y hacer preguntas aunque corramos el riesgo de parecer estúpidos.

2.- Las preguntas ayudan a abrir puertas que de otra forma permanecerían cerradas. En nuestra vida nos encontramos ante varias puertas. Escondidas tras ellas se encuentran multitud de posibilidades que nos conducen a oportunidades, experiencias, personas,…Pero las puertas deben ser abiertas para poder acceder a ellas y las llaves para abrirlas son las preguntas.  Peter Drucker decía:”Mi fortaleza más valiosa como consultor es el ser ignorante y por tanto hacer algunas preguntas”.

Como líderes cuando nos encontramos ante un problema y no sabemos qué hacer debemos plantear las siguientes preguntas:

a).- ¿Por qué tenemos este problema?

b).- ¿Cómo podemos solucionar este problema?

c).- ¿Qué pasos específicos hay que dar para solucionar este problema?

3.- Hacer preguntas es el modo más eficaz de conectar con las personas. Evidentemente para ello debemos ser capaces de plantear las preguntas adecuadas. Lo que preguntamos es importante, pero también cómo lo hacemos: George Bernard Shaw decía que el principal problema con la comunicación es la ilusión de que hemos logrado conectar y comunicar lo que queremos.

4.- Las preguntas cultivan la humildad. En muchas ocasiones el miedo ( a parecer inseguros, a no valer, a demostrar inexperiencia o ignorancia,…) hace que nos sintamos vulnerables y evitemos  hacer preguntas. La humildad que demostramos al preguntar facilita que los demás nos vean como auténticos, vulnerables y ayuda a crear lazos de confianza e intimidad. Las personas se abren a aquellos que se abren a ellos.

5.- Las preguntas ayudan a implicar a los demás en las conversaciones. Larry King, famoso presentador americano piensa que el secreto de una buena conversación está en hacer preguntas. Éstas nos van a permitir conocer mejor a los otros y a establecer relaciones con ellos.

6.- Hacer preguntas nos ayuda a construir mejores ideas. Cualquier idea mejora cuando las personas adecuadas tienen la oportunidad de aportar sugerencias y las buenas ideas pueden convertirse en excelentes cuando las personas comparten y  trabajan juntas para conseguirlo.

El autor recomienda una serie de preguntas que son las que intenta utiliza cuando se relaciona con los demás:

a).- ¿Cuál es la lección más importante que has aprendido? Al hacer esta pregunta busca la sabiduría del otro.

b).- ¿Qué estás aprendiendo ahora? Esta pregunta le permite beneficiarse de su pasión.

c).- ¿Cómo ha influido el fracaso en tu vida? La respuesta facilita claves de cuál es su actitud.

d).- ¿A quién conoces que deba conocer? Esta pregunta nos va a permitir acceder a  su red de contactos.

e).- ¿Qué has leído que deba leer? La pregunta va dirigida a incrementar mi crecimiento personal.

f).- ¿Qué has hecho que deba hacer? Su objetivo es ayudarme a encontrar nuevas experiencias.

g).- ¿Cómo puedo serte de utilidad? Con esta pregunta muestro mi gratitud y mi deseo de ayudarles si puedo.

La clave para compartir las ideas está, como hemos comentado, en preguntar a las personas adecuadas las preguntas adecuadas. Maxwell recomienda seleccionar personas que:

  • Entiendan el valor de las preguntas.
  • Deseen el éxito de los demás.
  • Añadan valor a los pensamientos de los demás.
  • No se consideren amenazadas por las fortalezas de los otros.
  • Puedan manejar adecuadamente  las emociones ante cambios rápidos en las conversaciones.
  • Entiendan su valor dentro del grupo.
  • Extraigan las mejores ideas de las personas que les rodean.
  • Hayan demostrado experiencias de éxito en el área objeto de discusión.
  • Abandonan la reunión con una actitud de buscar el “nosotros” y no el “yo”.

Thomas Edison decía: “Las ideas que utilizo son fundamentalmente ideas de personas que no son capaces de desarrollarlas”.

7.- Las preguntas nos facilitan obtener una perspectiva distinta. Con demasiada frecuencia los líderes se encierran  en su punto de vista y dedican su tiempo a intentar convencer a los demás de la bondad de sus opiniones en lugar de tratar de conocer cuáles son las suyas. Para evitarlo hay que recurrir a las preguntas y escuchar con cuidado a las respuestas, lo que nos va a permitir descubrir valiosas perspectivas distintas a las nuestras. Estas preguntas van a ser útiles porque frecuentemente:

a).- Creemos erróneamente que los demás destacan en las mismas cosas que nosotros y por lo tanto tienen nuestro mismo punto de vista.

b).- Pensamos que a los demás les motivan las mismas cosas que a nosotros.

c).- Creemos que los demás tienen la misma visión de las cosas que nosotros.

Los mayores errores en el proceso de comunicación se suelen producir porque las personas tienen distintas perspectivas de las cosas y para evitarlos hay que hacer preguntas.

8.- Las preguntas cuestionan las actitudes y nos sacan de nuestras rutinas. Hacer preguntas es una forma de prevenir la pereza mental y de sacarnos de nuestra zona de confort. Si comenzamos una tarea con certezas es probable que la finalicemos con dudas, pero si estamos dispuestos a empezarla cuestionando distintos aspectos seguramente terminemos con certezas.

Si queremos hacer descubrimientos, si queremos cambiar el “status quo” y encontrar nuevas formas de pensar y de hacer tenemos que hacer preguntas. Éstas son el primer eslabón de la cadena de la innovación.

El autor propone que los líderes hagan una  serie de preguntas dirigidas a:

I.- ELLOS  MISMOS:

Un líder tiene que entender que las preguntas son parte habitual de su vida. Como líder puede permitir que sean los demás los que hagan las preguntas duras o importantes, pero también puede ser él el que sea proactivo y se haga esas preguntas a sí mismo para garantizar su integridad, aumentar su energía e incrementar su capacidad de liderazgo.

Entre las preguntas que nos debemos hacer sobre nosotros mismos el autor recomienda las siguientes:

1.- ¿Estoy invirtiendo en mi crecimiento personal? La mayor inversión que podemos hacer es en nosotros mismos, ya que va a determinar el retorno que obtendremos de nuestras vidas. Tres factores determinan el que lo hagamos y la forma de hacerlo:

a).- Mi auto imagen: ¿Cómo me veo a mi mismo como persona? ¿Tengo una visión positiva de mi mismo o negativa? Las personas con baja percepción de sí mismos no suelen invertir mucho en su desarrollo personal ya que no creen en su potencial.

b).- Mis sueños: ¿Cómo veo mi futuro?. Nuestras aspiraciones van a ejercer gran influencia en nuestros esfuerzos para desarrollarnos.

c).- Mis amigos. ¿Cómo me ven los demás? Tenemos que buscar amigos que crean en nosotros y nos estimulen. Las personas necesitamos a otros que nos ayuden a  crecer y a mantenernos inspirados.

2.- ¿Estoy realmente interesado en los demás? Si somos líderes o aspiramos a serlo tenemos que preguntarnos cuáles son nuestras razones. Existe una gran diferencia entre las personas que quieren liderar porque están genuinamente interesados por los demás y desean ayudarles y las que se mueven por intereses exclusivamente personales, que lo que buscan es:

a).- Poder: adoran el control y añaden valor a sí mismos reduciendo el de los demás.

b).- Posición: los títulos son el alimento de su ego. Se aseguran de que los demás sientan su autoridad y conozcan sus derechos derivados de su posición.

c).- Dinero: utilizan a los demás y se venderán por obtener ganancias económicas.

d).- Prestigio: el quedar bien es más importante para ellos que el actuar bien.

Es fácil que un líder pierda su foco, razón por la que debe diariamente revisar sus motivos para no anteponer sus intereses sobre los de aquellos a los que lidera y no abusar de su poder. No debe olvidar las tres preguntas que las personas hacen a sus líderes: ¿Puedes ayudarme?, ¿Te importo? Y ¿Puedo fiarme de ti?

3.- ¿Soy equilibrado o tengo un concepto irreal de mi propia importancia? Los buenos  líderes tienen que exhibir tres características importantes:

a).- Humildad para entender su posición en el contexto general. Los líderes humildes se sienten cómodos con lo que son y no sienten la necesidad de atraer la atención de los demás hacia ellos. Prefieren que los demás brillen y les ayudan a hacerlo.

b).- Autenticidad. Los líderes que triunfan con frecuencia son puestos en pedestales por los demás. Para mantener el equilibrio deben bajarse de él y mezclarse con los demás y lo hacen siendo honestos y auténticos.

c).- Contar con un propósito trascendente.

4.- ¿Estoy añadiendo valor a mi equipo? Como líderes tenemos que pensar de qué manera podemos conseguir que nuestro equipo sea mejor, cómo añado valor a sus miembros y fomento el trabajo en equipo. Maxwell sugiere que para ello el líder debe :

a).- Impulsar el  compromiso de sus miembros con el equipo, para conseguir que todos, empezando por él mismo trabajen, juntos, dando lo mejor de sí mismos.

b).- Crear un entorno de estímulo y apoyo, reconociendo las contribuciones de cada uno de sus miembros.

c).- Considerar la adversidad como un medio para el desarrollo. Podemos saber lo bueno que es un equipo cuando surge la adversidad y detectamos sus debilidades y fortalezas. Con la actitud adecuada aprenderá y mejorará.

d).- Tener en cuenta las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo. Los buenos líderes son como entrenadores que son capaces de sacar lo mejor de su gente.

5.- ¿Estoy siendo eficiente? Para ello debemos preguntarnos si nos estamos apoyando en nuestras fortalezas o estamos perdiendo el tiempo intentando adquirir cualidades que no tenemos.  Nuestros esfuerzos se deben dirigir fundamentalmente a potenciarlas.

6.- ¿Me preocupo por lo que ocurre cada día? Los buenos líderes tienden espontáneamente a mirar al futuro. Son reconocidos por su visión y por su capacidad de guiar a los demás para alcanzar metas elevadas. Pero no es en el futuro donde se hacen las cosas, sino en el momento actual y por tanto el líder debe estar atento a lo que ocurre en cada momento. El problema surge para decidir cómo distribuir correctamente el tiempo cada día. Maxwell señala que como él no puede hacer todo todos los días se centra en las cosas que considera importantes que son: vivir de acuerdo con sus creencias ( actuar con un propósito trascendente), su familia, sus relaciones ( dedicar tiempo a entender a los demás y a establecer relaciones), su misión personal( en su caso añadir valor a los líderes para que éstos a su vez lo hagan con los profesionales a su cargo) y cuidar su salud.

7.- ¿Estoy invirtiendo mi tiempo en estar con las personas adecuadas? El mayor legado que puede dejar un líder es el de dejar líderes. Esto supone buscar y encontrar a las personas adecuadas e invertir en ellas continuamente. El autor propone los siguientes factores, que son los que él considera para seleccionar a candidatos potenciales:

a).- Influencia: ¿Son capaces de influir en otras personas?

b).- Capacidad: ¿Tienen el potencial de crecer y desarrollarse?

c).- Actitud: ¿Sienten el deseo de crecer y de desarrollarse?

d).- Química: ¿Nos gustamos?; ¿Existe sintonía entre nosotros?

e).- Pasión: ¿Están automotivados?

f).- Carácter: ¿Son equilibrados?

g).- Valores: ¿Son nuestros valores compatibles?

h).- Trabajo en equipo: ¿Tienen la capacidad de trabajar bien en equipo?

i).- Apoyo: ¿Me añaden valor a mí?

j).- Creatividad: ¿Son capaces de ver posibilidades en lo que parece imposible?

k).- Opciones: ¿Su contribución me facilita opciones y posibilidades?

l).- 10 por ciento: ¿Son de los 10% mejores miembros del equipo?

Este trabajo continúa aquí…

Licencia de contenido del blog de “Hablemos de liderazgo”

Publicado en Hablemos de Liderazgo. Post original aquí.

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El Arte de la Ejecución en los Negocios

Por Alexis Codina

ejecucion-21“En muchas ocasiones, tras un brillante análisis estratégico, las empresas formulan una estrategia que, una vez puesta en marcha, fracasa. El problema no reside sólo en saber adónde ir sino en ponerlo en marcha” – Bill Gates

El Presidente de la Microsoft no es el único preocupado sobre este asunto. Strickland, Quinn, Jones, y otros “gurús” de la dirección estratégica, también se han referido al problema. Mintzberg, analiza las “estrategias emergentes” que se adoptan cuando las “estrategias formalizadas” no funcionan, por inconsistencia en su formulación o cambios en el entorno, entre otros intentos de abordaje del tema.

No obstante, los textos y materiales sobre “dirección estratégica” se extienden en la explicación de conceptos y procesos para la formulación de la estrategia, sin analizar específicamente los problemas de su “ejecución”. Lo más cercano a esto es lo que presentan en los capítulos referidos a los “soportes” de la estrategia, donde generalmente incluyen: la estructura, los sistemas de información y control, y el liderazgo, entre otros.

Una práctica que han utilizado las corporaciones para enfrentar esto es el nombramiento de un “Ejecutivo de Estrategia”, al más alto nivel de dirección. En su biografía sobre Matsushita, Kotter informa que el empresario japonés asumió este cargo, en los últimos años de su actividad empresarial. Mintzberg ha criticado esto, en su trabajo “Auge y caída de la planificación estratégica”, publicado a mediados de los años noventa, señala “como en la administración científica, se separó el pensamiento de la actuación creándose una nueva función “planificadores estratégicos”. La razón principal de su crítica es que “la planeación estratégica (análisis) no es pensamiento estratégico (síntesis)”.

El tema ha tomado más vigencia en los últimos años. Dos evidencias, un trabajo reciente que presenta los resultados de una investigación sobre lo que hace el “Ejecutivo de Estrategia” y el “bestseller” de Charan y Bossidy “El arte de la ejecución en los negocios”, que comentaremos a continuación.9789708120487

El Ejecutivo de Estrategia

En artículo reciente publicado en una revista de negocios, titulado “Nuevo cargo: Presidente Ejecutivo de Estrategias”, sus autores T. Breene y P. Nines, investigadores de una firma consultora internacional, plantean que “nuestra investigación sumada a muchos años de trabajo con lideres en importantes compañías, nos confirma que los Pdtes. Ejecutivos están formalmente pasando las riendas de la ejecución de la estrategia a individuos reconocidos por una variedad de cargos, pero con el paso del tiempo se les está conociendo como Pdtes Ejecutivos de Estrategias (CSO-Chief Strategy Officers)”.

Los autores se dedicaron a estudiar un grupo de ejecutivos CSO: ¿quiénes son realmente? ¿cuál es su obligación?, ¿qué los hace exitosos?. Estos ejecutivos, en realidad, no son estrategas que conducen una planeación a largo plazo desde una posición aislada. Mas bien son ejecutivos con gran experiencia y una fuerte inclinación hacia la estrategia, que han liderado grandes iniciativas o importantes negocios y “han sudado distintas camisetas antes de asumir su rol definitivo”, destacan.

Los CSO que entrevistaron y estudiaron, en su gran mayoría, tenían una rica experiencia en la formulación de estrategias pero, paradójicamente, esta experiencia no era lo que dominaba sus carreras. Casi todos ingresaron a sus compañías para desarrollar funciones en planeación y administración y tuvieron que pasar varios años antes de ocupar un cargo relacionado con las estrategias.

Plantean que el CSO, algunas veces, funciona como una especie de mini-CEO, (Chief Executive Officer), como alguien que debe supervisar los asuntos que enfrenta la compañía, desde una perspectiva mas amplia,“En el transcurso de una semana gasto mi tiempo en innovación al consumidor, procesos de outsourcing, expansión internacional, comunicaciones, adquisiciones”, les informó uno de los entrevistados.

En su investigación, identificaron que estos ejecutivos están cargados con tres tareas cruciales, que “cuando se juntan forman la definición mas precisa de “ejecución de la estrategia”. Estas tareas son las siguientes:

1- Generar compromiso con los planes estratégicos claros.

El CEO y el equipo de liderazgo de las compañías son los que crean la visión estratégica y fijan su curso de acción. No obstante, en las grandes empresas, para muchas personas esta visión puede estar empañada, lo que puede generar resistencia y entorpecer su ejecución. El deber del “Ejecutivo de Estrategia”, es asegurarse de que todos los empleados entienden al detalle el plan estratégico y sepan cómo está conectado el trabajo de cada uno con los objetivos corporativos.

2- Impulsar un cambio inmediato.

Se centran en garantizar los cambios que resulten necesarios para el logro de la estrategia de la compañía. Es lo que Kotter plantea en sus “Ocho pasos para transformar la organización”, donde incluye: eliminar los obstáculos para el cambio, modificar sistemas y estructuras que no se corresponden con la visión y la estrategia, así como estimular las ideas y actividades que se salgan de lo tradicional, pero que resulten vitales para el logro de la estrategia.

3- Impulsar la toma de decisiones que soporten el cambio organizacional.

Una estrategia que está clara un día, puede resultar turbia al día siguiente, por cambios en la gente y en el entorno, plantean. El alineamiento se puede debilitar y luego resquebrajar si no se refuerza continuamente. Los CSO por tanto, deben asegurarse de que los miembros del equipo de liderazgo lleguen a un acuerdo en las decisiones estratégicas. Igualmente, que se asegure de que las decisiones no se desvanezcan o se ignoren mientras lleguen a toda la organización. El CSO debe ser la persona que puede entrar en cualquier oficina y hacer pruebas para ver si las decisiones que se están tomando están alineadas con la estrategia.

Plantean que, para cumplir cabalmente sus funciones, el “Ejecutivo de Estrategias” exitoso utiliza un puñado de principios de alto nivel. Según su investigación, la mayoría de los CSO distribuyen su tiempo de una manera justa entre la formulación de estrategias y su ejecución. Entre sus comportamientos más identificados están:

Le importan y trabajan sobre tres horizontes temporales:

1-La razón de ser del negocio a corto plazo (Horizonte 1).

2-Construir negocios emergentes a mediano plazo (Horizonte 2).

3-Crear opciones viables a largo plazo (Horizonte 3).

