Mes: Mayo 2020

La comunicación en momentos de crisis

por Octavio Rojas

El valor de las grandes empresas radica cada vez menos en sus bienes físicos (fábricas, maquinaria, edificios, etc.), mientras que sus activos intangibles (conocimiento y experiencia de sus empleados, imagen pública de la empresa, posicionamiento de sus productos, etc.) cobran cada vez mayor importancia en su cotización en los mercados de todo el mundo.

Considerando lo anterior, surge la pregunta, ¿qué sucede cuando una compañía, aún siendo una gran corporación multinacional, se enfrenta a una crisis que afecta principalmente a su imagen?

Tomemos el caso de Andersen para responder nuestra pregunta. La auditora y consultora, otrora símbolo de liderazgo y buen hacer, una multinacional con presencia en decenas de países y unos resultados económicos siempre en alza, se derrumbó pocas semanas después de que saliera a la luz el caso de las cuentas trucadas de la empresa de energía Enron, mismas que debía cuidar y que no sólo no lo hizo, sino que colaboró en su ocultamiento, a sabiendas de las implicaciones que este acto podía tener.

Andersen no había sufrido ninguna explosión en sus oficinas, ni sus socios en algún lugar del mundo habián sufrido ataques físicos, tampoco sus servidores se habían visto violados por piratas informáticos, nada de esto había padecido sino algo mucho peor: había perdido la confianza del público.

En el caso de Andersen la pérdida de este valor intangible ha tenido un efecto contundente, puesto que se trata de una empresa de servicios cuya principal actividad tenía como pilar a la confianza del público.

El objetivo de la anterior reflexión era poner un ejemplo claro y reciente sobre la importancia que tienen los bienes intangibles en las compañías de hoy, para entrar de lleno al análisis de la importancia de la comunicación en tiempos de crisis, que, entre sus objetivos principales, está la protección de estos valores, entre los que se encuentra la imagen de la compañía y la de sus productos.

Tipologías de distintas crisis

Antes de continuar, definamos lo que se entiende por crisis: \”un acontecimiento extraordinario, o una serie de acontecimientos, que afecta de forma diversa a la integridad del producto, la reputación o a la estabilidad financiera de la organización; o a la salud y bienestar de los trabajadores, de la comunidad o del público en general\” (Wilcox, 2001: 191).

No todas las crisis tienen orígenes similares y, por tanto, las maneras de abordarlas también difieren unas de otras.

Para enfrentar una crisis, una empresa debe contar con un \”comité\”, en el que se integra la alta dirección y los responsables de diversas áreas, dependiendo del tipo de empresa que se trate: legal, producción, finanzas, logística, recursos humanos y, por supuesto, comunicación.

Para el consultor de comunicación, la principal preocupación debe ser salvaguardar la imagen corporativa y la de sus productos y/o servicios.

Las empresas se enfrentan a agresiones exógenas y endógenas. Algunas de estas dificultades pueden originar crisis internas muy graves, pero con menor notoriedad en el exterior. Otras pueden tener un alcance muy importante en la opinión pública, aunque puedan no tener un impacto directo en el negocio de la compañía.

Estableciendo un parámetro asequible para el lector, se propone determinar los niveles de afectación de la imagen corporativa a través de una medida tipo semáforo:

  • Semáforo verde – detección de variables de riesgo localizadas, sin demasiada notoriedad y con final cierto.
  • Semáforo amarillo – detección de variables de riesgo de amplio espectro, con notoriedad pública y final cierto.
  • Semáforo rojo – detección de variables de riesgo graves, con alta notoriedad pública y final incierto

Aunque resulte imposible establecer una tipología completa de todas las crisis, se proponen algunas categorías:

  • Fenómenos naturales (inundaciones, terremotos, etc.)
  • Crisis relacionadas con la salud y la alimentación (epidemias, intoxicaciones, etc.)
  • Acontecimientos políticos y conflictos sociales (protestas violentas, conflictos políticos y comerciales, etc.)
  • Accidentes (relacionados con el transporte, que afecten el medio ambiente, incendios, derrames químicos, etc.)
  • Eventos de origen criminal (secuestros, asesinatos, sabotajes, etc.)
  • Asuntos jurídicos (de discriminación racial, de abuso sexual, plagios, etc.)
  • Hechos de tipo económico (bancarrota, fraude, corrupción, etc.)
  • Retirada de productos (defectos de fabricación, por utilizar sustancias prohibidas en su elaboración, etc.)
  • Ataques informáticos (virus, entrada de hackers a sistemas, etc.)

Cómo actuar frente a una crisis

En principio, las compañías deberían tener un manual de crisis en el que se establecen los mecanismos básicos para abordar situaciones contingentes, inmediatamente después de ocurrido el acontecimiento.

Quizás este manual contemple el plan de acción para solucionar variables que pudieran anticiparse con claridad dependiendo de la actividad de la empresa. Por ejemplo, si se trata de una industria química, debería contemplarse la posibilidad de un derrame en algún momento del proceso de producción, sus consecuencias para la planta, su entorno inmediato y sus empleados.

Sin embargo, también deberían atenderse a otros públicos que algunas veces no se contemplan. ¿Qué sucedería si un grupo de periodistas se acercan a la planta para tratar de informar sobre el incidente? ¿Y si vecinos o autoridades desearan obtener información sobre el acontecimiento?

El consultor de comunicación debe:

  • Reunir toda la información posible
  • Evitar los vacíos de información comunicando lo antes posible
  • No apresurarse a comunicar por la presión de los periodistas u otros grupos
  • Determinar el formato de la comunicación (nota de prensa, carta, reuniones con representantes, conferencia de prensa…)
  • Establecer un mecanismo de monitoreo inmediato en todos los medios para comprobar el alcance de la crisis
  • Determinar la secuencia y la coherencia de la comunicación, en caso de que se trate de una crisis con extensión en el tiempo
  • Aconsejar sobre la política de la compañía en cuanto a rumores e imprecisiones aparecidos en los medios de comunicación
  • Proponer el plan de acción para el relanzamiento de la imagen corporativa que contemple a todos los públicos

El consultor de comunicación no debe:

  • Informar sin el conocimiento previo y la aprobación del comité y de la alta dirección
  • Permitir que los miembros del comité hagan declaraciones públicas sin preparar previamente sus intervenciones
  • Comunicar sólo a los medios\”amigos\”
  • Mentir sobre información crucial
  • Reservarse datos fundamentales para mimizar el acontecimiento
  • Mostrar incompetencia, falta de control y arrogancia
  • Ser insensible a las implicaciones emocionales entre los afectados por el acontecimiento
  • Dar información \”off the record\” a periodistas u otros representantes de grupos involucrados
  • No considerar todas las posibles implicaciones del acontecimiento
  • Tener en consideración sólo a los periodistas a la hora de comunicar

Con la rapidez de las nuevas tecnologías, un simple incidente puede convertirse en una crisis mayor. Sin embargo, la misma facilidad de comunicar un acontecimiento negativo debe ser aprovechada por las empresas para informar al público sobre lo que están realizando a favor de la solución de los problemas.

Nunca está de más tener en cuenta que las mejores decisiones son las que se toman racionalmente, aunque en momentos de crisis es difícil guardar la calma. Pero también se tiene que considerar que los intereses de la compañía por salvaguardar su negocio, deben equilibrarse por las necesidades emocionales de los afectados por los acontecimientos.

Siguiendo con nuestro ejemplo de la industria química, se puede asegurar que la empresa estaría interesada en tenerla activa lo antes posible, pero los vecinos de la zona protestarían para que antes de su reapertura se revisaran todos los procedimientos e instalaciones

Prepararse para afrontar una crisis

Parece sencillo seguir recomendaciones en frío, pero durante la crisis, y sobre todo en los primeros momentos, resulta muy difícil mantener la calma y dar los indicaciones adecuadas.

Aunque haya una infinidad de variables de riesgo, es posible prepararse para enfrentarse a posibles crisis y, de esta manera, lograr sobrellevarla con más posibilidades de éxito.

Hemos mencionado anteriormente que las empresas deberían contar con un manual de crisis. Este documento debe ser lo más ambicioso posible en cuanto a la cobertura del mayor número de variables de riesgo, sin, por otro lado, convertirse en un texto abrumador y poco práctico.

A grandes rasgos y sin ánimo de ser exhaustivo, lo que el manual de crisis debe contener es lo siguiente:

  • Los contactos de todos los miembros del comité de crisis (nombre completo, puesto dentro de la compañía, dirección de correo electrónico de la compañía y otro que pueda abrir desde un puesto remoto, números de teléfono de la empresa, de casa y celulares)
  • Base de datos de contactos con todos los interesados/afectados por la crisis (bomberos, policía, políticos, sindicatos, proveedores, clientes, aseguradoras, medios de comunicación, asociaciones civiles, etc.)
  • Variables de riesgo y flujos de actuación
  • Reportes de acontecimientos
  • Documentos tipo (cartas, comunicado de prensa, etc.)

Otras de las actividades que tienen que hacerse para enfrentar una crisis son una auditoría de riesgos y unas prácticas de simulación entre los portavoces.

La auditoría de riesgos se refiere a la revisión de las variables que podrían intervenir en una crisis, frente a lo contemplado en el manual de crisis. Es importante mantener una actualización de los \”issues\”, ya que cada día pueden surgir nuevas situaciones que pueden derivar en crisis.

Las prácticas de simulación entre los portavoces consisten en la reproducción de situaciones de crisis, en la que los representantes de la compañía tienen que enfrentar la gestión de un acontecimiento, paralelamente a la demanda de información de los medios de comunicación, en un ambiente lo más realista posible.

Estas prácticas tienen que ser sorpresivas, en cuanto a fecha, hora y tipología de la crisis, para tener una mayor veracidad y obtener los mejores resultados de formación de los portavoces.

Las nuevas tecnologías de la información como enemigos o aliados en momentos de crisis

La llegada de las nuevas tecnologías ha significado el acceso masivo a toda la información al mismo momento en cualquier parte del mundo. Esto tiene sus ventajas e inconvenientes en el momento de la gestión de una crisis.

Los mayores inconvenientes residen en la capacidad de multiplicación de un hecho menor, hasta convertirlo en un acontecimiento de notoriedad inusitada. Además, hay muchos \”issues\” que son producto de los rumores que circulan por la web, a través de foros, listas de distribución, etc.

Entre las ventajas, podemos destacar la capacidad de mantener una gestión telemática de la crisis, a través de nodos dedicados de acceso a nivel mundial, en los que se actualiza el transcurso de los acontecimientos, se ponen a disposición de los directivos los documentos que posteriormente se harán públicos, así como la capacidad de distribuir información de forma inmediata.

Cada vez más, los periodistas de todo el mundo están buscando su información directamente de las páginas web de las empresas.

Las crisis como oportunidad

Quienes ven en las crisis sólamente problemas, se olvidan de que también puede ser una fuente de oportunidades, que, por desgracia, sólo pueden surgir en estos difíciles momentos.

La exposición pública gratuita a la que se ve sometida una empresa cuando está sufriendo una crisis no la volverá a obtener nunca. El público estará más pendiente de lo normal sobre lo que ocurra con una empresa mientras continuen los acontecimientos.