A corto plazo debe acelerar la toma de decisiones y su ejecución. A mediano plazo agrega valor al construir y ejecutar estrategias de clase mundial. A largo plazo, su papel se puede convertir en una herramienta efectiva para planeaciones eficientes en lo sucesivo.

Establecen un equilibrio entre formulación y ejecución.

No obstante, la balanza está más inclinada a la ejecución. “El dinero se hace ejecutando, no
diseñando estrategias”, les planteó un CSO.

Ejercen influencia apropiada.

Debe ser experto en ejercer influencia en otros ejecutivos que puedan ser escépticos (mas del 50% dijo que esta habilidad es crucial).

Desarrollan conocimientos en tecnología de información y recursos humanos.

Para viabilizar la puesta en práctica y “operacionalizar” aspectos cruciales de la estrategia.

Finalmente, se preguntan “¿Por qué el CSO?. Sobre esto señalan que: la rápida volatilidad de los mercados, la acelerada globalización, el surgimiento de nuevas tecnologías, la convergencia industrial y los cambios en la fuerza laboral, han contribuido a generar un entorno en el que la planeación de arriba hacia abajo necesita balancearse con una ejecución rápida y ágil. Esta es la razón que ha llevado a muchas compañías a contratar un “Ejecutivo de Estrategia”.

El Arte de la Ejecución en los Negocios, según Charan y Bossidy

Ram Charan, un “gurú” de estrategias de negocios, después de más de tres de décadas como asesor de líderes de negocios y consejos de administración en empresas de diferentes países llegó a la siguiente conclusión: “La ejecución es una disciplina olvidada por la mayoría de las empresas. No es un conjunto de tácticas. Es la habilidad para llevar a la práctica la estrategia planeada”.

Con el objetivo de proponer estrategias y prácticas para enfrentar esto, trabajó con Larry Bossidy, Presidente de Honeywell Internacional, y antes alto ejecutivo de General Electric, que también compartía esta preocupación y publicaron en el 2002 “El Arte de la ejecución en los negocios”, que resultó el Bestseller No. 1 del Wall Street Journal. En la portada, una nota de Jack Welch “Una obra extraordinaria que demuestra cómo llevar a la práctica las grandes ideas”.

Charan plantea que comenzó a identificar el problema de la ejecución hace más de tres décadas, al observar que los planes estratégicos, frecuentemente, no funcionan en la práctica. Al organizar reuniones en los niveles directivos analizó y se dio cuenta de que los líderes hacen demasiado énfasis en lo que denomina “estrategia de alto nivel, el aspecto intelectual y filosófico, pero que no hacen suficiente énfasis en la implementación”. El problema que identificó es que la gente piensa que la ejecución es un aspecto táctico del negocio, algo que los líderes delegan mientras enfocan su atención en lo que consideran “aspectos más importantes”. Considera que esta idea está completamente equivocada señalando que “La ejecución no es solamente táctica; es una disciplina y un sistema. Debe ser construida como parte de su estrategia y su cultura”.

Señalan que la ejecución no sólo es el tema más importante que enfrentan los negocios hoy en día sino que, además, es algo que nadie ha explicado de manera satisfactoria. La comparan con otros temas como “estrategia”, “desarrollo del liderazgo”, o “innovación”, que no constituyen “retos intelectuales” y que pueden resolverse contratando servicios de consultoría. No sucede lo mismo con la “ejecución” que “casi nadie comprende lo que es”. Para comprenderla es necesario tener en mente tres aspectos:

  1. La ejecución es una disciplina y es parte integral de la estrategia.
  2. La ejecución es la principal tarea de un líder de negocios.
  3. La ejecución debe ser el elemento fundamental de la cultura de una organización.

Definen la “ejecución” como el proceso sistemático de discutir rigurosamente los cómo y los qué, cuestionar, dar seguimiento con tenacidad y asegurar la rendición de cuentas. Incluye hacer suposiciones sobre el ambiente de negocios, evaluar la capacidad de la organización, vincular la estrategia a las operaciones y las personas que van a implementar la estrategia, sincronizar a esas personas y sus diversas disciplinas y vincular las recompensas a los resultados. También incluye mecanismos para cambiar las suposiciones (paradigmas) conforme cambia el ambiente de negocios, así como ampliar la capacidad de la compañía para superar los retos de una estrategia ambiciosa.

Antes de presentar sus propuestas sobre lo que consideran los “tres procesos clave de la ejecución” plantean lo que consideran las “Siete conductas esenciales de un líder a cargo de la ejecución”, que son las siguientes:

  1. Conoce a tu personal y a tu negocio.
  2. Insiste en ser realista.
  3. Fija metas y prioridades claras.
  4. Da seguimiento a las metas.
  5. Recompensa a quienes hacen las cosas.
  6. Amplía la capacidad de las personas.
  7. Conócete a ti mismo.

Los tres procesos clave de la ejecución.

Charan y Bossidy consideran que, el corazón de la ejecución, consiste en tres procesos: la gente, la estrategia y las operaciones. Cada negocio utiliza estos procesos pero, muy frecuentemente, son considerados de manera separada. Normalmente, los ejecutivos de alto nivel dedican medio día al año para revisar los planes de: personal, la estrategia y las operaciones. La gente se sienta de manera pasiva a mirar las presentaciones en power point. Pero, no preguntan, no debaten, se marchan sin compromisos con los planes de acción que ayudaron a formular.

A continuación, un resumen apretado de algunas de las ideas principales que plantean sobre cada uno de los tres procesos fundamentales de la ejecución.

1- El proceso del personal: creando el vinculo entre la estrategia y las operaciones.

Consideran que este es el aspecto fundamental. En última instancia, es el personal de una organización quién juzga cuando están cambiando los mercados, quién crea las estrategias basadas en esos juicios y quién convierte las estrategias en realidades operacionales.

Un proceso de personal vigoroso logra tres cosas:

  1. evalúa a los individuos de manera precisa y a profundidad;
  2. proporciona un marco de referencia para identificar y desarrollar el talento de liderazgo que la organización requerirá para ejecutar sus estrategias y;
  3. integra los niveles sucesivos de liderazgo que constituyen la base para un plan de sucesión adecuado.

Muy pocas compañías logran todos estos objetivos. Una de las grandes carencias del proceso tradicional de personal es que está orientado al pasado y se enfoca en evaluar los trabajos que las personas realizan actualmente. Es más importante determinar si los individuos pueden desempeñar los trabajos del mañana, destacan.

Los elementos que señalan como fundamentales para garantizar un proceso de personal “vigoroso” son:

  • Vincular a las personas con las metas estratégicas en el corto plazo (0-2 años), mediano plazo (2 a 5 años) y el largo plazo, (los tres horizontes temporales que trabajan los “Ejecutivos de Estrategia”), así como a las operaciones.
  • El desarrollo de distintos niveles de liderazgo por medio del mejoramiento constante, la cadena de sucesión y la reducción del riesgo de retención.
  • La decisión sobre qué hacer con las personas de bajo desempeño.
  • La transformación de la misión y las operaciones del área de recursos humanos.

“Vincular a las personas con las metas estratégicas” implica identificar las habilidades fundamentales que son necesarias para lograrlas, evaluar a las personas que desempeñan esos cargos, desarrollar sus capacidades o, en su defecto, contratar nuevo personal.

El “desarrollo de distintos niveles de liderazgo” se refiere a contar con líderes “promisorios” y susceptibles de ser promovidos a distintos niveles. Necesitas evaluarlos hoy mismo y decidir qué necesita cada líder para prepararse para asumir responsabilidades más amplias.

Sobre esto, presentan una “Matriz de evaluación de liderazgo” que combina dos variables: el “Desempeño” (qué ejecutivos de ventas obtienen los mayores contratos) y la “Conducta” (quienes colaboran con otros y quienes trabajan solos). Los resultados los evalúan como: Potencial alto, Puede ser promovido, Profesional experimentado, Demasiado nuevo, Necesita cambiar de empleo, entre otros. También precisan las medidas de desarrollo que deben tomarse para el “mejoramiento continuo” de cada cual.

Sobre el “manejo de las personas con bajo desempeño” reconocen que, el mejor proceso de personal no siempre consigue que “las personas correctas ocupen los puestos adecuados y que todos se desempeñen bien”. Plantean que, a veces, algunos gerentes son promovidos más allá de su capacidad y requieren ser ubicados en puestos de menor nivel (el llamado “Complejo de Peter”, “la gente es ascendida hasta su nivel de incompetencia”). Otros, simplemente, deben ser despedidos. La prueba final para un proceso de personal consiste en saber qué tan bien distingue entre estos dos tipos y qué tan bien manejan los líderes las dolorosas decisiones que deben tomar.

En una “cultura centrada en la ejecución” la función del área de recursos humanos es más importante que nunca antes, destacan. Su trabajo debe integrarse al proceso del negocio, estar más vinculado a la estrategia y las operaciones. En su “nueva función”, se orienta más al reclutamiento y se convierte en una fuerza más poderosa para lograr el avance de la organización, en comparación con su típica función de “staff”.

Bossidy, en su práctica gerencial, se plantea: “tener buenos empleados y capacitarlos mejor y más rápido que nadie más. Necesitamos tener programas educativos que se enfoquen en los principales temas y problemas de negocios que tenemos. La función del área de recursos humanos es ayudarme a resolver estos problemas”.

2- El proceso de la estrategia: creando el vínculo con el personal y las operaciones.

La meta básica de cualquier estrategia es muy sencilla: ganar la preferencia del cliente y crear una ventaja competitiva sostenible, al mismo tiempo que aporte dinero suficiente para los accionistas. La estrategia define la dirección del negocio y lo posiciona para avanzar en esa dirección. ¿Por qué fracasan entonces tantas estrategia?, se preguntan estos autores.

Señalan que pocas personas comprenden que un buen proceso de planificación estratégica también requiere prestar atención cuidadosa “a las maneras de ejecutar la estrategia”. Una estrategia vigorosa no es la recopilación de números. Su esencia y detalle debe provenir de las mentes de las personas que se encuentran más cercanas de la acción y que comprenden sus mercados, sus recursos, sus fortalezas y debilidades, destacan.

Un plan estratégico debe ser un plan de acción en que puedan confiar los líderes del negocio para alcanzar los objetivos del mismo. Al crearlo, deben preguntarse si su organización puede hacer las cosas que son necesarias para lograr las metas y cómo puede hacerlas. Un plan como ese comienza con la identificación y definición de los aspectos fundamentales que respaldan la estrategia. ¿Cómo está posicionada su empresa en su ámbito de negocios, incluyendo oportunidades y amenazas en el mercado, sus ventajas y desventajas competitivas?. Después de esclarecer esto, ¿tiene la capacidad organizacional para ejecutar el plan? ¿qué necesita hacerse a corto y mediano plazo para lograr que el plan funcione a largo plazo?, entre otras preguntas.

Al igual que Mintzberg, consideran que el proceso de formulación de la estrategia no es un trabajo de “planificadores y especialistas”. Es una tarea de la Alta Dirección. El proceso de intercambio debe estar presidido por el jefe máximo, con la participación de los principales líderes que garantizan la ejecución. Estos últimos podrán recoger criterios entre su personal, para enriquecer los intercambios.

Destacan que, un buen proceso estratégico, es uno de los mejores instrumentos para enseñar a la gente la “cultura de la ejecución”. En el intercambio, las personas aprenden sobre el negocio y el entorno externo, no sólo información y hechos, sino cómo analizarlos y hacer uso de los criterios debatidos. Las personas descubren perspectivas nuevas y desarrollan su juicio y su intuición. Aprenden de los errores. La discusión de estos aspectos crea entusiasmo y espíritu de equipo. La energía que se crea con la discusión fortalece el proceso, plantean. Para esto, es necesario que el proceso sea inclusivo, interactivo, creativo, incluir un debate sólido, con un intercambio vigoroso orientado a la “cultura de la ejecución”. Los participantes deben marcharse con conclusiones de la discusión y, una vez que han asumido la responsabilidad por sus partes del plan, el líder debe darle seguimiento.

A diferencia de otros “modelos de planeación estratégica”, que se centran en los ¿qué?, estos autores plantean centrarse en los “¿cómo?”, para verificar las posibilidades de lograr los “¿qué?”. Sobre las preguntas claves para la formulación de un plan estratégico no plantean nada diferente a lo que plantean otros autores. Algunas se comentaron en párrafos anteriores: ¿situación y tendencias del ambiente externo? ¿evolución del mercado de negocios? ¿clientes? ¿competidores? ¿fortalezas y debilidades? (de la compañía y de sus competidores principales), entre otras.

Dedican atención especial a la pregunta: ¿Puede el negocio ejecutar la estrategia?. Sobre esto, señalan que un asombroso número de estrategias fracasan debido a que los líderes no realizan evaluaciones realistas sobre si la organización puede ejecutar el plan. Bossidy plantea la necesidad de hacerse un conjunto de preguntas que permitan evaluarse de 1 a 10 puntos, para identificar la posibilidad de ejecutar la estrategia.

Destacan la conveniencia de tener metas a corto, mediano y largo plazo, para poder monitorear mejor los resultados y realizar los ajustes que resulten necesarios, en función de los cambios que se produzcan en el entorno, en los mercados, en los clientes, en la competencia. También señalan la necesidad de tener claros “la media docena de aspectos críticos que pueden dañar el negocio, impedirle aprovechar oportunidades o alcanzar sus objetivos”, para dedicarle la atención requerida. “Muchas estrategias fracasan debido a que los aspectos críticos no son tomados en consideración”, señalan.

3- El proceso de las operaciones: creando el vínculo con la estrategia y el personal.

Cuando Charan y Bossidy hablan de las “operaciones”, no se refieren a las operaciones clásicas de una empresa (logística, tecnología, marketing, etc.), aunque pueden incluirlas, sino a las que “operacionalizan” la estrategia, es decir, que posibiliten su ejecución. Se trata de “un proceso vigoroso centrado en un plan operativo que vincula la estrategia y el personal a los resultados”.

El proceso de estrategia define adónde quiere ir el negocio, el proceso de personal define quiénes lo van a llevar a ese lugar. El plan operativo proporciona el camino para esas personas. Divide la meta a largo plazo en objetivos a corto plazo. El cumplimiento de los objetivos de “aquí y ahora” obliga a que se tomen decisiones y que las mismas sean integradas en toda la organización, tanto inicialmente como en respuesta a los cambios en las condiciones de negocios.

Un plan operativo incluye los programas que el negocio va a completar en el curso de un año para alcanzar los niveles deseados en objetivos como: ganancias, ventas, márgenes de utilidad y el flujo de efectivo. Entre esos programas se encuentran: el lanzamiento de productos, el plan de mercadotecnia, un plan de ventas que aproveche oportunidades del mercado, un plan de manufactura que estipule los niveles de producción y un plan de productividad que mejore la eficiencia. Las premisas sobre las que se base el plan operativo están vinculadas a la realidad y son debatidas entre el personal de finanzas y los líderes de línea que tienen que ejecutar.

El plan operativo especifica la manera en que las diversas partes de un negocio se sincronizarán para lograr los objetivos, contempla las modificaciones que será necesario realizar, así como prever contingencias sobre las cosas que pueden salir mal o que pueden ofrecer oportunidades inesperadas.

Plantean que han percibido tres grandes fallas en la elaboración del presupuesto o el proceso de operaciones en la mayoría de las compañías:

  1. El proceso no permite un diálogo vigoroso sobre las premisas del plan.
  2. El presupuesto es elaborado en función de los resultados que los gerentes de más alto nivel desean, pero no especifica los programas de acción que permitirían que esos resultados se conviertan en realidad.
  3. El proceso no proporciona oportunidades para dirigir a las personas de manera que éstas aprendan sobre la totalidad del negocio, ni permite desarrollar la “arquitectura social” que consiste en trabajar juntos en una causa común.

Estos planes operativos están basados típicamente en un presupuesto que ha sido preparado previamente.“Esto está al revés- plantean- el presupuesto debería ser la expresión financiera del plan operativo y de los planes subyacentes generados por los componentes del negocio, en vez de que estos sean la expresión de aquél”.

Señalan que, muchas grandes empresas, demoran semanas y meses preparando el presupuesto, que tiene un enfoque puramente contable. “Esto es innecesario y una gran pérdida de tiempo”, destacan. Comentan ejemplos de empresas grandes que lo preparan en una sesión de tres días, con la participación de todos los que reportan directamente al líder de la unidad de negocios, tanto de línea como de “staff”. Previamente, todos han recibido información sobre la premisas generales respecto al ambiente exterior, análisis de la competencia, y los objetivos financieros y de otro tipo para el año, trimestre por trimestre.

La reunión se enfoca al 20% de los rubros principales, que representan el 80% del efecto de los resultados del negocio. El líder comienza la reunión pidiendo que cada función presente sus planes de acción para cumplir las cifras planteadas, cuestiona las premisas- para probar su validez- y pregunta ¿cómo afectará cada plan de acción a los otros negocios o actividades?. Por ejemplo, si un gerente plantea reducir su precio para generar más volumen, eso afectará al área de manufactura: ¿Cuáles serán los costos agregados?, ¿Exigirá tiempos extra?.

Una vez que todos expresan su opinión, trabajan en grupos durante 1-1,5 hora y cada gerente discute la información con su equipo de trabajo. Cuando el grupo vuelve a reunirse en plenario, vierten la información en un programa computarizado de hoja de cálculo común. Con esto, pueden ver “en tiempo real”, qué cosas tienen sentido y, también, cómo pueden sincronizarse con los demás componentes. A continuación, realizarán nuevamente el proceso, lo cuestionarán, volverán a darle forma y a refinarlo. Generalmente, terminarán de hacerlo después de cuatro ciclos, según la experiencia que plantean. “Con esto, también descubrirás que se trata de un poderoso ejercicio de creación de equipo”, concluyen.

Destacan la importancia de la “sincronización” para lograr la excelencia en la ejecución y proporcionar energía a la compañía. Esto significa que todas las partes de la organización tienen premisas comunes sobre: el ambiente externo para el año de operaciones, y una comprensión común de los aspectos fundamentales. La sincronización incluye hacer que las metas de las partes interdependientes correspondan entre sí, y lograr que haya una vinculación de sus prioridades con otras partes de la organización. Cuando las condiciones cambian, la sincronización vuelve a alinear las múltiples prioridades y reasigna los recursos.

Plantean que el debate sobre las premisas es una de las tareas más importantes de una revisión de operaciones; no sólo las premisas generales, sino las que se vinculan específicamente con sus efectos en el negocio, segmento por segmento y artículo por artículo. Es una de las fallas que tiene la revisión de presupuestos. “No puedes fijar metas realistas hasta que hayas debatido las premisas sobre las que se basa”, destacan.

Las “premisas” cubren muchos campos. Los más importante: ¿Quién es el cliente? ¿Cómo compra y por qué? ¿Cuál es su necesidad? ¿Qué está haciendo la competencia? ¿Es tu propuesta de valor lo suficientemente buena?. Si estas en un negocio industrial ¿Quién es el cliente de tu cliente?. Sus problemas y necesidades van a afectar a tu cliente. Otras preguntas ¿Cómo reaccionarán tus competidores ante tus acciones? ¿Modificarán sus precios? ¿Qué sabes acerca de los productos que piensan introducir?. Tus proveedores ¿Serán capaces de entregar suficientes insumos justo a tiempo a los precios correctos?. Otras esferas sobre las que recomiendan hacerse preguntas: tus canales de distribución, las perspectivas de la economía.

Una vez fijadas las premisas, el siguiente paso es la creación del plan operativo. Es un proceso de tres partes:

  1. Fijar los objetivos;
  2. Desarrollo de los planes de acción, incluyendo los cambios necesarios entre los objetivos de corto plazo y las metas de largo plazo y;
  3. Identificar áreas en las que las personas pueden desarrollar planes de contingencia.

Finalmente, obtienes el acuerdo de todos los participantes, estableces medidas para dar seguimiento, con el fin de asegurarte que las personas están cumpliendo con sus compromisos o para implementar medidas correctivas si no lo hacen.

Cualquier buena revisión termina con las conclusiones y el seguimiento. Bossidy comenta una técnica que aplica. Al concluir la sesión de “operaciones” envía a cada responsable un memorándum donde precisa los detalles de los acuerdos que le corresponde cumplir. Los otras dos partes del seguimiento son: los planes de contingencia y las revisiones trimestrales.

Concluyen su libro con una “Carta a un nuevo líder”. Entre las cosas que le sugieren están:

  • Tomar en consideración qué habilidades son necesarias para desempeñar tu trabajo y cómo se comparan con las que tienes.
  • ¿Qué tan bien conoces a tu organización?. Asegúrate de ir a los lugares donde tiene lugar la acción, de hablar con personas de todos los niveles, de formularles preguntas y de escuchar sus respuestas.
  • Conocer, desde el inicio, las ideas y comportamientos de las personas que se encuentran bajo tu dirección.
  • Estar abierto a las opiniones que difieren de las tuyas y poner en práctica los diálogos honestos e inclusivos que permitan que la realidad salga a la luz.
  • Darle importancia a lograr que las cosas se hagan, ganar y atraer a las mejores personas, con el talento más diverso.
  • Necesitas conocer al menos a la tercera parte de las personas más importantes de tu unidad en lo que se refiere a su desempeño y potencial de crecimiento.
  • Dado que la compensación es el motor último del desempeño, debes asegurarte de que tu sistema recompense a quienes hacen las cosas.
  • Te alentamos a que compares a tu personal con el de tus competidores, a que preguntes si el parámetro de desempeño es lo suficientemente alto y las personas tienen la disciplina necesaria para ganar de manera consistente.
  • Contar con un proceso de estrategia correcto es crucial par tu éxito de largo plazo y el de tu organización. ¿Están impulsando el proceso tus líderes de negocio o lo han delegado en planificadores aislados y desconectados con la realidad?. ¿Tiene el plan la información correcta para permitir una evaluación precisa de tu posición en comparación con la de tus competidores?. ¿Está lo suficientemente detallado el plan para que tu personal pueda ver la manera en que pueden lograr el mejoramiento, tanto del crecimiento como de la productividad?.La lista de lo que debes conocer puede ser interminable, pero hay tres aspectos que se destacan:
    1. Uno, asegúrate que tú y tu personal realmente comprenden a tus clientes, sus necesidades, sus conductas de compra, sus preferencias. La comprensión de los clientes es la base del éxito en los negocios.
    2. busca siempre las maneras para mejorar los resultados mediante la implementación de iniciativas.
    3. conserva y mejora tu honestidad intelectual, de manera que siempre seas realista. Ve las cosas como son y no como te gustaría que fueran.

Conclusiones

  1. Tanto empresarios como académicos y consultores en “dirección estratégica” están insatisfechos y preocupados por el problema de la “ejecución” de las estrategias.
  2. Los textos y bibliografía sobre “planeación (dirección) estratégica”, en general, se extienden en presentar los conceptos principales de esta disciplina (identidad, misión, visión, valores, factores críticos de éxito, áreas de resultados clave, objetivos estratégicos, estrategias, planes de acción, etc.), así como de los “procesos estratégicos” (análisis del entorno, de la competencia, de los clientes, matriz FODA, etc.). Los temas más cercanos al proceso de ejecución, los tratan en las secciones que denominan “Soportes de la Estrategia”, donde incluyen temas como: estructura, liderazgo, sistemas de información y control, cultura organizacional, entre otros.
  3. Muchas grandes empresas han intentado atender este problema creando el cargo de “Ejecutivo de Estrategia”, cuyas tareas principales están relacionados, no con la formulación de la estrategia, sino con atender todo lo que garantice su puesta en práctica, actuando sobre los diferentes niveles de la organización, integrando esfuerzos, generando sinergias, entre otras tareas.
  4. Ram Charan, un “gurú” de los temas de estrategia muy reconocido, después de tres décadas de preocupaciones y frustraciones en esta esfera unió esfuerzos con Larry Bosidy, Presidente de la Honeywell Internacional, y publicaron en el 2002 (primera edición en inglés), un libro con el sugestivo título “El Arte de la Ejecución en los Negocios”, donde desarrollan enfoques y herramientas de lo que consideran pudiera contribuir a garantizar una “ejecución” efectiva.
  5. Llegan a la conclusión de que “casi nadie comprende lo que es la ejecución”. Plantean que, para comprenderla, es necesario tener en mente tres aspectos: 1-La ejecución es una disciplina y parte integral de la estrategia; 2-La ejecución es la tarea principal de un líder de negocios y; 3-La ejecución debe ser el elemento fundamental de la cultura de la organización.
  6. Entre las “conductas esenciales de un líder a cargo de la ejecución” plantean: conocer a su personal y al negocio, ser realista, fijar metas y prioridades claras, dar seguimiento a las metas, recompensar a quiénes logran que las cosas “se hagan”, desarrollar las capacidades de su gente y conocerse bien a sí mismo.
  7. Consideran que, los tres procesos fundamentales para garantizar una ejecución exitosa, son: 1-El proceso de personal; 2-La estrategia y; 3-Las operaciones.
  8. Los aspectos principales del “proceso de personal” son: vincular a las personas con las metas estratégicas a corto, mediano y plazo; el desarrollo de distintos niveles de liderazgo; las decisiones sobre qué hacer con las personas de bajo desempeño y; la transformación de la misión y operaciones del área de recursos humanos de la organización.
  9. Sobre el “proceso de la estrategia”, destacan las preguntas claves que, generalmente, se hacen para esto: ¿cuál es la situación del ambiente de negocios?, ¿quiénes son nuestros clientes y competidores?, ¿cómo estamos posicionados?, ¿con qué contamos?, entre otras. A diferencia de otros enfoques que se centran los “¿qué debemos (podemos) hacer?”, plantean darle preferencia a los “¿cómo vamos a lograr lo que queremos?. Proponen utilizar enfoques audaces, pero realistas.
  10. Lo que llaman “proceso de operaciones”, es el conjunto de actividades que deben realizarse y priorizarse para garantizar la ejecución. Le otorgan especial significación al intercambio entre las diferentes unidades de la organización, de manera que todos tengan claro cómo deben tributar a los objetivos estratégicos y qué implicaciones tienen sus acciones en otras esferas, procurando una retroalimentación y consenso, para lograr el éxito.
  11. En una supuesta “Carta a un nuevo líder” le proponen centrarse en tres cosas: 1-Asegurarse de que todos en su área comprenden bien a sus clientes, sus necesidades, sus preferencias; 2-Buscar siempre la manera de mejorar los resultados generando iniciativas y; 3-Conservar y mejorar su “honestidad intelectual”, de manera de ser siempre realistas, ver las cosas “como son” y no “como le gustaría que fueran”.
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Publicado en De Gerencia. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

Empatía y comunicación. Primera “Aptitud social” de la inteligencia emocional

Estrategia para negociar con personas obstinadas

El autoconocimiento. Primera aptitud de la inteligencia emocional

La empresa con inteligencia emocional

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El arte de ejecutar

El lado humano del cambio. Los 6 comportamientos claves del líder exitoso

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Dirigir personas es administrar emociones

Por Javier Villalba (@j_villalba)

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“Pueden hacer solo cuatro preguntas”, advirtió en una rueda de prensa quien estaba al cargo del equipo de comunicaciones de la Intendencia de La Araucanía, Chile; un hecho noticiable con el que se despacharon algunos medios de comunicación bajo semejante titular: “Cesada una dircom institucional chilena 24 horas después de ser nombrada”.

Un ejemplo reciente que pone de relieve la influencia de lo que hacemos, omitimos, decimos o callamos, pues nuestra conducta ni pasa inadvertida ni es indiferente a los demás y, por el contrario, despierta emociones a resultas de las cuales los interlocutores se posicionan, actúan y proporcionan consecuencias -a favor o en contra-, según sean los sentimientos que haya despertado lo entendido o lo interpretado, con independencia de la intencionalidad que tuviera quien lo hubiera dicho o hecho. Matiz que importa mucho porque dirigir es relacionarse y acertar en el tono de la interacción brinda una ocasión para poder influir, mientras que subvertir las relaciones predispone en contra.

Desde el siglo XVIII el estudio de la intencionalidad humana ha ocupado un papel preferencial, tratando de desvelar los motivos que dirigen el comportamiento de las personas, lo que desde la perspectiva de la administración empresarial tiene una razón de ser: identificar las claves que permitan activar los resortes que movilizan a las personas en la dirección que mejor convenga a sus fines. Propósito que persigue la rentabilidad, el beneficio o también reputarse en un lugar destacado. La obtención de réditos, el incremento de las cuotas de aprovechamiento o la aspiración de formar parte de las elecciones de sus públicos son, por tanto, finalidades legítimas inherentes a la agenda empresarial.

El fundamento no es otro que la constatación de que los motivos tienen la propiedad de traducirse en aspiraciones personales que nos impelen a obrar, siempre de conformidad con dichos anhelos. Deseos que se concretan en propósitos inspiradores que nos instan a la acción. Sabemos que los motivos tienen la propiedad de excitarnos psicofísicamente, impulsándonos a activar nuestro fondo de recursos (bagaje competencial), para ponerlo al servicio (conocimiento en acción) de nuestros deseos. Un proceso de activación afectivo-racional con reflejo somático que en el núcleo es más emocional y en la epidermis es más intelectual y que invariablemente conlleva estados de ánimo exultantes, expectantes o penosos, pero difícilmente neutros, ya que -por principio- la emoción ni puede ser neutral ni es indiferente. Estados emocionales que, además, sabemos que impactan favorable o negativamente en la salud de las personas.

Establecer relaciones positivas

El arte de la dirección de personas consiste en movilizar voluntades, a lo que se llega estableciendo relaciones positivas con los colaboradores, un tipo de interacciones que no resulta posible afirmar si antes no se toma conciencia de cómo uno mismo es afectado por los demás. Resulta fácil inferir que un dirigente ha de invertir en su propio conocimiento como persona (autoanálisis), ya que es el primer interesado en aprender a controlar sus reacciones. Quien dirige no se puede permitir el lujo de malograr una relación con quienes dependen de él o de ella.

Mantener interacciones empáticas

Gestionar emociones no se resuelve solo conociéndose y regulando el propio comportamiento, es imperativo desarrollar empatía, sentir aprecio por las personas con quienes se trabaja, lo que resulta imposible si no se siente verdadero interés por quienes representan el respaldo del trabajo directivo. Empatizar significa estar en concordancia, comprender desde la perspectiva del otro, ser capaces de acordar o de discrepar conociendo unas y otras razones, caer en la cuenta de los motivos propios y ajenos, cobrar conciencia de que las perspectivas son diversas y de que es posible convenir y respetarse en el desacuerdo. La empatía es un acto de generosidad que silencia los propios clamores para dar espacio a la escucha nítida de los susurros de los otros y, sin renunciar a la propia visión, poder adoptar puntos de vista ajenos para comprender sus motivos; un conocimiento clave para movilizar voluntades. Ser empático, entonces, nos lleva a asumir la estrategia de comportarnos considerando las anclas de comprensión de los otros; una manera de solidarizarse sin perder la propia identidad. Se trata de comprender y hacernos comprensibles.

Manifestar con asertividad

Lo dicho tiene utilidad en la conversación diaria, una herramienta esencial para aproximar posturas, un uso del lenguaje coloquial referido a los efectos sobre la escucha, pues la pragmática del lenguaje de los dirigentes, y su comportamiento, está siempre en el punto de mira de sus interlocutores, quienes les exigen ser ejemplares.

La empatía no es un camino distinto del de la asertividad; una y otra se complementan. Representa un acto de afirmación mediante el cual dejamos claros nuestros sentimientos o enfoques sin necesidad alguna de zaherir a los demás, un arte declarativo congruente y exento de lesión para terceros que fija el propio posicionamiento respecto de cualquier asunto sin por ello quebrar las relaciones.

Actuar con resiliencia

Un dirigente tiene que saber que no es infrecuente que las interacciones humanas se encuentren afectadas por situaciones adversas, que pueden afectar a los individuos en la esfera laboral o en otras facetas de sus vidas, por lo que la entereza, lo que se viene llamando la resiliencia o la capacidad de sobreponerse ante situaciones difíciles, que conmocionan a cualquiera, es una cualidad de la que deben hacer gala para no afectar negativamente sus relaciones como consecuencia de reacciones o estados emocionales que poco o mucho pueden tener que ver con la situación que les ocupa. La ejemplaridad exige presencia de ánimo y capacidad de afrontamiento, así como saber discriminar en cada situación entre lo que procede hacer y entre lo que no corresponde permitirse.

En los actos decisionales se pone de manifiesto el estilo de liderazgo y son las situaciones difíciles las que marcan la diferencia entre jefes y líderes; por tanto, en el ejercicio de la disciplina directiva, juega un papel crucial la regulación emocional de los dirigentes, estrategia que les faculta para tomar decisiones medidas y certeras, sopesadas y ponderadas.

Encontrar y dar motivos

Lo peor que les puede suceder a quienes dirigen personas es provocar su desinterés, despertar sentimientos de indiferencia o producir desapego respecto de la causa en la que es misión suya involucrarlas. Dar un paso en la dirección contraria es encontrar el punto de conexión entre los motivos de las personas y la causa en la que tienen la responsabilidad de involucrarlas. Establecer relaciones positivas con los colaboradores es condición indispensable.

Foto:  Magle.dk

Publicado en Con tu Negocio. Post original aquí.

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Las Neuronas Espejo y el aprendizaje

por Celia Rodríguez Ruiz

10 Consideraciones para educar con nuestros actos, activando las neuronas espejo de los niños y niñas.

Las neuronas espejo, descubiertas por Rizzolatti en el año 1996, son un tipo de neuronas que se activan cuando una persona ejecuta una acción pero lo que las hace especiales es que también se activan,  cuando sin ejecutarla, la persona observa la ejecución de la misma acción por otro individuo.

Estas neuronas funcionan como un espejo, reflejando la acción del otro, esto significa que al observar determinadas acciones estamos realizando en nuestra mente las mismas conexiones que si las realizáramos nosotros mismos.

Estas neuronas tienen un papel fundamental en el desarrollo de las capacidades cognitivas ligadas a la vida social, como la empatía (capacidad de ponerse en el lugar del otro), la imitación, el aprendizaje por observación, la interacción, el desarrollo del lenguaje y la comunicación. Por ello el descubrimiento de estas neuronas es uno de los avances más importantes de las últimas décadas.

La importancia de las neuronas espejo

neuronas espejo

Las neuronas espejo son las responsables de nuestra capacidad para captar de forma inmediata el significado de las acciones de los demás y comprender sus intenciones y emociones. Las neuronas espejo se activan cuando vemos a un congénere realizar una acción determinada, como si nosotros mismos estuviéramos realizando esa acción. Esto tiene importantes repercusiones en el aprendizaje. Ya que nuestras acciones van a provocar la activación de las neuronas espejo de los niños y niñas como si ellos mismos estuvieran realizando esa acción.

Algunos ejemplos del funcionamiento de estas neuronas, serían:

  • Si vemos a alguien bailar, en nuestra cabeza se activaran las neuronas motoras correspondientes a esos movimientos.
  • Si vemos un rostro con expresión de asco se activa nuestro cerebro igual que si oliéramos algo que nos provocará asco.
  • Cuando vemos a alguien llorar, experimentamos una sensación de pena similar a si nos hubiera ocurrido a nosotros algo malo.
  • Las personas alegres, suelen ser más apreciadas porque hacen que en la mente de los demás se pongan en funcionamiento esas mismas neuronas, como si a los demás también les hubiera ocurrido algo alegre.
  • Los bostezos, cuando vemos a alguien bostezar, se nos contagia el bostezo. Las muecas de los bebés que hacen imitando las nuestras.

Repercusiones de las neuronas espejo en el aprendizaje y desarrollo.

  • Las neuronas espejo son las responsables de muchos aprendizajes, ya que al observar como lo hacen otros, nuestra mente pone en funcionamiento las neuronas que nos permiten hacer.
  • Estas neuronas son las bases de la empatía y las consiguientes habilidades sociales.
  • Son la clave del aprendizaje vicario, o adquisición de nuevas conductas por observación de las conductas de otro.
  • Son claves para educar.