En este sentido, si se gestiona bien una crisis, se tiene la oportunidad de atenuar el signo negativo de la cobertura mediática e, incluso, es posible lanzar mensajes positivos sobre la empresa, sus productos y servicios.

Esta oportunidad no tiene que verse en los últimos momentos de la crisis, cuando la atención a los acontecimientos esté decayendo y los mensajes se escuchen más bien como una reacción tardía y sospechosa por parte de la empresa. Sería deseable buscar la oportunidad desde los primeros momentos, aunque esto no es siempre posible e incluso desaconsejable en algunas veces.

Hay que pensar que no es casualidad que una civilización milenaria como la china compusiera la palabra crisis con dos símbolos que representan el peligro y la oportunidad.

Referencias:

Dennis L. Wilcox, Philip H. Ault, Warren K. Agee y Glen T. Cameron (2001) Relaciones públicas. Estrategias y tácticas Madrid Pearson Educación Madrid, S.A.

Kent Jarrell (2002) \”Crisis communications: Survival in a world of media madness\” IABC En la siguiente dirección: http://www.iabc.com

Lani Yoshimura (1999) \”In crisis is opportunity: making the best of a public relations problem\”. Infotoday.com. En la siguiente dirección: http://www.infotoday.com/mls/oct99/story.htm

Steven R. van Hook (2000) \”Media and Public Relations: A Primer for Business and Government Leaders in Russia and FSU. Crisis Management\”. West.net. En la siguiente dirección: http://www.west.net/~wwmr/primer/module6.htm

Sumarios

\”El valor de las grandes empresas radica cada vez menos en sus bienes físicos, mientras que sus activos intangibles cobran cada vez mayor importancia en su cotización en los mercados de todo el mundo\”.

\”Para el consultor de comunicación, la principal preocupación (en una crisis) debe ser salvaguardar la imagen corporativa y la de sus productos y/o servicios\”.

\”Con la rapidez de las nuevas tecnologías, un simple incidente puede convertirse en una crisis mayor. Sin embargo, la misma facilidad de comunicar un acontecimiento negativo debe ser aprovechada por las empresas para informar al público sobre lo que están realizando a favor de la solución de los problemas\”.

\”Quienes ven en las crisis sólamente problemas, se olvidan de que también puede ser una fuente de oportunidades, que, por desgracia, sólo pueden surgir en estos difíciles momentos\”.

Este artículo es Copyright de su autor(a). El autor(a) es responsable por el contenido y las opiniones expresadas, así como de la legitimidad de su autoría.

El contenido puede ser incluido en publicaciones o webs con fines informativos y educativos (pero no comerciales), si se respetan las siguientes condiciones:

  1. se publique tal como está, sin alteraciones
  2. se haga referencia al autor (Octavio Rojas)
  3. se haga referencia a la fuente (degerencia.com)
  4. se provea un enlace al artículo original (https://degerencia.com/articulo/la_comunicacion_en_momentos_de_crisis/)
  5. se provea un enlace a los datos del autor (https://www.degerencia.com/autor/octaviorojas)

Publicado en De Gerencia. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

¿Cómo afecta el coronavirus el interior profundo de las empresas?

Por Diego Pons

La mayoría de las veces el sentido de oportunidad para tomar decisiones estratégicas queda relegado por lo urgente. La coyuntura siempre nos lleva puestos, por lo que resulta difícil encontrar el momento adecuado de pensar y repensar la empresa para ajustarla a las necesidades internas y a las demandas del contexto.

La sensación es que este dilema es navegable, más allá de algunas turbulencias. Podemos cuestionar la optimización y la eficiencia, pero “la empresa va, camina sola”. Con sus prácticas actuales, ni buenas ni mejores, “la empresa va”.

Hasta ahora esta dinámica funcionó así en la mayoría de los casos. Pero estamos frente a un quiebre. Un desconocido llamado COVID 19, que no distingue de miopías y utopías, nos ubica, sin consultarnos, en otra realidad y nos pega en el centro mismo de las entrañas de la empresa.

Esta dinámica es puro “causa – efecto”; ahora sí el sentido de oportunidad se transforma de importante en urgente. Es que, esta pandemia impacta con diferente intensidad a las empresas, todo depende de cómo estén preparadas para asimilar el golpe.

Efectos de la pandemia

La pandemia afecta el cuerpo de las organizaciones, ya sea en sus valores, liderazgo, estrategia, estructura, información y procesos y habilidades. Veamos paso por paso:

Valores y liderazgo

La crisis impacta en los valores de las organizaciones cuando éstos no son “vividos”, sino que cuelgan de la web institucional o en las carteleras de las oficinas. Son, por lo común, valores tan generales y tienen tantos significados que cada integrante de la empresa los pone en juego según sus interpretaciones. Solo algunas empresas logran que estos valores se vivan cotidianamente y se conviertan en creencias.

¿Y por qué es importante contar con valores convertidos en creencias? Porque funcionan como un factor de contención clave en situaciones extremas como la actual cuando se necesitan grandes dosis de sentido de pertenencia, equidad y responsabilidad solidaria.

Estos momentos de la humanidad también ponen a prueba el liderazgo, sobre todo cuando se construye desde un estilo autocrático y no desde la legitimidad; cuando en la agenda de la dirección no figura la responsabilidad social de formar líderes y profesionales de excelencia.

Como contraparte la crisis queda contenida cuando el estilo de liderazgo tiende a la delegación, con un líder que vele porque las cosas sucedan, que piense, diseñe y preserve todo lo necesario para que las personas y los equipos avancen hacia el logro de objetivos, visión y propósito.

Solo algunas empresas tienen en su propósito desarrollar líderes, gerentes y mandos medios, con el liderazgo personal adecuado para actuar con tranquilidad y profesionalismo permitiendo que la organización descanse en liderazgos alternativos.

Estrategia y estructura

Por otro lado, las crisis hacen daño cuando la estrategia de una organización es no tener una estrategia. O cuando se cuenta con ella, pero no con la capacidad para llevarla a cabo por ser muy ambiciosa (error de planificación) o por no tener la capacidad de hacerlo (error de ejecución).

No impacta con la misma fuerza cuando toda la empresa se alinea detrás de la estrategia como la forma de construir una propuesta de valor y ponerla a disposición de los clientes. En este caso, existe un trabajo colectivo para llevarla a buen puerto. El equipo está pendiente, de los factores que la ponen en riesgo y al mismo tiempo flexible para modificar el camino y el rumbo.

En ese sentido, la comunicación interna juega un rol central para que todos conozcan hacia dónde va la organización. Así cada persona, desde su puesto, contribuye a transitar esa estrategia y aporta alternativas en situaciones desafiantes como esta pandemia.

En cuanto a la estructura el golpe es mayor cuando se la piensa como un organigrama, una especie de ascensor donde bajan órdenes y suben tareas. Estas crisis dejan a la vista la importancia de la coordinación para lograr que todo funcione en forma correcta.

Distinta es la suerte de aquellas empresas dinámicas y maleables que adoptan nuevos formatos. Rompen, así, las áreas funcionales para focalizarse en procesos, mejoras, proyectos, innovación. La flexibilidad les permite responder con mayor seguridad y eficiencia, ya que se contraen o expanden de acuerdo al coraje que tengan para innovar.

Información, procesos y habilidades

Los sistemas se ven vulnerables cuando los tiempos y las formas de la información y de los procesos no están preestablecidos. Cuando las tecnologías duras son implementadas como un fin en sí mismo sin tener muy en claro el impacto que generan. Por lo tanto, ni los datos ni las formas de hacer las tareas forman parte de las responsabilidades del puesto.

Pero las crisis no afectan con la misma fuerza cuando las tecnologías son un aliado más para gestionar un manual de procesos y un mapa de reportes. De este modo, cada responsable de generar datos es consciente de que es un factor crítico para tener buena información. La descripción de procesos ayuda a que se identifiquen proveedores y clientes internos y juntos trabajen en pos de la mejora continua.

Observemos sino esta crisis del COVID 19: la sistematización de procesos e información a través de un buen soporte tecnológico está permitiendo encontrar en el home office una alternativa para que todos los procesos de apoyo sigan funcionando y el espacio físico sea anecdótico.

Otro tanto se llevan las distintas habilidades en la organización. El impacto es profundo cuando los colaboradores son simples hacedores, sumergidos en el cómo hacerlo y no tan interesados en el por qué hago lo que hago. Una especie de autómatas que cumplen con sus tareas porque se les paga para que hagan, no para que piensen.

Un escenario distintos se abre en las organizaciones que se preocupan en que todos sepan por qué hacen lo que hacen y enriquecen el cómo hacerlo a partir de nuevos modos de pensar (creatividad, innovación, resolución de problemas, aprender a aprender, pensamiento crítico), relacionarse (comunicación, colaboración) y de interactuar (flexibilidad, empatía, altruismo).

Por ese motivo, conocer el propósito de la empresa, del equipo y del puesto genera automotivación, que es la mejor inyección de energía para poder hacer frente a esta situación de caos e incertidumbre.

De la fragilidad a lo “antifrágil”

Ahora conocemos algo más del COVID 19, pero también conocemos mucho más sobre nuestras empresas. Solo nos queda decidir cómo incorporamos la innovación organizacional en la agenda para transformar y hacer menos frágiles a nuestras organizaciones.

Como dice el pensador Nassim N. Taleb, no existe una palabra que designe exactamente lo contrario de lo frágil. Pero hay y habrá empresas que atraviesan mejor estas situaciones, que atenúan la fuerza del golpe y lo transitan como un desafío, más allá de todo lo que genera la pandemia. Es lo que Taleb describe como “antifrágil”.

(*) Doctorando en Innovación Sistémica (ITBA). Consultor y mentor en transformación de Personas y Organizaciones.

Publicado en Ambito. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

Liderazgo, la mejor respuesta a las crisis

Libro de la semana: Resultados predecibles en tiempos impredecibles

Ser líder de una empresa no es tarea fácil, mucho menos cuando apenas te inicias en el mundo de los negocios y todas las miradas recaen sobre ti. Habrá ocasiones en las que enfrentes situaciones extremas o experimentes las crisis más graves. ¿Cómo actuar en esos momentos? Dicen los expertos que es justo ahí cuando aparecen los líderes, personas que toman conciencia de lo impredecible que es el terreno y, a pesar de todo, aseguran resultados.

Es ésta la premisa que origina la obra Resultados predecibles en tiempos impredecibles, escrita en coautoría por Stephen R. Covey (creador de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”), Bob Whitman y Berck England. En ella, se presenta una serie de puntos que, según los escritores, deben caracterizar a las firmas ganadoras en tiempos de turbulencia:

  • Ejecutar las prioridades con excelencia.
  • Avanzar a la velocidad de la confianza.
  • Conseguir más con menos.
  • Reducir el miedo y transformarlo en compromiso.

“Las compañías que no siguen estos principios acaban descolgándose de la carrera cuando el terreno se complica. Pierden de vista las prioridades estratégicas. Pierden el impulso derivado de confiar en los compañeros de equipo, en los sistemas y en los procesos. Pierden la concentración de la tarea que tenían entre manos. Y, finalmente, pierden la confianza en sí mismos”, aseguran los autores.