Aunque ni nosotros mismos, ni los niños y niñas que nos observan seamos y sean conscientes de ello, nuestros actos provocan la representación mental de los mismos en la mente del pequeño. Por ello es importante prestar especial atención a nuestras conductas y actitudes con los niños y niñas.

  1. Transmite optimismo y alegría, y harás que los niños y niñas experimenten estas emociones positivas.
  2. Evita emociones negativas, ya que provocarás que las experimenten los pequeños.
  3. Cuando eduques o enseñes, deja que el niño/a te vea, te pueda observar como lo haces (ves contándole lo que haces y como lo haces) y permite que él/ella también lo haga. Si le permites observar y hacer, estarás activando dos veces sus neuronas espejo y potenciando la creación de la conexión adecuada para el aprendizaje. Es importante combinar ambos procesos, la observación y el dejar hacer, ya que la acción tiene que estar en el repertorio habitual del niño/a.
  4. Dota al niño/a de interacciones, cuantas más personas observe, más amplio será el abanico de conductas observadas y mayor el número de neuronas espejo activadas.
  5. Puedes inventar un juego de imitación, donde los niños/as tengan que imitar tus actos. En este juego procura que tus actos sean aquellos que quieres reproducir en el niño/a, como leer, recoger, etc.
  6. El proceso de imitación es por lo tanto natural y espontáneo, trata de dirigir este proceso y potenciarás los aprendizajes.
  7. Educa con el ejemplo. Sé siempre un ejemplo del tipo de conductas que pretendes inculcar en los niños y niñas.
  8. Crea un clima de cariño y llénalo de afectos, desarrollarás la capacidad afectiva de los niños y niñas. Las neuronas espejo participan en la creación de vínculos.
  9. Evítales la violencia, los insultos o las conductas perjudiciales. Ya que al observar estos actos, su cerebro los reproduce y prepara a los pequeños para actuar del mismo modo.
  10. Presta atención a tus emociones de miedo o frustración y evita transmitirlas a los niños y niñas.

Celia Rodríguez Ruiz

Psicóloga y Pedagoga

@Celia_RodrigRu

Publicado en Educa y Aprende. Post original aquí.

Para seguir leyendo:

Los comportamientos sociales explicados por las neuronas espejo

Civilización empática: El altruismo develado por las neuronas espejo

Conoce a las neuronas espejo

Guy Kawasaki: Las neuronas de Gandhi y 5 formas de practicar la empatía

Inteligencia conversacional. El poder de la comunicación (I)

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Desarrollo Personal: 14 claves para mejorar tu asertividad y tus mensajes.

assertivenessAsertividad: 10 Claves Para Sobrevivir Diciendo lo Que Sientes.
Por Pau Navarro.
Habilidad Social.

 

 

¿Has estado alguna vez en una situación parecida a estas?

1. Estás haciendo cola para subir al autobús y alguien se te cuela. Te enfadas pero no te atreves a decirle nada.

2. Un amigo te pregunta si puedes ir a recogerlo al aeropuerto. A pesar de que te va fatal porque tienes mucho trabajo, le dices que sí. No quieres que se enfade contigo.

3. Llevas tiempo pensando que mereces un aumento de sueldo, pero no se lo planteas a tu jefe. Está claro que no es lo más adecuado tal y como están las cosas.

Quizás te hayas sentido identificado con alguna de ellas. En cualquiera de estos casos deberías haber dicho lo que pensabas pero no lo hiciste.

La mayoría de las personas aceptamos pasivamente estas situaciones mientras sentimos como perdemos el respeto por nosotros mismos.

Hasta que a veces llegamos al límite y estallamos de ira, lo que tiene unas consecuencias mucho peores.

Sin embargo hay una tercera forma de responder y de respetarte bastante más eficaz que la simple pasividad o la peligrosa agresividad. Estoy hablando de la asertividad.

En este artículo aprenderás por qué es tan importante, cuáles son sus límites y por qué no todo el mundo puede ser asertivo. También descubrirás 10 técnicas para dominar la comunicación asertiva y los 4 pasos que debes seguir para crear el mensaje asertivo perfecto.

A. ¿Qué es la asertividad?

Si eres lector habitual de este blog probablemente ya conozcas su significado: una forma de comunicarte en la que defiendes tus derechos, expresas tus opiniones y realizas sugerencias de forma honesta y no agresiva.

La asertividad no es más que respetarte a ti mismo respetando a los demás. Decir lo que realmente piensas controlando el mensaje que quieres transmitir para que no sea demasiado agresivo o frágil.

Y aunque en teoría parezca sencillo, en la práctica no lo es tanto.

Sí, puedes aprender a ser más asertivo

Por fortuna la asertividad es un comportamiento que se puede aprender y mejorar. Se trata de una forma consciente de comunicar tus sentimientos sin dejarte llevar por las emociones, y se sustenta sobre la confianza en ti mismo. Y recuerda que la autoconfianza tan sólo puede desarrollarse a través de las experiencias personales, nunca leyendo libros o blogs en casa.

Espero que tampoco creas que ser asertivo solucionará todos tus problemas en la vida, porque no lo hará. Tampoco será apropiado en todas las situaciones porque cada contexto es distinto. Sin embargo, te puedo asegurar que te sentirás más confiado y te comunicarás más efectivamente cuando lo necesites.

Expresar tus verdaderos sentimientos y defender tus derechos puede ser maravillosamente reconfortante. Cuando dices lo que quieres, independientemente de si lo consigues o no, logras vivir de forma más auténtica y feliz.

Te sientes libre.

B. ¿Para qué te servirá ser asertivo?

Ser asertivo sirve para exponer a los demás cuáles son tus verdades deseos y necesidades, y para demostrar dignidad, autoconfianza y respeto por ti mismo.

Lo más interesante es que las peticiones que hagas desde la comunicación asertiva tendrán muchas más probabilidades de tener éxito ya que estarás pidiendo legítimamente que se respete tu punto de vista. Habitualmente te será útil para:

  • Dar tu opinión, hacer una petición o pedir un favor a alguien de forma natural y no como si le estuvieras pidiendo que te perdonase la vida.
  • Expresar tus emociones negativas (quejas, críticas, desacuerdos, etc) y rechazar peticiones sin que los demás se sientan heridos o molestos contigo.
  • Mostrar emociones positivas (alegría, orgullo, agrado, atracción) y hacer cumplidos sin parecer demasiado volátil emocionalmente.
  • Preguntar por qué y sentirte legitimado a cuestionar la autoridad o las tradiciones.
  • Iniciar, continuar, cambiar y terminar conversaciones de forma cómoda y sin la sensación de estar ninguneando o faltando al respeto a nadie.
  • Compartir tus sentimientos, emociones y experiencias con los demás y favorecer que ellos compartan las suyas contigo.
  • Resolver los problemas cotidianos antes de que aparezcan emociones negativas como la ira y el enfado y la situación se descontrole.

Sin embargo, siendo asertivo no lograrás que la gente te quiera, no se enfade nunca contigo, y que te concedan todo lo que deseas. Por mucha asertividad que uses siempre habrá gente que seguirá dándote un no como respuesta si les pides algo que va en contra de sus intereses o valores.

También habrá quien te pueda malinterpretar y tomarse tu mensaje como un ataque personal. Nada es infalible.

C. 5 razones para tener poca asertividad

Seguramente cuando eras pequeño te enseñaron que no debías contradecir a tus padres, familiares y profesores, ¿me equivoco? Esa idea puede llegar a arraigarse y convertirse en una voluntad inconsciente de intentar complacer siempre a los demás para evitar confrontaciones, rechazos, o la sensación de culpa por haber herido los sentimientos de alguien.

A muchos nos educaron en la idea de que siempre debíamos intentar satisfacer y priorizar a los demás, que no era correcto anteponer nuestras propias necesidades por encima de las de los otros, y que cuando alguien decía algo que no nos gustaba debíamos callar.

Pero junto a la educación recibida, existen también otros factores que determinan que no te comportes habitualmente de forma asertiva.

1. Porque tienes baja autoestima y autoconfianza

La falta de asertividad es un círculo vicioso: cuando no eres asertivo probablemente te sientas menos valioso al ver como pisotean constantemente tus derechos, lo que te convertirá en una persona todavía menos asertiva en el futuro.

Recuerda que cuando no defiendes tus derechos o expresas tus emociones, estás invitando a los demás a que te traten de esa misma forma.

2. Por el significado de ciertos estereotipos en tu vida

Algunos roles están directamente relacionados con conductas no asertivas, como por ejemplo ciertos puestos de trabajo de bajo nivel o el rol tradicional de las mujeres en algunas culturas. Todavía en muchos lugares existe el estereotipo de que las mujeres deben ser sumisas mientras que los hombres deben ser agresivos.

La paradoja es que nosotros mismos nos presionamos para actuar conforme el rol que se supone que debemos desempeñar en cada momento: casi todos somos más pasivos y menos asertivos delante del director general que frente el compañero de trabajo con el que compartimos mesa.

3. Porque estás estresado o nervioso

Cuando estás estresado es habitual sentir que estás perdiendo el control de tu vida. En esas situaciones puedes actuar sin pensar y terminar expresando las emociones de forma muy agresiva o incluso extremadamente pasiva, como si nada tuviera ya importancia.

Este comportamiento, de nuevo, alimentará la sensación de ansiedad y probablemente provoque rechazo en los demás, con lo que el círculo vicioso vuelve a alimentarse.

4. Por tu tipo de personalidad

Mucha gente cree que han nacido más agresivos o más pasivos y que no hay nada que puedan hacer para cambiarlo.

Esta afirmación no es correcta del todo. A pesar de que es probable que exista una tendencia natural a reaccionar de una manera u otra, todo el mundo puede aprender a ser más asertivo.

5. Por tus experiencias anteriores

Como he comentado al principio, mucha gente a aprendido a responder de forma no asertiva por imitación de la conducta de sus padres, amigos o roles de referencia. Si siempre has tenido a tu alrededor personas serviciales y complacientes, o agresivas y hostiles, es difícil que aprendas a reaccionar de otra forma.

El primer paso para ser más asertivo es conocer el origen del problema.

D. Las 10 claves para ser más asertivo

A continuación encontrarás una recopilación de técnicas y herramientas que han demostrado ser útiles para mejorar tu agresividad. No es necesario que las interiorices todas, con tan sólo poner en práctica algunas seguro que notas la diferencia.

1. Reemplaza tus pensamientos negativos

Para empezar es clave que sustituyas los pensamientos negativos que te surgen cuando haces valer tus derechos.

Evita pensar cosas como “Soy un mal amigo por no dejarle dinero a mi colega” y cámbialo por una visión más positiva y personal como “Merezco que me respeten y no puedo dejarle dinero a alguien que nunca me lo ha devuelto”.

No puedes cambiar tus emociones, pero sí la forma en que las interpretas.

Tan sólo si estás convencido de que estás en el derecho de expresar tus sentimientos y defender tus ideas podrás comunicarlo sin hacer daño a nadie. Empieza a pensar egoístamente en positivo.

2. Comprende que la gente no puede leerte la mente

Un gran y clásico error de la gente pasiva es suponer que la gente sabe qué está ocurriendo en tu interior.

Quizás creas que tu jefe sabe que quieres un aumento de sueldo, o que tu novia espera que la invites a una cena romántica, o que tu amigo sabe lo mucho que te molesta que le dejes un videojuego y que luego no te lo devuelva.

Sin embargo la gente no suele tener ni idea de lo que te molesta o de lo que realmente esperas de ellos. Así pues, no utilices el argumento de que ya saben lo que quieres como excusa para no dar un paso al frente, porque es falso.

Si quieres que la gente tenga en cuenta tus deseos y necesidades deberás en primer lugar decir cuáles son, expresándote de una forma en que los demás puedan responder apropiadamente.

3. Defiende “tu” verdad, no “la” verdad

Hablar de forma asertiva no transforma tu mensaje en la única verdad, pero sí que lo transforma en tu verdad.

Espero que estés de acuerdo conmigo en que no existe la verdad absoluta. La verdad es un invento humano. Damos por sentado que determinadas cosas son ciertas para así poder entender el mundo que nos rodea.

Cada una de nuestras verdades se fundamenta en nuestras experiencias pasadas y conocimientos. Eso te permite hablar de tus verdades incluso cuando no son ciertas para los demás. Y por ese motivo también debes escuchar lo que ellos tienen que decir.

Las verdades pueden ser desagradables, pero ese no es el motivo para no decirlas. A menudo las verdades más duras son las más valiosas. ¿Te acuerdas de la historia del traje nuevo del emperador? Es una fábula sobre la falta de asertividad, y al final se demuestra que decir lo que crees que es verdad puede tener un poder enorme.

Una verdad que nunca te podrá ser negada es cómo te sientes. Si dices que estás contento, triste o enfadado, nadie podrá discutirte eso, porque sólo tú sabes cómo te sientes.

4. Recuerda tu objetivo pase lo que pase

Imagínate que llevas una temporada poco motivado en el trabajo y decides ir a hablar con tu jefe. Si tan sólo le expones el problema -no te sientes motivado- lo que haces es traspasarle toda la responsabilidad a él.

Lo que decida quizás te guste, o quizás no, porque le has dejado libertad para decidir.

Para ser asertivo no debes exponer tan sólo las situaciones,también debes dejar muy claro lo que quieres.

No es fácil saber lo que se quiere, así que te recomiendo que antes lo pienses detenidamente. ¿Realmente quieres un aumento de sueldo o un proyecto más motivador? ¿Deseas que tu novio no salga tanto con tus amigos o que cuando esté contigo te dedique más atención y cariño?

Cuanto más claro tengas lo que quieres, más probable será que lo consigas.

Una vez tengas un objetivo, no te apartes de él. En una conversación tensa es normal que haya ocasiones en las que la otra persona parezca no escucharte, no atienda a tus argumentos o incluso te desprecie.

En esos casos recuerda por qué estás allí. Recuerda que has regresado a la tienda a devolver un objeto defectuoso, que has llamado a tu vecino porque su música no te deja dormir por las noches, o que lo que realmente quieres es que tu novia no te ignore cuando está con sus amigas.

Tu objetivo es ése, y no ganar la discusión.

5. Sé siempre lo más concreto que puedas

Además de conocer cuál es tu objetivo real en esa situación, debes ser capaz de transmitir exacta y detalladamente lo que quieres y no una vaga idea general, o la situación probablemente se te escape de las manos.

Imagínate que entras en un restaurante a pedir algo para comer. ¿Verdad que no pedirías sólo “un bocadillo”? En su lugar pedirías algo más específico, como un bocadillo mediano de jamón ibérico con pan con tomate, ¿cierto?

Contrariamente a lo que hace mucha gente, no tiene ninguna utilidad mantener una conversación en la que tan sólo quieras expresar tu enfado. ¿Qué pretendes conseguir realmente?

Recuerda en todo momento cuál es tu objetivo, por muy tensa que se ponga la conversación, y sé cuanto más específico mejor. Sólo de esta forma podrás defender realmente tus necesidades.

6. Haz referencia a los hechos y no a tus juicios

Es muy importante que en general te acostumbres a hablar de hechos objetivos y concretos, y no de tus conclusiones. ¿La diferencia?

Hecho objetivo: “Tu escrito tiene faltas de ortografía y el formato varía en cada página”

Tu conclusión: “Tu escrito es una chapuza”

Así lograrás que tu comunicación sea mucho más precisa y que la gente no se sienta agredida ni juzgada antes de empezar a tratar con el problema.

7. Añade motivos a lo que pides

Cuando pidas algo que realmente quieras conseguir explica también tus motivos. Dar motivos es una excelente forma de reducir las probabilidades de que te rechacen porque tu interlocutor verá que hay un razón real que sustenta tu petición, y que no es un capricho tuyo.

Fíjate en estos dos mensajes asertivos:

-Me gustaría que me subierais el sueldo un 15% porque de esta forma estaré alineado con la media del sector por el trabajo que estoy realizando.

-Disculpa, ¿te importaría hablar un poco más bajo por el teléfono? Me duele un poco la cabeza y me cuesta concentrarme así.

De la misma manera, cuando alguien te pida algo también estás en tu derecho a negarte sin dar explicaciones. A pesar de que dar un motivo es bueno porque restará agresividad a tu mensaje y proporcionará una explicación a tu comportamiento, también estarás dejando una puerta abierta a que tu interlocutor te lo discuta.

Si negarte sin dar explicaciones te parece demasiado brusco, una buena idea es ofrecer alternativas al final de tu negativa:

-No puedo ayudarte con el trabajo. Estoy a tope hasta fin de mes. ¿Por qué no se lo preguntas a Andrea a ver si a ella le va bien?

Siempre que proporciones motivos concretos, tanto al pedir algo como al negarte, conseguirás que tu mensaje sea mucho más convincente y menos agresivo.

8. Habla desde “ti” y no desde “tú”

Incluso cuando no sea tu intención, es habitual que en las conversaciones intensas las demás personas perciban que las estás culpando. Utilizar la palabra “Tú” en tus argumentos puede interpretarse fácilmente como una acusación y entonces, como mecanismo de auto-protección, la gente se cierra y se distancia.

¿Por qué hablar desde ti (también llamado utilizar “mensajes Yo”) es tan importante en la comunicación asertiva?

Porque te ayudará a expresar tus verdades sin hacer que la otra persona se sienta atacada o se ponga a la defensiva. En lugar de decir “Me has tratado muy mal estos últimos días”puedes decir “Me siento disgustado con la forma en que me has tratado últimamente”.

Aunque básicamente estás diciendo lo mismo, lo centras en tus sentimientos en lugar de hacer ver a la otra persona que ha hecho algo mal. La clave es usar “Yo” en lugar de “Tú”, y mantenerse siempre concentrado en el problema que tienes, no en acusar o culpar la otra persona.