Y si no hay confianza, resulta casi imposible cumplir con aquella norma no escrita que rige a las empresas en temporadas de incertidumbre: conseguir más con menos. Es en ese instante cuando se debe estar más concentrado y ser más estratégico.

La publicación también hace referencia a lo complicado que resulta manejar una compañía en Latinoamérica, pues los problemas sociales, culturales y políticos que allí se presentan, entorpecen el buen desempeño de las industrias. No obstante, los escritores consideran que al aplicar los principios que el impreso propone, se desarrollarán capacidades que permitirán construir una organización exitosa, esté donde esté.

Para ello, el liderazgo será pieza clave, pero deberá acompañarse de la confianza, el principal medio para tener una buena relación con los empleados. No hace falta generar miedo, pues eso disminuye el rendimiento laboral. La confianza es lo que más puede motivar a un ser humano.

Y tú, ¿estás dispuesto a asegurar resultados, por inciertos que sean estos momentos?

Sobre los autores

Stephen R. Covey es un especialista en management de gran renombre, cuyo trabajo se ha materializado en diversos textos, pero sobre todo en el diseño de múltiples cursos empresariales dirigidos a negocios de más de 123 países. Es co-fundador de FranklinCovey Co.

Bob Whitman es CEO de FranklinCovey , firma a la que ingresó en el 2000. Además, es un ferviente amante del montañismo.

Breck England es un doctor en Comunicación que se dedica a generar soluciones de efectividad para clientes de FranklinCovey.

Autores: Stephen R. Covey, Bob Whitman y Breck England
Título: Resultados predecibles en tiempos impredecibles
Editorial: Paidós
Páginas: 119

Publicado en El Empresario. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

Cinco consejos para controlar mejor nuestro cash flow y no morir en el intento

por Diego Lorenzana

Todas las empresas, con independencia de su tamaño y de su sector de actividad, deben tener controlada una serie de variables clave para la correcta gestión de su negocio. Entre ellas, cabe destacar aquellas que tienen que ver con la liquidez de la empresa, un aspecto fundamental para evitar situaciones tan complicadas como puede ser una suspensión de pagos que puede conducir de manera inexorable a una quiebra.

Entre ellas, quizá el indicador más importante en relación con la liquidez es el cash flow. Se trata de una variable que refleja cuál es el flujo actual de cobros y pagos, y que trata de explicar la situación de tesorería actual de cualquier empresa. Dicho de una forma llana, sirve para determinar de cuánto dinero contante y sonante disponemos para pagar a nuestros proveedores, a nuestros empleados, a las administraciones públicas y para acometer inversiones, entre otras muchas cosas.

Y como la actividad cotidiana del negocio no para ni espera por nadie, es fundamental llevar un control lo suficientemente exhaustivo para no tener sustos y operar con mayor tranquilidad. Por ello, mantener un control diario o semanal de nuestra tesorería es esencial. Pero, ¿cómo llevarlo a la práctica? Os dejamos con algunos consejos.

No te olvides de llevar tu cash flow allá donde vayas

Las actuales herramientas permiten llevarnos casi toda la contabilidad de nuestra empresa a cualquier lugar, y monitorizarlo desde nuestro teléfono móvil. Por eso, conviene elaborar hojas de cálculo más o menos complejas y reflejar ahí el estado de nuestro flujo de caja. De esta manera, podremos conocer en todo momento cuál es el estado actual de nuestra tesorería y establecer alertas cuando las cosas no marchen tan bien.

¿Crees que todos los clientes van a pagarte?

Lo más razonable es que todos los clientes paguen sus facturas a tiempo. Sin embargo, existen algunas circunstancias que pueden provocar retrasos en los pagos o incluso impagos. Por esta razón, es conveniente establecer un plan de contingencia por si surgen algunos clientes morosos a través de algún tipo de provisión que reduzca este riesgo.

Controla los costes de tu negocio

Si bien los ingresos de cualquier negocio son variables impredecibles que se escapan al control del negocio, los costes de operación siempre son susceptibles de ser reducidos. Calcula tus costes por áreas y los porcentajes que estos suponen sobre el volumen de tu negocio, estableciendo unos topes para limitar cuántos fondos se van en cada partida para no sobrepasarlos.

Determina tu punto de equilibrio

Desde el punto de vista del cash flow, el punto de equilibrio es aquel en el que los ingresos menos los gastos dan como resultado cero. Es importante calcularlo para saber si llegas o no a los requerimientos de cobros que necesitas para mantener un margen con respecto a los pagos con el objetivo de reducir tu estrés de forma significativa.

Controla el periodo de pago a proveedores y de cobro a clientes

El proceso de facturación no termina hasta que no se recibe el cobro de nuestros clientes o se efectúa el pago a proveedores. Para tenerlo bajo control, es recomendable llevar un registro claro de las facturas emitidas y que te han emitido, así como los tiempos de cobro y pago de cada una de ellas, y que esta información esté estructurada de manera clara y visual, estableciendo alertas en caso de que sea necesario.

Publicado en PyMEs y Autónomos. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

Por qué tienes que empezar a preocuparte por el cash flow y no por los beneficios

Al cierre de un mes o de un ejercicio, contablemente una empresa puede tener un resultado positivo – es decir, puede tener beneficios. Pero si su cash flow, o flujo de caja, es negativo significa que, independientemente del beneficio contable, no tiene liquidez para hacer frente a sus pagos, con lo cual podría llegar a tener que cerrar.
En este post explicamos por qué es imprescindible para cualquier empresa calcular el cash flow y por qué como empresario deberías preocuparte más por este indicador que por el resultado contable de tu empresa a cierre de mes o del ejercicio.

El cash flow debería preocuparte más que el resultado de tu empresa, ¿sabes por qué?

El cash flow, o flujo de caja, es un elemento del plan financiero que se calcula en función de lo percibido – cobros menos pagos – y es un indicador de la rentabilidad de la empresa.

Además de calcular el cash flow al cierre de un período concreto – puede hacerse diariamente, mensualmente o a cierre del ejercicio – las empresas deberían proyectarlo. Es decir, hacer una proyección de las entradas y salidas de dinero a uno o dos meses vista como mínimo, para saber de antemano si la empresa va a tener la liquidez necesaria para poder operar.

Por otro lado, el resultado de una empresa – que puede ser beneficios o pérdidas – es un elemento del plan contable y sigue el criterio del devengo, es decir, se calcula en base a la contabilización de los ingresos y los gastos.

Al contabilizar un ingreso o gasto no necesariamente se está produciendo, en ese preciso momento, la entrada o salida efectiva de dinero relacionada, sino que el movimiento de caja puede ocurrir con posterioridad a la contabilización.
Por ejemplo: una empresa puede haber realizado una venta importante y tener contabilizado el ingreso en su cuenta de pérdidas y ganancias. Si los gastos de la empresa en ese período son menores a los ingresos, el resultado contable será positivo (beneficios).
A pesar de haberse producido y contabilizado esa venta, si la empresa no la ha cobrado al cierre del periodo, pero en cambio sí ha pagado a sus proveedores, entonces el cash flow será negativo. Ello pone en riesgo de quiebra a la compañía, porque significa que no va a ser capaz de hacer frente a los pagos que le van a entrar en el siguiente periodo.

Si esta empresa hubiera proyectado su cash flow, podría haber anticipado y evitado esta situación de riesgo de quiebra. A pesar de que no todas las empresas hacen la proyección de su cash flow a varios meses vista, hacerlo es garantía de supervivencia, precisamente porque ayuda a anticipar problemas de liquidez.

¿Qué otras ventajas tiene calcular y proyectar tu cash flow?

Además de para detectar problemas de liquidez, calcular el cash flow tiene más ventajas.
Explicamos los 5 motivos fundamentales que demuestran la utilidad de este indicador, y que son motivos suficientes por los que también en tu compañía se debería calcular y proyectar su flujo de caja:

Para detectar problemas de liquidez antes de que sucedan

Como comentábamos, y aunque siempre pueden surgir imprevistos que son prácticamente imposibles de anticipar, hay muchos otros cobros y pagos que son recurrentes y que te permiten ajustar bastante bien la proyección de tu flujo de caja a varios meses vista. Ello te ayudará a detectar con antelación si vas a tener problemas de liquidez.

Si por ejemplo, en un momento determinado, al proyectar el cash flow sabes que el mes que viene un cliente no te va a poder pagar, y además vas a tener que hacer frente a un pago extra, puedes tratar de negociar con alguno de tus proveedores el retraso en algún pago que tengas previsto, para evitar que tu flujo de caja sea negativo.

Para saber si tienes un desajuste entre cobros y pagos

Muy relacionado con el punto anterior, calcular tu cash flow sirve para saber si tienes un desajuste entre tus cobros y tus pagos. Si estás cobrando a tus clientes a 30 días pero pagas a tus proveedores al contado, es muy probable que tu flujo de caja sea siempre negativo.

Si no solucionas este desajuste temporal entre cobros y pagos siempre vas a tener problemas de liquidez. Trata de re-negociar las condiciones tanto con clientes como con proveedores. Lo ideal es cobrar cuanto antes y pagar lo más tarde posible.

Para saber si necesitas financiación

Si a pesar de tener bien ajustados los plazos de tus cobros y pagos, siempre que calculas tu cash flow te sale negativo, significa que el importe de tus pagos es superior al de tus cobros. Es decir, necesitas financiación.

En este caso es importante investigar si el cash flow negativo se debe a que tu empresa está creciendo y debe hacer frente a una serie de inversiones para aumentar la producción y satisfacer la demanda, o si por el contrario estás gastando de forma innecesaria y descontrolada. En este segundo caso, lo recomendable sería realizar una auditoría de gastos para ponerlos bajo control.

Para saber si vas a tener excedente de caja y sacarle el máximo rendimiento

También puede ocurrir que, al proyectar tu cashflow, sepas que en un determinado momento vas a tener un excedente de caja. Esto puede ocurrir por muchos motivos – pedidos especiales que hagan aumentar tus ventas, si vas a aumentar los precios de un determinado producto, si tienes previsto vender algún activo, etc.

Sea cual sea el motivo, anticipar ese excedente de caja puede servirte para analizar con tiempo cuál es la mejor manera de sacarle el máximo rendimiento a ese dinero. Puede ser que te interese cancelar deuda o invertir ese dinero en un nuevo proyecto, en renovar maquinaria, en publicidad para el lanzamiento de un nuevo producto o en adquirir productos de inversión.

Para determinar la viabilidad de un proyecto de inversión

Precisamente, proyectar el cash flow de un nuevo proyecto o negocio sirve para calcular su VAN (valor actual neto), su TIR (la tasa interna de retorno) y el payback (el tiempo que tardarás en recuperar la inversión). Los tres indicadores son herramientas que se utilizan para determinar la rentabilidad de una inversión, y por tanto necesitarás calcularlos para tomar decisiones cuando tienes varias opciones en las que invertir tu dinero.

Todos estos motivos son de suficiente relevancia como para entender la utilidad de calcular y proyectar el cash flow en cualquier empresa. Que en un momento dado el beneficio contable sea negativo no es tan preocupante como que el cash flow sea negativo, porque es una señal inequívoca de que algo está funcionando mal en tu negocio. Y cuanto antes sepas qué es, antes podrás solucionarlo.