  • “Me siento incómodo cuando alguien conduce mi coche y prefiero ser yo quien lo haga” en lugar de “Es mejor que tú no conduzcas mi coche”
  • “Agradecería mucho que me avisara con unos días de antelación antes de decirme que tengo que viajar el fin de semana” en lugar de “Lo que ahora me pide es un problema”
  • “Me gustaría ser capaz de acabar mis argumentos sin que se me interrumpiera” en lugar de“¡Siempre estás interrumpiendo mis explicaciones!”

Hablar desde ti expresando lo que sientes, crees y opinas en lugar de lo que hace la otra persona conseguirá que tus mensajes sean mucho mejor aceptados.

9. Contagia tus emociones

Otra de las ventajas de los mensajes “Yo” es que son muy difíciles de discutir porque siempre irán seguidos de una emoción o sensación, y nadie te podrá discutir nunca cómo te sientes.

Además, las emociones se contagian al hablar de ellas. Cuando expresas lo que sientes la gente empatiza contigo porque conoce la emoción a la que te estás refiriendo.

La gente tampoco suele ser consciente de las consecuencias de sus acciones sobre el estado emocional de los demás.Describir tus emociones probablemente sorprenda a muchos y les haga reflexionar.

Me siento muy desilusionada cada vez que me prometes algo y lo incumples de nuevo” es mucho más asertivo y te permitirá mantener una conversación más productiva que con un “¡Nunca cumples tus promesas!”.

Describir con precisión tus emociones te ayudará a que la gente empatice más contigo y se muestre más receptiva a tus peticiones.

10. Reduce tu estrés con el lenguaje corporal

¿Te suena la serie “El encantador de perros”? En ella, el entrenador canino César Millán muestra cómo educa perros.

Pero la realidad es algo distinta: César no adiestra perros, sino que entrena a sus amos para ser líderes. Y gran parte de lo que se aplica a los perros también puede aplicarse a los humanos.

El aprendizaje fundamental de César es que los perros son animales de manada y están preparados para seguir a los líderes más asertivos, los que no pierden la calma con facilidad. Enseña a los dueños a comportarse de esta forma, ya que su anterior conductanerviosa se contagiaba a los animales.

En los hombres ocurre lo mismo. Debido a que las emociones son contagiosas, si quieres comunicarte de forma asertiva deberás transmitir también eso con tu lenguaje corporal. Pero hay más.

En un estudio realizado en 2010 en estudiantes y hombres de negocio en las universidades de Harvard y Columbia descubrieron que los líderes más efectivos presentaban altos niveles de testosterona y bajas concentraciones de cortisol en su sangre.

Los niveles altos de testosterona están relacionados con una mayor asertividad, mientras que cantidades elevadas de cortisol se asocian con el estrés y el nerviosismo. Los líderes presentaban más testosterona y menos cortisol que el promedio de participantes.

Pero lo que vieron a continuación fue sorprendente.

Descubrieron que es posible modificar los niveles de estas hormonas en sangre gracias a la propiocepción o vía de doble sentido entre el cerebro y los músculos. En concreto, encontraron un tipo de posiciones, las llamadas Posturas de Poder, capaces de incrementar la producción de testosterona y reducir los niveles de cortisol.

Las Posturas de Poder son aquellas que hacen tu cuerpo tan grande como sea posible, como la posición que adoptan los deportistas cuando ganan una competición (brazos levantados, pecho hinchado, cabeza ligeramente hacia arriba y boca abierta) o las personas cuando están orgullosas (manos apoyadas en la cintura, piernas separadas, mentón hacia arriba).

Estas posturas son innatas: las adoptan incluso los atletas ciegos pese a no haber visto nunca a nadie hacerlas.

Lo que el estudio reveló es que mantener una postura de este tipo durante dos minutos podía alterar la producción hormonal y hacer que la gente se comportara de forma más asertiva.

Cuando quieras ser asertivo no te encojas ni empequeñezcas tu postura. Mantén una postura corporal firme y calmada, sin mostrar debilidad a tu interlocutor ni, sobretodo, a ti mismo.

E. Las 4 etapas del mensaje asertivo perfecto

Varias investigaciones han demostrado que para conseguir la máxima asertividad debes usar la comunicación subjetiva para describir lo que ocurrirá si todo sigue igual, y a continuación presentar tu propuesta.

Las 4 fases son las siguientes:

1. Los hechos.

Primero describe la conducta de la otra persona. La conducta puede ser positiva o negativa, según si pretendes agradecer algo o expresar tu descontento. Recuerda que debes hablar de hechos y no de juicios, y ser lo más específico posible.

2. Tus sentimientos.

Ahora explica cómo te hace sentir esa conducta. ¿Frustrado? ¿Triste? ¿Satisfecho? Habla desde ti y de tus sentimientos, e intenta mantenerte calmado.

3. Las consecuencias.

Describe las consecuencias de que tu interlocutor siga manteniendo esa conducta. Aquí también puedes añadir los sentimientos que prevés experimentar, cómo ese comportamiento afectará a otras personas o situaciones, o dar más detalles de esa conducta.

4. La solución.

Finalmente explica concretamente los cambios que quieres que se produzcan en el comportamiento de la otra persona. De esta forma la gente podrá responder de forma proactiva, al contrario de si tan sólo expusieras un listado de tus problemas sin sugerir soluciones.

Aquí tienes tres ejemplos de un mensaje perfectamente asertivo:

  • “Has trabajado mucho para terminar este proyecto (conducta) y estoy muy orgulloso de ti (cómo te sientes). Así seguro que vas a tener éxito en tu negocio (consecuencias).”
  • “A menudo entregas tus proyectos tarde (conducta) lo que me molesta bastante (cómo te sientes) porque da la sensación de que todo el departamento es muy desorganizado (consecuencias). Quiero pedirte que a partir de ahora seas puntual en la entrega (solución).”
  • “Cada vez que me dices lo que debo hacer (conducta) me siento amenazado (cómo te sientes) porque gritas mucho y me señalas (más detalles). Me gustaría que dejaras de hacerlo de esa manera (solución).”

Aunque la mayoría de nosotros no hablamos de esta forma, es importante que reflexiones sobre la manera en que vas a expresar tus sentimientos a partir de ahora para que sea lo más clara y menos agresiva posible.

F. Empieza desde cero

De la misma manera que si estuvieras aprendiendo a montar en bici no te tirarías cuesta abajo por el Kilimanjaro, con la asertividad también debes practicar en situaciones menos comprometidas antes de aspirar a metas más altas.

Lo ideal es que empieces a practicar en situaciones de bajo riesgo, como pedir que te cambien de sitio en un restaurante o que te den otra habitación en un hotel.

Progresivamente, afronta situaciones más complejas como pedir incrementos de sueldo, negarte a favores de amigos, o discutir temas con alta carga emocional. Poco a poco irás cogiendo práctica y ganando confianza para ser más asertivo.

Cuando hayas hecho de la asertividad un hábito, te preguntarás como es que has sobrevivido hasta ahora sin usarla. Y luego ya no te harán falta estrategias porque empezarás a sentirte cómodo diciendo lo que piensas. Por que decir lo que piensas es lo natural.

Recuerda que habrá muchas ocasiones en las que no tengas éxito. Es normal. La clave está en no venirse abajo y volver a intentarlo con más ganas. No es el miedo al rechazo lo que separa la gente con mayor o menor confianza, sino cómo reaccionan a él.

La asertividad, finalmente, tiene un maravilloso efecto sobre la propia autoestima, convirtiéndose en uno de sus motores. Cuanto más te respetes a ti mismo, más te respetarán los demás, y ése es, en realidad, el objetivo final de la asertividad

octubre 23, 2014

Pau Navarro

Profesional del marketing y la comunicación. Formador en habilidades sociales. Viajante adicto a Asia. No creo en las fronteras y me cuesta enfadarme.

Ya no soy un chaval, y durante todo este largo camino he recogido información y experiencias suficientes como para creer que puedo aportar algo nuevo a las habilidades sociales, inteligencia emocional y desarrollo personal. Este blog tiene el objetivo de compartir entre todos estos conocimientos para que tú también seas capaz de controlar mejor tu vida y, ya que estamos, divertirnos todos un poco.

Gracias por leerme y bienvenido a Habilidad Social.

Copyright 2015

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Fuente: Habilidad Social

Imagen: Assertiveness

Publicado en Pensamiento Imaginactivo. Post original aquí.

Para seguir leyendo:

Desarrollo personal. Cinco técnicas y diez estrategias para mejorar la asertividad

Asertividad: 3 puntos básicos

La asertividad 3.0 y las nuevas competencias

Competencias Básicas: Autoestima, Asertividad y Empatía

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Empatía y comunicación. Primera “Aptitud social” de la inteligencia emocional

Por Alexis Codina

post_empatia“Las tres cuartas partes de las miserias y malos entendidos en el mundo terminarían si las personas se pusieran en los zapatos de sus adversarios y entendieran su punto de vista”. -Mahatma Gandhi

“De todas las competencias de la inteligencia emocional, la empatía es la fundamental, para comprender y apreciar los sentimientos de las demás personas. Es la dimensión base para todas las competencias sociales que son importantes en el ambiente laboral”. – Goleman.

El autoconocimiento, el autocontrol y la automotivación proporcionan la posibilidad de utilizar, de “forma inteligente”, los sentimientos propios. Son las que determina el “dominio de uno mismo”. Covey, en “Los Siete Hábitos de la gente Altamente Efectiva” (1998), aunque con otro sistema de aptitudes, le llama a esta etapa la “Victoria Privada”. Las restantes dimensiones y aptitudes de la Inteligencia Emocional (IE) son las que, en palabras de Goleman, determinan “el manejo de las relaciones”.

Percibir lo que otros sienten, sin decirlo, es la esencia de la empatía. Rara vez el otro nos dirá con palabras lo que experimenta; en cambio, nos lo revela por su tono de voz, su expresión facial y otras maneras no verbales. La capacidad de percibir comunicaciones sutiles nace de aptitudes más básicas, sobre todo del conocimiento de uno mismo y del autocontrol. Si no podemos percibir nuestros propios sentimientos (o impedir que nos ahoguen) nos veremos irremediablemente fuera de contacto con los estados de ánimo ajenos. La empatía es nuestro radar social. Cuando falta esa sensibilidad, la gente queda desconectada. La falta de oído social conduce a la torpeza social, ya sea por haber interpretado mal los sentimientos ajenos, por una franqueza mecánica e inorpotuna, o una indiferencia que elimina la afinidad, plantea Goleman.

La empatía requiere, cuando menos, saber interpretar las emociones ajenas; en un plano más elevado, incluye percibir las preocupaciones o los sentimientos del otro y responder a ellos. En el nivel más alto, la empatía significa comprender los problemas e intereses que subyacen bajo los sentimientos del otro.

1-Aptitudes sociales de la empatía

Entre las aptitudes sociales con importancia laboral que tienen sus cimientos en la empatía, Goleman señala las siguientes:

  • Comprender a los demás. Percibir los sentimientos y perspectivas ajenos, e interesarse activamente por sus preocupaciones.
  • Orientación hacia el servicio. Prever, reconocer y satisfacer las necesidades del cliente.
  • Conciencia política. Interpretar las corrientes políticas y sociales de una organización.

También incluye: Ayudar a los demás a desarrollarse (que se analizará en otro capítulo) y Aprovechar la diversidad. Seleccionamos las tres anteriores porque son las que expresan los tres planos en que pueden desarrollarse las interacciones en el mundo laboral: las relaciones con las personas; los intercambios con clientes (externos e internos) y; el sistema de relaciones dentro de una organización.

Según Goleman, las personas dotadas de la aptitud de Comprender a los demás:

  1. Están atentas a las pistas emocionales y saben escuchar.
  2. Muestran sensibilidad hacia los puntos de vista de los otros y los comprenden.
  3. Brindan ayuda basada en la comprensión de las necesidades y sentimientos de los demás.

Las dotadas de la aptitud de Orientación hacia el servicio.

  • Entienden las necesidades de los clientes y las ponen en correspondencia con servicios o productos adecuados a ellas.
  • Buscan maneras de aumentar la satisfacción de los clientes y su fidelidad.
  • Ofrecen de buen grado asistencia adecuada.
  • Comprenden el punto de vista del cliente, y actúan como asesores de confianza.

Las personas dotadas de la aptitud de Conciencia política.

  • Saben leer con precisión las relaciones clave de poder.
  • Detectan las redes sociales cruciales.
  • Entienden las fuerzas que dan forma a las visiones y acciones de los clientes y competidores.
  • Leen con precisión la realidad externa y la realidad de la organización.

2-El desarrollo de una capacidad de comunicación eficaz

La base de cualquier relación es la comunicación. Sin esta –bien sea mediante signos, el lenguaje corporal, el correo electrónico o una conversación cara a cara- no hay conexiones y, por tanto, tampoco relaciones. La capacidad de comunicarnos con eficacia es muy importante para la inteligencia emocional y tiene un gran valor en el trabajo, destaca Weisinger.

Las técnicas que propone Weisinger para lograr comunicarnos con eficacia son las siguientes:

  1. Exteriorización. Transmitir con claridad al otro lo que pensamos, sentimos y queremos.
  2. Asertividad. Defender nuestras opiniones, ideas y necesidades, al mismo tiempo que respetamos las de lo demás.
  3. Atención dinámica. (escucha activa o empática). Escuchar de verdad lo que dicen los demás, no sólo sus palabras, sino sus sentimientos y emociones. (La “escucha empática”, le llama Covey).
  4. Crítica. Compartir, de forma constructiva, nuestras ideas y sentimientos sobre las ideas y actos de otra persona.
  5. Comunicación de equipo. Comunicarnos en una situación de grupo.

Según Weisinger, el elemento esencial de estas técnicas, aquel que garantiza su eficacia, es la “sensibilidad”, de modo que antes de comentarlas en profundidad propone analizar primero el papel primordial que desempeña esta en una comunicación eficaz.

En temas anteriores vimos que, para aumentar nuestra inteligencia emocional, debemos desarrollar una elevada autoconciencia, lo cual implica examinar cómo valoramos las cosas, sintonizarnos con nuestros sentidos, conectamos con nuestros sentimientos, aprendemos a percibir nuestras intenciones y prestamos atención a nuestros actos. En el plano de nuestras relaciones con otros aplicaremos muchas de las técnicas aprendidas, pero a diferencia de lo que vimos antes, ejerceremos nuestra conciencia hacia afuera, hacia otras personas, y nos sensibilizaremos ante su situación.

Cuando utilizamos la inteligencia emocional para comunicarnos con los demás, prestamos especial atención al efecto que causa nuestra comunicación sobre sus sentimientos, pensamientos y comportamientos y la ajustamos en la manera correspondiente para que, de esta forma, nuestra sensibilidad se convierta en una de nuestras capacidades.

Una aclaración

Lo que Weisinger define como “sensibilidad”, es lo que Goleman, Covey y otros denominan “empatía”. En ese plano debemos relacionar lo que propone con el enfoque de otros autores.

Un ejemplo que comenta Weisinger. Supongamos que nuestro jefe tiene un ego exagerado pero, aún así, queremos hablar con él sobre su arranque en una reunión, en la que calificó de “necia”, nuestra propuesta. Como es natural, no mencionaremos ninguno de los defectos de su carácter, que hubieran causado su arranque, porque podríamos herir su ego. Nuestra conciencia sobre su comportamiento nos conduce, en primer lugar, a reconocer su ego y, por ello, iniciaremos la conversación haciendo referencia a su conciencia sobre sí mismo: “Pedro, siempre me ha impresionado tu capacidad de mantener la compostura en las reuniones”. A continuación, mencionaremos nuestro problema: “No sé si estás consciente de ello, pero en la reunión de ayer parecías muy enfadado cuando dijiste que mi idea era una necedad. ¿Estabas enfadado por algo que dije?. Me sentí mal, porque pensé que me había equivocado en algo”.

Al aplicar nuestra sensibilidad (empatía) observaremos el efecto que ésta tiene sobre Pedro. ¿Tenemos la impresión de que se está poniendo nervioso?. Si es así, deberemos ceder ligeramente y preguntarle: “¿Te va bien que hablemos de ello ahora?”. Al advertir nuestra sensibilidad hacia sus emociones, Pedro se sentirá más seguro y, al ser consciente de que percibimos sus sentimientos, la comunicación será más productiva.

Una forma de aprender a utilizar nuestra sensibilidad es preguntándonos cómo responderíamos en una situación determinada y cuál sería la mejor forma de que alguien nos dijera algo. Otro modo de aprender a utilizar la sensibilidad, aunque mas problemático, es el método de ensayo y error. Si le decimos a Pedro:“Tu arranque fue innecesario e insultante”, nos daríamos cuenta de que no estamos siendo todo lo sensibles que deberíamos ser y la experiencia nos serviría de lección para el futuro.

Para el desarrollo de una capacidad de comunicación eficaz, Weisinger propone los siguientes comportamientos y técnicas:

a- La exteriorización.

b- La asertividad.

c- La atención dinámica.

d- Manejo de la crítica.

e- La comunicación en equipos.

Las principales recomendaciones que presenta se resumen a continuación.

a-La exteriorización

La comunicación implica un intercambio bilateral. Intentamos entender a la otra persona y ésta a su vez nos intenta entender y ambos deseamos transmitir nuestro mensaje. En algunas ocasiones, la mejor manera de poner en marcha este proceso es expresando con claridad lo que pensamos, sentimos y creemos, el término que utiliza Weisinger para esto es “exteriorización”. Estas expresiones, generalmente, se inician con: “Yo considero que …”; “Creo que esta propuesta…”.

No obstante, a veces podemos sentir temor de compartir nuestros pensamientos, ideas o sentimientos en el trabajo. Tememos que rechacen nuestras ideas, que revelen nuestro desconocimiento. La exteriorización conlleva cierto riesgo; debemos escoger con cuidado qué es lo que queremos revelar, cuándo y dónde deseamos hacerlo, tampoco debemos olvidar el tipo de relación que mantenemos con la persona ante la que exteriorizamos la información. Weisinger, propone seis formas de exteriorización con las que nos sentiremos cómodos, que se resumen a continuación.