Publicado en Holded. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

 

Share

“La tarea del gerente, en épocas de crisis, es crear una nueva cultura en la organización”

Julio Ramírez, profesor pleno de Incae Business School y doctor de Harvard, ofrece en esta entrevista algunas ideas útiles para que los gerentes de hoy guíen la organización en períodos difíciles.

Por AméricaEconomía.com

Suponiendo que la crisis parece haber llegado a su máximo, rápidamente la gerencia pasa de estar abocada a garantizar la existencia en el corto plazo, a estar abocada a ser sostenible en el largo plazo. En este punto la gran interogante es si es el mismo estilo de liderazgo, el que se necesita para concluir exitosamente la tarea por delante.

Con esta idea,  Julio Ramírez, doctor de Harvard y profesor pleno de Incae Business School, presenta algunas ideas útiles para el gerente de hoy, que enfrenta lo que se conoce como gerencia en períodos difíciles.

-¿Cómo podría definir una época difícil o de crisis?
Los tiempos difíciles son tiempos de crisis, de cambio, de oportunidad. No son necesariamente tiempos adversos. Tiempos difíciles podrán ser adversos o no dependiendo de cómo los enfrente usted. Muchas empresas que logran superar con éxito tiempos difíciles, lo han hecho por su capacidad de convertir amenazas y problemas en oportunidades.

-¿Qué elementos identifican que una empresa está en crisis?, ¿cómo se debería actuar?
Existe un problema adaptativo y un problema técnico. Si usted va al médico y le diagnostica una apendicitis, el médico, como líder que enfrenta un problema, ha identificado un problema técnico que él puede resolver sin requerir un cambio importante en el comportamiento del paciente, con una intervención y una recuperación relativamente fácil. Pero si usted va al médico y le diagnostica diabetes, la solución de ese problema no radica en algo que el médico pueda hacer, sino en que él logre que usted lleve a cabo cambios muy importantes en sus hábitos de vida bajo la guía profesional. Aquí el problema no es técnico, sino adaptativo, pues requiere cambios importantes en el comportamiento del paciente, y el médico enfrenta el reto de estimular al paciente a hacer esos cambios durante el resto de su vida.

-¿Qué medidas cree que debiera tomar una organización para adecuarse ante la crisis?
Cuando una organización enfrenta tiempos adversos, enfrenta problemas adaptativos para poder superarlos. Enfrenta el reto de hacer cambios radicales en muchos de los hábitos y prácticas organizacionales. Esto requiere modificaciones profundas en el comportamiento de muchas personas dentro de la organización. Una característica importante de muchos problemas adaptativos es la dificultad del diagnóstico y otra es la dificultad de encontrar soluciones. Aquellos casos en que no se llega a entender qué es lo que está pasando ni por qué son los más difíciles. Son casos en que el primer reto es el de encontrar el diagnóstico. La tarea del liderazgo gerencial en períodos de crisis consiste en crear dentro de la organización una nueva cultura: nuevos valores, nuevas normas, nuevas creencias, y, especialmente, nuevos patrones de comportamiento.

-¿Y qué rol juega el líder dentro de la organización?
El papel más importante del líder es inculcar confianza en la gente. La gente no nace con autoconfianza. La persona con la mayor autoconfianza también puede ser anulada. La autoconfianza proviene del éxito, la experiencia, y el entorno organizacional. El líder debe respaldarlos cuando cometen errores. Los cambios en la sociedad, los mercados, los clientes, la competencia, y la tecnología alrededor del globo están forzando a las organizaciones a aclarar sus valores, a desarrollar nuevas estrategias, y a aprender nuevas formas de operación.

-¿Cómo deber un líder afrontar la tarea del cambio?
Una de las cosas más difíciles para los líderes en la tarea del cambio es movilizar a la organización a hacer el trabajo adaptativo, que se requiere cuando muchas de nuestras convicciones son cuestionadas, cuando los valores que le dieron éxito a la organización son menos relevantes, y cuando la teoría del negocio es obsoleta. Vemos retos adaptativos cuando las empresas se reestructuran o reingenian, cuando desarrollan o implementan una nueva estrategia, cuando se fusiona o cuando se abre el mercado nacional a competidores externos. Los problemas adaptativos con frecuencia no tienen respuestas fáciles. Lograr que la gente haga trabajo adaptativo es la marca del liderazgo en un mundo competitivo y cambiante.

-En este escenario, ¿qué tan difícil es para un gerente proveer liderazgo y por qué?
Es muy difícil. Por dos razones. La primera es que, con el fin de hacer que ocurra el cambio, los ejecutivos tienen que romper su viejo patrón de proveer liderazgo en forma de soluciones. Cuando una empresa enfrenta retos adaptativos, las soluciones están en la inteligencia colectiva de los empleados en todos los niveles. En segundo lugar, el trabajo adaptativo es tensionante para la gente que tiene que enfrentarlo. Tienen que asumir nuevos papeles, nuevos valores, nuevas relaciones, nuevo comportamiento y nuevos enfoques en el trabajo.

-¿Cuáles son los retos que enfrentan los líderes de las organizaciones en tiempos difíciles?
Uno, el sentido de urgencia. Una de las tareas más difíciles para el liderazgo es difundir y mantener un sentido de urgencia que saque a la organización de la complacencia que la llevó a la crisis, pero sin crear desesperación. Dos, la aventura del cambio. El cambio es en sí una aventura, es un riesgo, pero calculado y así debe ser percibido. No es pertinente comunicar todo lo que los líderes perciben del diagnóstico o de la visión o de la estrategia, ni tampoco tener el mismo mensaje para todas las audiencias, aunque los diferentes mensajes deben ser consistentes entre sí. Tres, el liderazgo y la creación del futuro. Cuando se habla de que en una sociedad, empresa o país hay crisis de liderazgo, nos referimos a que allí se percibe una incapacidad profunda para crear un futuro, que sea mejor o no dependerá, en alto grado, del liderazgo. Por último, el reto final del liderazgo organizacional en tiempos difíciles, es movilizar a la organización para identificar los retos adaptativos que enfrenta, y al desarrollar la capacidad para enfrentarlos, crear su propio futuro.