  • Reconocimiento de nuestras afirmaciones como propias. Nuestras expresiones están basadas en experiencias personales que tenemos. Pero, también debemos reconocer que otros pueden tener experiencias diferentes que, por tanto, son válidas para ellos. Es lo que otros especialistas denominan “legitimidad” de los pensamientos.
  • Un comentario.
    En talleres sobre “Comunicaciones” utilizamos la imagen de un mujer cuya edad los participantes estiman de manera muy diferente, (joven-vieja) lo que nos ayuda a comprender que nuestras percepciones no necesariamente coinciden con las de otros.
  • Afirmaciones basadas en los sentidos. En temas anteriores vimos que nuestros sentidos: la vista, el oído, el olfato, el gusto y el tacto, son las fuentes de toda nuestra información sobre el mundo. Utilizamos estos datos para documentar las afirmaciones que exteriorizamos y, de esta forma, los demás podrán ver la situación desde nuestro punto de vista y comprender por qué hacemos cierta afirmación. Con esto, dejamos claro que reconocemos que no estamos en poder de la verdad absoluta, sino que solo estamos interpretando los datos que tenemos.
  • Afirmaciones interpretativas. Revelan lo que pensamos o creemos en un momento determinado: “Creo que es hora de irse”, “No creía que te interesara”. Implica que hemos tenido en cuenta cierta información, antes de emitir nuestra información: “Debemos terminar a las cuatro”, “Antes no me habías preguntado”. Con esto, sugerimos al receptor que es posible cambiar nuestra interpretación si tenemos otra información nueva.
  • Afirmaciones de sentimiento. Expresan lo que sentimos ante algo que nos dicen o nos hacen. En una negociación: “Don Diego, nos sentimos incómodos, porque no se han considerado nuestras propuestas”. Revelan el impacto que han tenido en nosotros lo que nos dicen. Con esto, no atacamos a la persona sino al problema, como plantean Fisher y Ury en su estrategia de negociación “basada en principios”. Revelar nuestros sentimientos es la mejor táctica para enfrentar “trucos” en una negociación.
  • El uso de afirmaciones de intención. Al revelar nuestras intenciones, damos a conocer nuestros deseos a otra persona. Con esto, se hace más transparente el intercambio. Es una práctica de los negociadores expertos.
  • Afirmaciones de acción. Informan acerca de lo que hemos hecho, haremos o estamos haciendo y dejan constancia de lo que podríamos hacer, en caso de que la otra persona no sea consciente de ello. En el contexto de la IE estas afirmaciones son muy importantes porque permiten a los demás saber que nos preocupamos de cómo perciben nuestros actos y del efecto que puede causar en ellos cualquier malentendido.

b-La asertividad

Es la técnica que nos permite defender nuestros derechos, opiniones, ideas y deseos, mientras, al mismo tiempo, respetamos los de los demás. A diferencia de la agresividad, que ignora las necesidades ajenas, y de la pasividad, que ignora nuestras necesidades, la asertividad es una forma emocionalmente inteligente de satisfacer nuestras necesidades, porque tiene en cuenta nuestros pensamientos, ideas y sentimientos y también los de los demás, de forma que resulte beneficioso para ambas partes.

Se expresa a través de las palabras que empleamos y de la forma en que las utilizamos, así como del lenguaje corporal. A continuación, un resumen de los consejos que propone Weisinger, para utilizar la asertividad con eficacia.

  • Documentemos nuestra posición con datos importantes. Recordarle a nuestro jefe, las ocasiones anteriores en que hemos cumplido sus exigencias.
  • Manifestar que entendemos la posición de la otra persona. Le hacemos saber a nuestro jefe que estamos conscientes de su urgencia, pero que tenemos una idea diferente de cómo satisfacerla.
  • Usar la repetición. Es la técnica del “disco roto”, que plantean los especialistas en negociación, cuando la otra parte no quiere entendernos, es decir, que no son empáticos con nosotros.
  • Utilicemos afirmaciones basadas en los sentidos. Cuando la otra persona no acepta nuestra posición, ni siquiera cuando la reiteramos y sigue intentando hacernos cambiar de opinión. “Me siento exasperado, enfadado o frustrado”. Son emociones poderosas y, al oirlas, nuestro jefe sabrá que debe adoptar otra estrategia.
  • Documentemos las razones que nos llevan a adoptar nuestra posición. Fundamentar por qué nuestra posición es razonable y qué hay de poco razonable en la actitud de la otra parte.
  • Esforzarnos por alcanzar nuestro compromiso. Nuestra meta es que las dos partes estén satisfechas con la solución. No vamos a ceder en nuestra posición, pero ofrecemos algo para que nuestro jefe se sienta complacido con el resultado. (Esta técnica lo que plantea es “negociar” la forma en que vamos a satisfacer las necesidades de ambas partes, sin renunciar a las nuestras).

Para complementar lo que decimos con un lenguaje corporal que refuerce nuestra asertividad, se propone lo siguiente.

  • Colocarnos en el lugar más propicio. Situarnos a corta distancia de la persona, sin acercarnos demasiado para que no se interprete como agresiva nuestra actitud. Manifestar nuestro convencimiento manteniéndonos erguidos, bien sea sentado o de pie. Nos inclinaremos hacia la otra persona mientras hablamos, para sugerir nuestro interés y que la otra persona acepte nuestra posición y, finalmente, mantenga un contacto visual directo, para expresar decisión.
  • Nuestra expresión facial debe ser congruente. Debemos sonreir cuando estemos satisfechos, fruncir el seño cuando estemos irritados o confundidos.
  • Controlar el tono de voz. Es fácil que, en una situación frustrante o irritante, elevemos el tono de voz. Debemos esforzarnos por controlarlo, hablar con voz convincente (pero no intimidatoria) y no dudar al hablar. Queremos parecer lo más racionales y seguros posibles.

c-La atención dinámica

Es lo que otros autores llaman “escucha activa”, o “escucha empática”, como le llama Covey en “Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva” (1998). Weisinger se concentra en lo que denomina “nuestros filtros personales” que “esconden y a veces transforman información que deberíamos obtener, y que nos impiden que percibamos el sub-texto emocional de las afirmaciones de una persona”.

En general, los filtros son creados por nuestros pensamientos, ideas y sentimientos. Cuando están activados influyen sobre la cantidad y tipo de información que oímos. Identifica cuatro tipos de filtros: el filtro de la predilección; el filtro “quién”; el filtro “hechos” y; los pensamientos “de distracción”.

El filtro de la predilección

En las situaciones que desencadenan ira y ansiedad tendemos a oír sólo lo que nos interesa. En unos casos oír sólo lo mejor que tiene que decir una persona; en otros, lo peor, porque por alguna razón queremos que la situación sea peor de lo que ya es.

Para “desactivar” este filtro Weisinger propone que, para saber si tendemos a escuchar sólo lo bueno o lo malo, después de una discusión, volvamos a nuestro despacho y analicemos y escribamos todo lo que nos han dicho, intentar recordar toda la conversación en la secuencia correcta. También, anotar la impresión que nos causó en todo momento: “Tenía un aspecto agresivo”, “Parecía comprensivo”. Al revisar esto tendremos una mejor perspectiva de lo que en realidad se comunicaba, el lado “bueno” y el lado “malo”.

El filtro “quién”

Nos impide oír lo que se nos dice, porque prestamos demasiada atención a quién nos lo dice. Es decir, lo que sabemos o creemos saber de la persona que habla no nos permite escuchar el mensaje. En situaciones de este tipo, en las que sabemos que tenemos un concepto preconcebido (“efecto halo”, le llaman algunos) del que habla debemos decirnos a nosotros mismos que prestaremos atención a todo lo que diga y que pensaremos de forma abierta e imparcial.

El filtro de los hechos

A veces lo único que oímos son los hechos y no percibimos ningún mensaje emocional. Si sólo escuchamos los hechos, es fácil pasar por alto alguna información valiosa que nos transmiten los sentidos. Cuando alguien nos dice “Ya sé que debemos cumplir el plazo, pero ahora me siento abrumada”. Si nos centramos en los “hechos” (cumplir el plazo) quizás no reconozcamos la angustia de la persona, su desesperación es una súplica para encontrarle una solución. Al no oír el contenido emocional que nos comunica, no logramos responderle de una forma eficaz.

Para desactivar este filtro, debemos aplicar nuestros conocimientos sobre la naturaleza de las afirmaciones de sentimiento y, si alguna persona las emplea, debemos tomar nota de qué emoción expresa.

El filtro de pensamientos que distraen la atención

A todos nos ha pasado que, en algunas reuniones, nos distraemos y no prestamos atención a lo que se dice. El orador habla muy lento, o muy rápido, o de cosas que no nos interesan y, entonces, “desconectamos”. Una forma de mantener la atención es tomar notas porque, al hacerlo, tenemos que prestar atención. También utilizar nuestra reacción de relajación, que nos permite mantener la calma. Si aún así, somos incapaces de concentrarnos, en ese momento, debemos explicar a la otra persona –si es posible- que no es un buen momento para reunirnos y que buscaremos otra ocasión mejor.

d-Manejo de la crítica

La crítica es una medicina amarga, pero aunque sea desagradable de dar o de recibir, sirve de gran ayuda. Cuando recibimos críticas somos más conscientes de la forma en que los demás perciben lo que hacemos y podemos cambiar los comportamientos que no son eficaces, con lo cual aprendemos a través de la experiencia. Al emitir una crítica, también ayudamos a la otra persona en este mismo sentido.

La crítica es difícil de dar, o recibir, porque hace que el receptor se sienta vulnerable y, además, afecta todos los aspectos de nuestro trabajo, como la calidad, la percepción sobre nuestro propio rendimiento y nuestra relación con la persona que emite, o recibe, la crítica. A causa de esto, las personas suelen estar a la defensiva cuando reciben una crítica, lo cual dificulta la labor del que la emite. La inteligencia emocional es nuestra herramienta para emitir y recibir críticas de forma constructiva, ya que nos permite aplicar la percepción que tenemos de nosotros mismos y de la otra persona, nuestra capacidad para manejar las emociones y, además, todas las técnicas de comunicación que podamos aplicar.

Wesinger nos propone algunos consejos para lograr que la crítica sea constructiva, como son:

  • Reconocer que la crítica puede ayudar a las personas. La clave para emitir, o recibir, una crítica es reconocer que es una forma de mejorar. El ser conscientes de esto nos ayuda a reducir la vulnerabilidad del receptor y aplacar la ansiedad del emisor y, finalmente, el objetivo de la crítica induce a las dos partes a seguir adelante.
  • Asegurarse de que el lugar y el momento sean propicios. Una sesión crítica suele ser embarazosa para el receptor por lo que debe ser lo más privada posible. Además, escoger el lugar y momento más apropiado.
  • Proteger la autoestima de la otra persona. Evitar las afirmaciones denigrantes, utilizar afirmaciones positivas, que reconozcan los aspectos positivos y, junto a esto, lo que debe mejorarse.
  • Lo importante es mejorar. Orientar nuestra crítica hacia las formas de mejorar la situación, fomentar el deseo del que recibe la crítica de hacer las cosas lo mejor posible. Además, transmitirle nuestra confianza de que puede lograrlo y, si es necesario, la ayuda que podemos prestarle.
  • Mostrar preocupación. Comunicarle que nos preocupa lo que siente y lo que piensa. Podemos preguntarle directamente por su estado de ánimo, nuestro apoyo y preocupación le indicarán que, a pesar de haber cometido algunos errores, no tenemos intención de abandonarlo y que queremos ayudarlo.
  • Manejar las emociones propias. A veces, la primera reacción ante una crítica es adoptar una posición defensiva que, en ocasiones, se convierte en enfado. Ante esto, debemos manejar nuestras emociones, acudir a las técnicas que se comentaron antes como: relajación, descanso, diálogo interior constructivo, y la percepción de nuestros propios actos.

Según Weisinger, el proceso de crítica se compone de tres etapas, y debemos estar preparados para cada una de ellas, para lograr el aprovechamiento máximo del proceso. Es necesario pensar en lo que vamos a decir antes, durante y después de la crítica. A continuación, un resumen de los consejos que propone para emitir una crítica eficaz.

Antes de emitir la crítica

  1. Identifiquemos el comportamiento específico que criticamos.
  2. Veamos por qué es un problema. Destaquemos qué falla, repasemos las consecuencias.
  3. Pensemos en la mejor forma de presentar nuestra crítica. Empleemos nuestro conocimiento sobre el carácter del “criticado” para decidir cuál es la mejor manera de dirigirnos a él. Si estamos conscientes de que odia que lo reprendan presentemos la crítica como un problema que debe resolverse.
  4. Redactemos una lista de todos los cambios posibles. Determinemos con antelación qué es lo que nos gustaría que cambiara, para poder discutirlo. En este caso, que cumpla hasta el final con sus obligaciones; o si no, que no se comprometa.

Durante el proceso de crítica

  1. Subrayemos que hablamos de nuestras impresiones. Si decimos “No cumples con tus obligaciones…”, o “Eres incapaz de ….”, estamos afirmando que se trata de hechos indiscutibles y que es difícil, o imposible, que cambie, con lo cual reaccionarán a la defensiva. Es preferible decir “He notado que no has cumplido con.. lo que me ha causado…”, es decir se trata de nuestras percepciones que, por tanto, son subjetivas.
  2. Demos ejemplos específicos para ilustrar el problema. Debemos asegurarnos de que utilizamos los ejemplos para ilustrar el comportamiento que debe mejorarse y no para probar que tenemos la razón.
  3. Asegurémonos de que nuestro discurso es positivo. Mientras emitamos la crítica, destaquemos las cosas positivas que hace.
  4. Reconozcamos la dificultad de la situación. No deseamos que el criticado sienta que ha fallado en algo que es fácil de corregir, debemos mostrarle que entendemos el por qué del problema. “Sé que el proyecto que manejas es difícil…”. Al mostrarnos comprensivos es más fácil que acepte nuestras críticas.
  5. Busquemos indicios sobre cuál va a ser su reacción. Prestemos atención a la expresión de su rostro, al lenguaje corporal y a cualquier otra señal que nos indique cómo va a reaccionar ante nuestro discurso. Si su expresión es de perplejidad, le preguntamos qué no entiende.
  6. Comentemos las posibles soluciones. Una forma de ayudar al criticado es repasando las posibles soluciones que tiene el problema. (repasar el proceso de solución de problemas). Con esto, no se sentirá abandonado y verá que cuenta con nuestra ayuda.
  7. Reiteremos las ventajas que ello supone. Al final de la conversación, expliquemos y repitamos los beneficios que obtendremos si cambia su modo de actuar. Demostrarle que nuestro único propósito es conseguir mejores resultados.
  8. Finalicemos la conversación con un tono positivo. Al finalizar la conversación debemos agradecerle su atención e insistir en los beneficios obtenidos gracias a este nuevo entendimiento. También expresarle que lo apreciamos mucho, así como trabajar con él.

Después de la crítica

  1. Seguimiento. Preguntarle cómo se siente, si tiene alguna duda, o si hay algo que no comprende.
  2. Eficacia de los cambios. Más adelante, intercambiar sobre la evolución y eficacia de los cambios.

Es difícil saber qué es más incómodo: si emitir o recibir una crítica. Probablemente la mayoría estamos de acuerdo en que es más difícil darla, pero más incómodo recibirla, aunque siempre sirve de ayuda nuestra capacidad para escuchar con atención, recordar cómo se controlan las emociones y utilizar las técnicas de asertividad. A continuación, un resumen de los consejos que propone Weisinger, “para obtener un resultado positivo de las críticas recibidas”.

  1. Reconocer que de la crítica se aprende es esencial para que la experiencia sea lo más positiva posible. Si participamos en el proceso pensando que será constructivo nos sentiremos más cómodos.
  2. Escuchemos atentamente antes de contestar.
  3. Sintonicemos con nuestras emociones. Lo mas probable es que sintamos algunas emociones, como: vergüenza, frustración, quizá también ira. Lo primero que debemos hacer es respirar hondo varias veces. Si tenemos pensamientos negativos, sustituyámoslos por un diálogo interior constructivo (Estoy disgustado porque es duro escuchar una crítica, pero voy a mantener la calma y sacar las mejores experiencias).
  4. Asumamos la responsabilidad de nuestros actos. Cuando, finalmente, respondamos, debemos asumir nuestra responsabilidad, reconocer que hemos comprendido y que tenemos áreas que debemos mejorar.
  5. No adoptemos una actitud defensiva. Hagamos una lista de las razones por las que no hemos cumplido con nuestras obligaciones y mostrémonos dispuestos a aprender y mejorar con las experiencias.
  6. Desactivemos los filtros de atención. Comprobemos si algún filtro puede estar limitando nuestra comprensión correcta.
  7. Utilicemos las afirmaciones de exteriorización. En una situación de este tipo queremos que la otra persona sepa lo que pensamos y sentimos.
  8. Apliquemos la asertividad. Especialmente útil en una situación en que la crítica no está del todo justificada y necesitamos defender nuestros derechos, opiniones y deseos.
  9. Mostrarnos sensibles a los sentimientos de la persona que emite la crítica.
  10. Resumamos las afirmaciones de la otra persona. Es una de las técnicas de retroalimentación, de una “escucha activa”. La utilizamos para verificar la interpretación que hacemos de lo que nos han dicho.
  11. Mostrarnos dispuestos a cambiar. Lo más probable es que ambos esperemos que haya un cambio, así que debemos aclarar qué estamos dispuestos a cambiar. Para esto, debemos identificar los beneficios de los nuevos comportamientos.

e-La comunicación en equipos

El éxito en el funcionamiento de un equipo dependerá, principalmente, de la eficacia con que sus miembros se comunican entre sí. Todos hemos asistido a reuniones en las que todo fluye en forma normal y agradable, se comparten ideas, se apoyan sus miembros, se resuelven problemas. En otras ocasiones, sentimos una frustración muy grande, una persona domina la conversación, todos atacan las ideas de los demás, algunos tienen temor de decir lo que piensan, por las consecuencias que puede traerle.

Weisinger recomienda que, para lograr una mayor efectividad de la comunicación en un grupo, podemos utilizar las mismas técnicas que se plantearon para el intercambio personal como: la exteriorización, la atención dinámica (escucha activa), la técnica del proceso de análisis y solución de problemas, la asertividad y la crítica, cuando sean necesarias. Además, algunos consejos específicos como:

  1. No discriminemos. Al hablar, debemos dirigirnos a todos los presentes, sin discriminaciones.
  2. Evitemos las actitudes dominantes. No permitamos que una persona domine la conversación, lo que molesta e inhibe a los demás.
  3. Proporcionemos apoyo y respuestas positivas. Reconocer los aportes de ideas y comportamientos que faciliten el trabajo del grupo.
  4. Mantengamos nuestro termostato emocional a un nivel manejable.
  5. Fomentemos el desacuerdo. Se trata de estimular la generación de nuevas ideas y enfoques sobre los problemas.
  6. Prestemos atención a las diferentes maneras de participar y responder. Si alguien se muestra “retirado”, tratemos de incorporarlo, si otro parece disgustado, estimulemos su intervención.

3-Saber escuchar los sentimientos

El tema de la “empatía”, es decir, la capacidad de entender los sentimientos ajenos, lo abordan también otros autores de temas gerenciales. En todos los casos, lo relacionan estrechamente con la habilidad de “saber escuchar”. Al parecer es evidente que, el momento y la vía más importante para identificar los sentimientos de otra persona, es precisamente, cuando escuchamos con atención a nuestro interlocutor. El propio Goleman señala que “Saber escuchar, es la clave de la empatía”.

Entre “Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”, Covey incluye uno que denomina “Procure primero comprender, y después ser comprendido”. Entre otras cosas, señala que muy pocos nos situamos en lo que considera la forma más elevada de escuchar “la escucha empática”, que define como “escuchar con la intención de comprender”, lo que implica:

  • Entrar en el marco de referencia de la otra persona.
  • Ver las cosas a través de ese marco, como lo ve la otra persona.
  • Comprender su paradigma, identificar lo que siente.
  • No es simpatía, ni estar de acuerdo.
  • Consiste en comprender profunda y completamente a la otra persona, tanto emocional como intelectualmente.

Covey aclara que “empatía no es simpatía”, precisando que la simpatía es una forma de acuerdo, una forma de juicio, que a veces es la emoción y la respuesta más apropiada. Pero, “a menudo la gente se nutre de la simpatía, lo cual la hace dependiente”. La esencia de la escucha empática no consiste en estar de acuerdo; consiste en comprender profunda y completamente a la otra persona, tanto emocional como intelectualmente, incluye mucho más que registrar, reflejar e incluso comprender las palabras pronunciadas. Implica saber “escuchar” lo que dicen sus gestos, su entonación, en fin, todo su cuerpo.

Según la investigación de Mehrabian, que mencionan los textos de administración, de lo que se comunica en un intercambio cara-cara, sólo el 7% es el mensaje verbal (es decir, las palabras); el 38% viene de la entonación (cómo se dice) y el 55% proviene de los signos faciales y gestos. Conclusión, más del 90% de la información, en un intercambio, no proviene de las palabras, sino de los “mensajes no verbales”, que son realmente donde se expresan los sentimientos de las personas. Goleman plantea: “las emociones no requieren palabras”.

Por estas razones, en los últimos años, diferentes especialistas le han prestado atención especial a la “escucha” de las expresiones y gestos de las personas. En un estudio realizado por una organización gubernamental que provee servicios a empresas británicas que comercian con el extranjero, se reveló que: hasta el 94% de la comunicación, se produce mediante lenguaje corporal. Plantean que, una buena postura, contacto visual, sonrisas genuinas y asentimientos sinceros, pueden hacer mucho por cimentar un acuerdo o desarrollar una relación. “Las personas de negocios tienen que ser especialmente analíticas respecto a su lenguaje corporal y las señales que emiten. Tienen que controlarse, pero sin ser mecánicos. Tienen que ser claros, precisos, pero también naturales. Suficientemente expresivos, para hacerle parecer animado e interesado en lo que dicen las personas”, concluyen.

Según Robertson, la cara es el primer lugar donde se reflejan los sentimientos, destacando que las tres principales áreas que se alteran son: las cejas, los ojos, y la parte inferior del rostro. Plantea que, para obtener una lectura precisa de las expresiones faciales, deben observarse los rasgos distintivos de estas tres áreas. Por eso, se recomienda que la comunicación más efectiva se produce cuando se mira directamente el rostro de nuestro interlocutor. “Cuando exista alguna incongruencia entre lo que le dicen y las expresiones del que lo dice, préstele más atención a las segundas que a la primera”, recomienda.

Willingham, en “Escúchame. Soy tu cliente”, (1996) plantea que, una de las habilidades principales de un buen vendedor, es “saber escuchar los gestos de sus clientes”. Para esto, ha identificado dos tipos de gestos que pueden indicar la disposición de un cliente, los que llama “Gestos abiertos”, y los “Gestos cerrados”.

Los “Gestos abiertos”, permiten identificar una disposición positiva, que se trata de una persona que confía en usted y que se siente cómoda en el intercambio. Entre estos gestos están: extiende los brazos al hablar, sonrisa y acercamiento, afirmación con la cabeza, muestra la palma de la mano al hablar, no se cubre la boca.

Los “Gestos cerrados”, pueden expresar que la persona no se siente cómoda en el intercambio, que se está protegiendo, y que está evaluándolo a usted. Entre estos gestos señala los siguientes: cruzar los brazos; alejarse de usted (mantener distancia); desviar la mirada por encima de su hombro, en lugar de mirarlo directamente; abrazar el portafolio, contra su cuerpo; cubrirse la boca al hablar.

Como antídoto, plantea que existe lo que denomina “psicología de la imitación”, que consiste en que las personas, de manera inconsciente, tienen tendencia a imitar el lenguaje corporal del interlocutor. Como demostración nos dice “bostece en una reunión y verá lo que sucede”. Consecuente con esto, si usted utiliza un “lenguaje corporal” abierto y positivo, propiciará que muchos de sus clientes imiten ese comportamiento.

“Saber escuchar”, en el plano general que se ha enfocado, también lo reconocen Whetten y Cameron como una de las principales habilidades gerenciales. Igualmente, en las investigaciones de Mintzberg, Kotter y otros autores sobre lo que hacen los líderes, se evidencia la presencia de este comportamiento que, en todos los casos, se relaciona con el propósito de comprender mejor a los demás, interpretando adecuadamente sus sentimientos, es decir, las razones por las cuales dicen y hacen algo.

Hay muchas más técnicas que se recomiendan para la “escucha de todo el cuerpo”, que posibiliten el desarrollo de una relación empática. Pero hay que buscarla en bibliografía especializada. Los especialistas en IE mencionan su importancia, pero no presentan instrumentos para desarrollar estas habilidades. El trabajo que me ha resultado más interesante es el libro de A. Robertson: Saber escuchar. Guía para tener éxito en los Negocios. (1994).

4-Las preguntas, para generar empatía

Aunque Goleman no plantea explícitamente su importancia, Weisinger destaca que, una “forma directa de determinar las necesidades de la otra persona es preguntando”. Otros especialistas le conceden una importancia especial a la utilización de preguntas, en la generación de empatía. Si usted no saber escuchar, corre el riesgo de hablar de cosas que no le interesen a su interlocutor, se priva de identificar sus sentimientos. Pero, si no sabe preguntar, puede escuchar cosas que no sean las que mas le interesen, para identificar esos sentimientos, o validar la interpretación que usted hace de los “mensajes no verbales”.

Cuando trabajo este tema utilizo el siguiente esquema, donde se interrelacionan los procesos de “escucha activa” y las preguntas.

Proceso de escucha activa

La lógica de este proceso es la siguiente:

  • Lo que le dicen, cómo lo dicen y el “lenguaje gestual”, si usted “sabe escucharlo”, adecuadamente le pueden proporcionar pistas sobre los sentimientos de su interlocutor. Pero, usted tiene que verificar si su percepción ha sido la correcta.
  • Para verificarlo, puede preguntarle a su interlocutor: “¿Te sientes incómodo con lo que te dije?.
  • Después de verificar que su percepción de los sentimientos del otro es acertada, es cuando usted puede seguir la estrategia de comunicación que le resulte más conveniente para “conectar” con el otro.

Según el “folcklor”, como diría Mintzberg de lo que dicen los libros, parecería que una buena comunicación empieza con la emisión del mensaje, después la escucha de lo que responde el receptor y, finalmente, alguna pregunta para verificar si nos entendieron correctamente.

Muchas evidencias hacen pensar que los dirigentes y líderes más exitosos, proceden de forma diferente, primero preguntan, después escuchan y, finalmente, transmiten. En la investigación de Kotter (2000) sobre“¿Qué hacen realmente los líderes?” se informa que conversan y preguntan mucho. A las mismas conclusiones llegó Minztberg en su trabajo “La Alta Dirección. Mitos y realidades”. Al parecer es la forma más efectiva e inmediata que tienen de informarse. Si esperan los “informes escritos” quizás sea demasiado tarde. En la investigación de Rackham (1993) sobre el comportamiento de los negociadores expertos se comprobó que preguntan y escuchan tres veces más que los negociadores “promedio”.

Habilidades de comunicación para una direccion efectiva

Las preguntas juegan un papel muy importante en cualquier comunicación interpersonal. Además de permitirnos verificar informaciones que tenemos y obtener otras nuevas, puede transmitir un mensaje afectivo, hacerle sentir al receptor que tenemos interés en conocer sus ideas y sentimientos y que valoramos lo que piensa, es decir, transmiten “empatía”. Es la base del método socrático de enseñanza-aprendizaje, se utilizan para promover la reflexión y la búsqueda del conocimiento.

Tres citas sobre el tema que resultan interesantes:

  • “Si no me hago una pregunta no aprendo. La pregunta es el detonante del conocimiento” . Sócrates.
  • “La curiosidad es el camino hacia el conocimiento, pregúntese todo lo que usted pueda” . Einstein.
  • “Yo vivo de preguntar, saber no puede ser lujo” – “El Escaramujo”, canción de Silvio Rodríguez.

No es casual que la pregunta sea uno de los instrumentos principales de la ciencia, lo que motiva al investigador a la búsqueda de respuestas. También forma parte de las técnicas que se aplican en el análisis y solución de problemas. Cuando queremos identificar las causas de un problema el “Diagrama del ¿Por qué?” puede resultarnos muy útil, consiste en repetir la pregunta ante cada causa que identifiquemos hasta que lleguemos al origen del problema. En la etapa de generar soluciones, la pregunta básica es ¿Cómo?, hacerla tantas veces como resulte necesario, para encontrar la mayor cantidad de alternativas posibles. Majaro, un especialista en técnicas de creatividad, dice que “para tener una buena idea, hace falta primero tener muchas ideas”. Las preguntas nos ayudan mucho para lograr esto.

Preguntar proporciona muchos beneficios entre los que se encuentran los siguientes:

  • Genera en el interlocutor la sensación de que se valoran sus criterios, de que su opinión es importante para el que pregunta.
  • Nos permite obtener nueva información, verificar lo que conocemos, o conocer otra forma de interpretar las cosas.
  • Permite conocer lo que piensan y sienten nuestros interlocutores. Según investigaciones, mucha gente no dice lo que piensa hasta que no le preguntan, en unos casos por inhibición, en otros porque piensan que, si no le han preguntando su criterio, es porque no nos interesa.
  • Orientan el intercambio en la dirección que le interesa al que pregunta.
  • Mantienen activo al interlocutor.
  • Contribuye a la formación del subordinado haciéndole pensar en las cosas que tiene que resolver para obtener un resultado.

El “arte de formular preguntas” es uno de los componentes principales del coaching, un sistema de trabajo jefe-subordinado que se propone para las nuevas condiciones en que se transita de la “antigua figura del gerente capataz a la del coach”, según un especialista en el tema. Den Heuvel, (2004) en “Coaching con Pasión” dice que, un buen coach, se reconoce por sus preguntas. Hacer buenas preguntas es la base del coaching. La tarea de este es estimular el crecimiento y la responsabilidad para que el colaborador actúe de forma independiente. Las preguntas que inician este proceso son, por ejemplo, ¿qué hará? ¿qué le resulta difícil en esta cuestión? ¿qué hará si no funciona?.

Un comentario

En 1999, un equipo de béisbol cubano le ganó a los Orioles de Baltimore, un equipo de las Grandes Ligas. El juego se realizó en EEUU. Cuando regresó a Cuba el equipo cubano se hizo un acto de recibimiento en la Escalinata de la Universidad de La Habana. En el acto habló Fidel, que relató la siguiente anécdota:

“…en una reunión con instructores, técnicos, y managers les pregunto: ¿Y qué harían ustedes si Contreras (el pitcher abridor del juego por Cuba) en el segundo ining pierde el control y le dan algunos batazos?. Realmente, les hice muchas preguntas a los técnicos, instructores y coaches. No soy profesor de este deporte ni de ninguno, pero por lo menos conozco el arte de preguntar y de ocuparme de los detalles. Cuando me respondían: “Haríamos esto”, les preguntaba ¿Por qué?”.

García Márquez, (2006), sobre esta característica del líder cubano expresa: “Tiene la costumbre de los interrogatorios rápidos. Preguntas sucesivas que él hace en ráfagas instantáneas hasta descubrir el por qué, del por qué, del por qué final. Cuando un visitante de América Latina le dio un dato apresurado sobre el consumo de arroz de sus compatriotas, él hizo sus cálculos mentales y dijo:”Qué raro, que cada uno se come cuatro libras de arroz al día”. Su táctica maestra es preguntar sobre cosas que sabe, para confirmar sus datos. Y en algunos casos para medir el calibre de su interlocutor, y tratarlo en consecuencia”.

Según los especialistas, la habilidad de saber preguntar es, como se dice de la dirección, una mezcla de ciencia y de arte. Según la “ciencia”, es decir, las regularidades que deben cumplirse es que, para utilizar las preguntas como instrumento de dirección, o influencia, hay que tener bien precisados los siguientes aspectos:

  • ¿A quién preguntarle? . Se refiere a las personas que puedan ser portadoras de información relevante o de las que nos interese conocer cómo piensan o cómo se sienten sobre algo o, simplemente, sobre las que necesitamos ejercer alguna influencia.
  • ¿Qué preguntarle? . Deben ser cuestiones sobre las que el interlocutor pueda tener alguna información o criterio. No tiene sentido preguntarle a alguien algo que esté fuera de sus posibilidades.
  • ¿Cuándo preguntarle? . El contexto en el que se realiza un diálogo es importante para obtener los resultados que queremos. En esto se incluye, el lugar, el entorno, la disposición en que se encuentre el interlocutor.
  • ¿Cómo preguntarle? . A todas las personas no se les pueden preguntar las cosas de la misma forma. Hay que tener en cuenta los intereses, la personalidad, las expectativas y la forma en que cada cual se relaciona con los demás y, en particular, con el que le pregunta.

El “arte” está en lograr que las preguntas se realicen en un diálogo fluído, evitar que se conviertan en un encuentro “inquisitorio”, incorporar preguntas sobre aspectos afectivos, compartir información, valorar positivamente o comentar las respuestas, al menos algunas. Además, proceder de manera que, algunas preguntas, surjan de las respuestas que brinde el interlocutor, que se produzcan como una continuidad natural del diálogo. De otra manera, el “interrogado” puede sentirse manipulado, desvirtuarse la impresión de que le preguntamos porque apreciamos su criterio.

5-Resumen y conclusiones.

  1. La empatía es la aptitud emocional fundamental para comprender y apreciar los sentimientos de los demás.
  2. La comunicación, en sus diferentes formas, es la vía para relacionarnos con los demás. Las técnicas que propone Weisinger para elevar su eficacia son: exteriorización, asertividad, atención dinámica (escucha activa), manejo adecuado de la crítica, y comunicación efectiva en equipo.
  3. Saber escuchar es la clave para lograr empatía. Para esto, es imprescindible “ponerse en el lugar (dentro) del interlocutor”. Si no se lograr esto, será imposible identificar los sentimientos que están detrás de lo que se dice.
  4. En un intercambio personal, de lo que se comunica, sólo el 7% procede del mensaje verbal (las palabras); el 38% de la entonación (cómo se dicen); y el 55% del lenguaje gestual y corporal. Por tanto, para escuchar con efectividad y poder identificar los sentimientos que están detrás de las palabras, es necesario no sólo comprender las palabras sino, también, interpretar lo que transmiten los gestos, la entonación, en fin “todo el cuerpo”.
  5. Las preguntas constituyen un instrumento valioso para desarrollar la empatía. Por una parte, transmiten al interlocutor nuestro interés por conocer lo que piensan y sienten, así como el valor que le concedemos. Por otra parte, nos permiten verificar que la interpretación que hacemos de sus sentimientos es acertada.
  6. La empatía es la base de todas las competencias sociales que son importantes en el ambiente laboral. Si no se logra, no es posible influir en los demás, tampoco, estar en condiciones de poder ayudarlos en su desarrollo.
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Publicado en De Gerencia. Post original aquí.

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Estrategia para negociar con personas obstinadas

El autoconocimiento. Primera aptitud de la inteligencia emocional

La empresa con inteligencia emocional

Seguir leyendo:

El arte de comprender emociones, la empatía

6 temas que frenan la empatía

#Liderazgo y profesionalidad 3.0: 4 claves para actuar sobre una empatía 1.0

Desarrolla empatía y mejora tus relaciones personales

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El falso debate de RRHH sobre comunicación 2.0.

Por Virginio Gallardo

No ganarán las grandes empresas, lo harán las rápidas. Pero la rapidez organizativa, implica generar e implantar más ideas –y de mejor calidad- que nuestra competencia. Para generar y compartir ideas necesitamos la comunicación. Por ello la comunicación es el motor del Cambio y la innovación. Por ello la comunicación es la nueva base del éxito. Y hablar de comunicación 2.0. es hacerlo de su faceta tecnológica ¿hablamos de éxito?

La comunicación vertical y el sistema nervioso central

Todo tiene una historia. La forma de entender la comunicación tiene la suya y la comunicación vertical forma parte de ese pasado.

El sueño de las organizaciones y de sus líderes era la búsqueda del compromiso de sus colaboradores con la estrategia organizativa mediante una comunicación vertical efectiva y sistematizada.

La historia de la gestión del Management ha sido un continuo esfuerzo por hacer llegar desde la parte más alta de la pirámide organizativa los objetivos a conseguir y los nuevos comportamientos que debían ser la base del éxito. Peter Drucker decía que “La parte de arriba de la organización, es por encima de todo un sistema de información que permitía la toma de decisiones”.

La comunicación vertical había sido la principal herramienta en los viejos paradigmas de organizaciones verticales, funcionales-burocráticas. Los empleados buscaban la inteligencia “arriba”, ya que la dirección como coordinadora de esfuerzos debía marcar el ritmo organizativo, debía señalar con disciplina la estrategia que sólo ella conocía, debía señalar mediante objetivos, competencias y valores los comportamientos deseados.

Con enorme esfuerzo durante décadas hemos sofisticado hasta el extremo nuevas herramientas de gestión de competencias, de gestión de objetivos mediante sistemas de desarrollo, cuadros de mando y sistemas retributivos que buscaban alinear la energía y el compromiso de las personas con la estrategia.

En el paradigma clásico la comunicación corporativa era “el cerebro” quien informa al resto del “organismo” cómo se hacen las cosas. Los planes de comunicación interna se parecían extraordinariamente a la comunicación externa publicitaria: se segmentaban los mensajes en función de públicos objetivos, se analizaban los canales y se median los impactos y su impacto en la conducta, se medía como llegaba a todo el organismo organizativo.

Nuevas asignaturas y la asimetría de la comunicación

Ahora que ya hemos asumido que la comunicación era una asignatura necesaria, ahora que sabemos que nuestros directivos deben mejorar sus habilidades de comunicación, ahora que sabemos que esta asignatura no consigue el aprobado en la mayoría de nuestra organizaciones, ahora cuando empezábamos a crear sistemas eficientes,… Ahora, nos dicen que la comunicación vertical en la mayoría de entornos es peligrosa.

Nos dicen que los anteriores sistemas pertenecen al mundo de la organización “ordenada y planificada” con la que ya nadie sueña, que esta muriendo por lenta. El aparente desorden ha llegado a la gestión empresarial donde ya no hay un cerebro, sino que cada persona tiene uno.

En el nuevo paradigma organizativo la red es el protagonista que consigue la colaboración, los grupos de práctica y el conocimiento tácito que ahora devienen las nuevas claves del éxito, en eso que algunos gustan de etiquetar como organizaciones 2.0. Y estas nuevas organizaciones la nueva asignatura de Comunicación se llama Comunicación Horizontal.

La Comunicación Horizontal se construye como oposición a la comunicación vertical descendente formal, por tanto hablamos de comunicación ascendente, informal pero sobretodo de la comunicación horizontal entre cualquier parte de la organización y entre esta organización y su entorno (clientes, proveedores o competencia).

En los nuevos paradigmas la clave del éxito consiste en pensar en cosas aparentemente opuestas e intentar gestionarlas a un mismo tiempo. La base del éxito organizativo se basa en una nueva fórmula que podemos bautizar como la simetría de la comunicación donde comunicación vertical y horizontal son potentes a un mismo tiempo y deben gestionarse al mismo tiempo.

Cuatro tipos de organizaciones

Veamos las posibilidades que nos ofrece la realidad organizativa, según el tipo de comunicación existente en una organización podemos distinguir cuatro tipos de entornos organizativos:

1- Organizaciones Disciplinadas: Son aquellas dónde la Comunicación vertical y los sistemas de gestión estratégica son potentes (disciplinadas, bien dirigidas y con muchos sistemas) y la comunicación horizontal no tiene peso, se basa en el rumor y en la comunicación informal. Son organizaciones óptimas para entornos competitivos seguros y estables, entornos cada vez menos frecuentes.

2- Organizaciones Autodirigidas: Son aquellas donde la estrategia y la dirección están muy poco marcadas, donde los directivos no establecen con claridad el camino y se limitan a hablar de rentabilidad y aspectos financieros, son las organizaciones más frecuentes en la zombieconomy. Pero donde existen relaciones informales poderosas y grupos bien organizados con elevada colaboración que desde la base proponen nuevas ideas que dirigen la organización en aspectos claves: nuevos productos, distribución, etc.

3- Organizaciones Anárquicas: Son aquellas donde la estrategia y la dirección están muy poco marcadas y donde los mensajes de la dirección se contradicen a menudo con las opiniones de grupos y líderes locales con amplia autonomía. La comunicación y la toma de decisiones se produce como reactividad a aspectos relacionados con el mercado. Son organizaciones que se dirigen desde la cultura, desde la costumbre, de forma local.

4- Organizaciones Simétricas: Son aquellas donde la comunicación de la estrategia y la dirección están marcadas, pero donde los diferentes grupos y unidades tienen una elevada Comunicación Horizontal y capacidad de maniobra y toma de decisiones. Son organizaciones donde las ideas de negocio se debaten de forma horizontal. Puede haber conflicto entre Comunicación Vertical y Horizontal, pero se gestiona de forma positiva.

La pregunta que nos debemos hacer es que tipo de comunicación tenemos y que necesita nuestra empresa.

El falso debate de RRHH

El absurdo a veces es la norma, y en RRHH el debate sobre la necesidad de potenciar el trabajo en red parece que las preguntas se hacen al revés, cambiando el orden. La tecnología crea la necesidad, la necesidad no se debate. Mayoritariamente el debate que desde RRHH nos estamos haciendo es ¿cómo incorporamos herramientas tecnológicas 2.0?. no preguntamos ¿cómo podemos conseguir crear entornos más colaborativos y organizaciones más abiertas?

Y las reflexiones del debate hablan de miedo a la tecnología o de si la tecnología o herramientas específicas son o no una moda, son más eficientes o seguras. si esto de Internet es un fenómeno que ha venido para quedarse o si las redes sociales son una perdida de tiempo o un avance. ¿Donde esta el debate de la nueva naturaleza de las organizaciones?

En este incipiente debate de RRHH sobre redes y herramientas 2.0. sólo de forma secundaria se habla de la “necesidad” sobre nuevas formas de trabajar  y cómo las redes son solo una forma (aunque excelente) de cambiar los modelos de relación, de comunicación, de aprendizaje y de negocio.

Se diría que solo de forma secundaria los sistemas de comunicación interna 2.0. se conciben como sistemas de gestión de Ideas que deben permitir adaptar la organización a su entorno y ser el motor de la gestión de cambios estratégicos y estructurales de la organización, de los cambios profundos en la cultura corporativa.

Situemos el debate hablamos de sistemas externos de networking, de equipos flexibles, de personas que se comunican de forma desordenada pero que consiguen integrar procesos y ser más flexibles y rápidos. Después veremos si necesitamos tecnología y procesos electrónicos 2.0. por más que pueden ser excelentes herramientas de facilitación de estos procesos.

El entorno de “collaboration software” no es el debate (ese es el debate de los tecnólogos). El debate es si necesitamos un cambio en la manera de comunicarnos y entender la organización como un nuevo ecosistema diferente al actual. Si creemos que la estructura organizativa ya no importa tanto, ni importa donde estas ni que posición ocupas, si estamos dispuestos a crear sistemas más democráticos, donde la persona cuenta más, y sobre las implicaciones que tiene en nuestras organizaciones que hay muchos cerebros que pueden actuar en red.

Si te preguntas ¿Como implementar una estrategia de Redes Sociales? . Permíteme responderte que el gran reto no es elegir el software, si no como creamos nuevas pautas culturas que faciliten estos nuevos entornos colaborativos y las nuevas reglas basadas en el “compartir” y como conseguimos alinearlas con nuestros objetivos de negocio, con nuestra estrategia. ¿Dónde esta ese debate?

Publicado en Supervivencia Directiva. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

La Inteligencia Colectiva es inteligencia emocional

Gestión del cambio: 10 principios a desaprender

Esquizofrenia organizativa. ¿5 comportamientos altamente peligrosos?

Para seguir leyendo:

Por Qué Jerarquía y Liderazgo en Red son Incompatibles

La Muerte de las Jerarquías en el lugar de trabajo

El Principio de Peter: Incompetencia e Infelicidad

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#Comunicación: cómo impacta en nuestra cuenta de resultados (y en nuestra #estrategia)

Por Mercedes Hortelano VdP @MyKLogica

Leía en Expansión (vía Amparo Donaire):

la falta de comunicación impacta en la cuenta de resultados porque reduce beneficios e incrementa los costes

Una frase con la que estoy al 100% de acuerdo… y a la que sumaría su obvio contrario, cómo una buena comunicación también lo hace (impactar en la cuenta de resultados), porque posibilita reducir costes e incrementar beneficios, ya sea por optimización de procesos y recursos y/o por incremento de facturación.

Cuenta-de-resultados

  • Cuando la comunicación predominante es en forma de crítica (y mucho más si es tipo destructiva o despectiva, aquella que recurre al chantaje emocional o a los descalificativos) rara es la persona que sale de tal encuentro con ganas y actitud constructiva hacia la situación que la haya generado (y hacia su “responsable”).

Lo más probable es que la afrontemos como un problema… doble, el de la propia situación (y en muchos casos cómo evitar el castigo) y el conflicto emocional interno que suele conllevar.

  • Cuando la comunicación imperante es abierta, profundiza sobre hechos, posibles causas, se discuten alternativas o mejoras … es decir se basa en un análisis conjunto, del que se sacan conclusiones factibles y productivas, rara es la persona que sale con desgana y con resentimiento.

Lo más probable es que lo afrontemos como un reto, además del impacto en nuestra predisposición hacia una empresa o un jefe que nos posibilitan adquirir experiencia y mejorar.

Lo que a su vez influye en:

  • el clima y en el compromiso:

posible indicador: ¿costes de no calidad? ¿uso más eficaz y eficiente de los recursos?…

  • nuestra gestión del aprendizaje:

¿qué hacemos con las nuevas variables? ¿identificamos causas? ¿solucionamos? ¿repetimos o actualizamos soluciones?

lo cual tiene una incidencia directa en la calidad y mejora de procesos o procedimientos (productividad y competitividad), y por tanto, traducirse en una mejora de márgenes y rentabilidad.

  • nuestra gestión de marca, reputación y capacidad de incrementar la facturación, reposicionándonos o ampliando nuestra base de clientes.

¿Cómo es posible esto? Profundicemos un poco en lo que conlleva para una organización una comunicación tóxica,  como es la crítica destructiva y “recursos” como la agresión verbal o la humillación…

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Comportamientos: Generalizar, catalogar (eres… mentiroso, vago….), denostar, chantaje emocional…

Reacción más frecuente: para qué voy a decir la verdad si…? para que les voy a… si…?

En este tipo de comunicación se suelen buscar culpables y “matar” al mensajero.

¿Cómo influye en el clima si me penalizan cuando comento un error o difiero ante como se trata un tema o lo contrario, si somos permisivos con los errores, ya sea por favoritismo, por debilidad de carácter o exceso de empatía? ¿y cómo repercute en posibles iniciativas de mejora, en nuestra calidad…?

¿A qué puede dar lugar? a mal uso de recursos? a ocultación de errores?

¿Cómo afecta a la calidad y en el trato con el cliente? ¿cuál sería el mejor de los tratos que podríamos dar a un cliente?…

Si una empresa permite este tipo de comportamientos en la comunicación, lo más probable es que sus equipos se rijan por un estilo de dirección de “ordeno y mando”, muy “emisor” y poco “receptor”, ante lo cual deberíamos plantearnos:

1.- la calidad en la toma de decisiones por sus perfiles dominantes…

¿Cuál tiene más probabilidades de quedarse y prosperar y, por tanto de llegar a puestos de mando? ¿”sí buana”? ¿”correveidiles”? ¿”aséptica y políticamente correctos”?

¿Qué posibilidades tienen perfiles proactivos, con ganas de aprender, aportar y mejorar? ¿no serían vistos como transgresores, inconformistas o arriesgados?

2.- sus posibilidades de futuro con un tipo de dirección y gestión que “ataja” cualquier diferencia o contraste de opiniones (cuando no lo ve como “alta traición”).

Si es lo normal y quieren dar un primer paso hacia el cambio, la causa suele estar en una estrategia tóxica: Estrategia enfocada al corto plazo, a los dividendos y al negocio, con una toma de decisiones muy jerarquizada, lo que conlleva políticas reactivas al “perderse” las señales de cambios de ciclo de mercado (aquellas ideas que desestimaron) y toparse con sus consecuencias como “imprevistos”.

Un buen ejemplo de ello lo tenemos entre las exempresas públicas, normalmente reactivas ante los cambios de fases de mercado, con la consiguiente posibilidad de cierres traumáticos …

… en vez de aprender del pasado (altos hornos, naval, minería…) y plantear una transición hacia nuevos paradigmas, su mejor opción suele pasar por subir precios para “paliar” la bajada de demanda o influir en regulaciones restrictivas con la innovación, con un futuro de muy corto recorrido, ejemplo actual las eléctricas).

Desde luego cualquier solución pasa por “abrir” la comunicación, es decir, antes de “disparar”, PREGUNTAR y contrastar.

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Si alguien duda de un “gran invento”, antes de volver a defenderlo vehementemente, preguntemos…

¿por qué crees que puede fallar? ¿por qué lo dices? ¿tú que harías? ¿qué sugieres?

Si ya lo hicimos pero los resultados fueron diferentes a lo esperado, profundicemos. Sigamos preguntando y por último pero igual de importante, agradezcamos lo que ha aportado y reconozcamos nuevas ideas…

Caso real. El otro día en un grupo me preguntaron qué sugeriría ante una situación. Respondí. Contestación:

  • a una idea, que ya lo habían probado y desestimado (y el porqué)
  • a una descripción de una situación, con que mi percepción era poco menos que falsa
  • y a otra, que la iban a poner en marcha al día siguiente.

Me agradecieron mi participación y me invitaban a comprobarlo.

Responder de esta forma puede conllevar perdernos que no fue la idea lo que fallo, sino su implantación.

Que nosotros ignoremos cómo hacerlo, sólo significa eso, que yo lo ignoro. Ser conscientes de este hecho, nos facilita el que otros compartan con nosotros su experiencia y tengan la explicación práctica de lo que nos sucedió o nuevas ideas que nos permitan conseguir lo que queríamos.

Por todo ello, una posibilidad de reducir costes e incrementar beneficios, sobre todo para aquellas empresas que trabajen con cuadro de mandos, es  identificar nuestro perfil de comunicación actual, el óptimo (alineado con nuestra estrategia) y adoptar los planes de acción necesarios, identificando tipos de comportamientos de comunicación y relación, coherentes con lo que queremos lograr.

Y, volviendo casi al inicio, para pasar de la crítica destructiva a la “mera” crítica, lo primero es aprender a controlar nuestras emociones, paso previo a una autogestión emocional, paso previo a su vez para llegar a una gestión organizacional emocionalmente saludable que nos permita controlar, por ejemplo, nuestros costes de calidad (y no calidad), no por penalización, sino por convicción, premiando el uso óptimo de nuestros recursos.

Y hasta aquí he llegado… lo que viene a continuación es el esquema sobre el que estoy trabajando… de cómo afecta nuestra capacidad de profundizar en la comunicación, en nuestra cuenta de resultados y nuestra sostenibilidad… Es un primer borrador:

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Comunicación 1.0: Crítica: Gestión de la emoción = Gestión de costes?

  • Introducimos el qué

Comunicación 1.5: Crítica constructiva = Margen Bruto?

  • el porqué (riesgos)

Comunicación 2.0: > Feedback = Márgen Neto = Gestión de riesgos:

  • Qué + Riesgos + ¿Cómo lo solucionamos?

Comunicación 2.5: Feedback constructivo = Gestión de Beneficios:

  • Qué + Riesgos + Cómo + Finalidad (¿para qué? ¿qué ganamos solucionándolo?)

Comunicación 3.0: Capacidad de Diálogo operativo, foco en el presente = Soluciones = Incremento márgenes/facturación

  • Qué + Riesgos + Cómo + Finalidad + Causa + Quién

Comunicación 3.5: Capacidad de Diálogo táctico: Gestión del pasado = Aprendizaje = gestión de la innovación

  • Qué + Causa + Riesgos + Cómo + Finalidad + Quién + Cuándo

Comunicación 4.0: Diálogo estratégico: ¿? Gestión del futuro (sostenibilidad) = gestión de la inversión

  • Qué + Causa + Riesgos + Cómo + Finalidad + Quién + Cuándo + Alternativas

Como primer borrador, ya os podéis imaginar que con alta probabilidad de cambios según lo vaya/vayamos desarrollando…

Aprovecho para anunciaros que, junto con Carmen Vicente, amiga y colega de profesión, hemos decidido unir nuestra experiencia y plasmarla en forma de libro.

Este es uno de los puntos que, ciertamente, veremos en él.

De momento, estamos dotándole de estructura y, en el camino, unas conversaciones interesantísimas, que esperamos poder plasmar en el libro (y recoger en vídeos).

Asimismo, estamos en nuestros primeros contactos con dos organizaciones para desarrollarlo como business case.

En definitiva, queremos que sea un libro práctico que aporte respuestas y claves de cómo integrar el talento y mejorar nuestra cuenta de resultados.

Ya me diréis qué os parece y, por supuesto, encantada de profundizar sobre cómo y a qué partes de nuestra cuenta de resultados y sostenibilidad, afecta introducir preguntas en nuestra comunicación.

¡Gracias por llegar hasta aquí y deseadnos que las musas nos inspiren y suerte!

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Crédito Imágenes:

  1. Fuente: mujeres emprendedoras
  2. Fuente: La comunicación y el trabajo en equipo
  3. Fuente: comunicaos
  4. Fuente: Cómo hacer la cuenta de resultados

Publicado en MyKLógica. Post original aquí.

Del mismo autor en este blog:

Autoestima: Mitos (2) y Realidad

Liderazgo y Autoliderazgo: Superar el miedo a lo positivo

Autoestima, base de la empresa y el liderazgo 3.0

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