Publicado en AméricaEconomía. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

La soledad del manager en tiempos del coronavirus

Por Horacio Diez

(Shutterstock)

No se enferman las organizaciones, se enferman las personas. Mentalmente primero, físicamente después. Primero se enferman por dentro, yendo de la incertidumbre al temor, del temor a la bronca, de la bronca a la desconcentración y al intento de encontrar alivio en la búsqueda de chivos expiatorios.

Esta situación del coronavirus enfrenta con el enemigo silencioso, invisible y totalmente desconocido. Aumenta entonces la enfermedad, la ansiedad, que no es otra cosa que el temor al futuro. Estamos transitando una etapa de lo desconocido-desconocido a conocido-desconocido. Las redes sociales y nuestros grupos de pertenencia alimentan la tensión. Y el aislamiento genera nuevas experiencias, neurosis también.

Entonces, en mi lugar de trabajo, en mi empresa muchos se preguntan: ¿quién está a cargo? ¿Quién me cuida? Surgen los cobardes, surgen los mediocres, se separan niños de adultos, surgen los líderes. Líder no es quien da órdenes sino aquel al que se quiere seguir o se lo sigue. El líder moderno no grita, comunica. Comparte, habla y escucha. Comprende la incertidumbre. Cuenta la verdad. Lo que él piensa, lo que se está haciendo, por qué se lo está haciendo, cómo lo está haciendo, cuáles son los tiempos (si es que se los puede calcular).

Muestra presencia y firmeza. Analiza escuchando, decide en soledad. Asume su responsabilidad por el mal menor; conduce por el bien mayor. En esa soledad de mando, también el manager-líder se puede enfermar porque no es un superhombre. Come mal, duerme mal, convive mal porque está tenso, incierto, presionado. Acosado entre el querer, el deber y el poder.

Y ese manager-líder se tiene que cuidar. Debe empezar reconociendo su propia debilidad para algunos casos y temas. Buscar ayuda, separando obsecuentes de segundos valientes y claros. Sabiendo en qué es débil para saber a quienes precisa al lado. Y efectivamente tenerlos. Reclamando de todos espacios y actuando como los capitanes en batalla: el follow me or get out of my way (seguime o hacete a un lado).

A la vez, buscando y encontrando tiempo para sí mismo: tiempo para música, para un libro, para correr (en aislamiento o evitando contactos por supuesto). Un hobby demorado, un jardín para arreglar. Un hijo para abrazar.

Estos tiempos de crisis exigen un nuevo liderazgo, que guíe comunicando sus preocupaciones y comunicando las soluciones o las formas de mitigar daños que pudo imaginar. Respondiendo a la incertidumbre de sus subordinados y haciéndolo con agenda, formato y sistematización. Como no se puede hacer presencial, conociendo, adaptando y adoptando las modernas formas de comunicación remota y pensando cómo hacerlas atractivas y fáciles para todos.

No hay espacio para sobreactuaciones hipócritas. Auténtico aunque duela, a él o a otros. Mostrando que en algún momento habrá salida y cómo cree que será. Actuando, en definitiva, desde tres órganos a la vez: cerebro, corazón y panza. O sea razón, emoción e intuición.

Publicado en Infobae. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

Cómo mantener la motivación en home office: 10 claves para equipos de trabajo en cuarentena

por Daniel Colombo

En tiempos de cuarentena, el home office exige que los líderes se transformen en coachs motivacionales. De eso depende el éxito de la gestión a distancia y, en especial, la continuidad en el cargo post pandemia

En plena cuarentena  por coronavirus , el home office y otras formas de teletrabajo han puesto de relieve la importancia de los líderes de equipos: de ellos depende en gran medida el éxito de la gestión a distancia. Además de la cooperación que se espera de los colaboradores, es su habilidad de conducción la que se pone a prueba, ya que no es lo mismo estar en la oficina que conectados online y manteniendo el ritmo de trabajo lo mejor posible dadas las circunstancias excepcionales de confinamiento 24×7 debido a la pandemia.

Existen técnicas de facilitación que se pueden aplicar para obtener resultados superadores. La clave es que el foco del líder debe estar puesto no sólo en los resultados y las tareas a alcanzar sino en la gestión emocional de los miembros de su team. Es decir que, además de contemplar la dinámica organizacional, le corresponde esforzarse por estar aún más cerca de cada uno de los colaboradores. Desde esta mirada, no basta con hacer una reunión todos los días y bajar órdenes, sino que es necesaria una labor más minuciosa, de seguimiento preciso, de acuerdos operativos claros y de dinámicas para distender al equipo en estas condiciones tan fuera de lo habitual.

De líder a coach motivacional

En este contexto de home office obligado, que para muchos es además una práctica totalmente nueva en su dinámica de trabajo, tan relevante resulta el trabajo en sí como mantener alta la motivación y la moral del cada integrante. El líder debe asumir el rol de coach, estimulando al grupo y a cada individuo para conseguir los resultados esperables, impulsándolos a atravesar las dificultades que puedan presentarse y ayudándolos a hacer cambios pro-positivos para que todos salgan fortalecidos de la experiencia. En este modelo de liderazgo, todos salen ganando ya que no sólo se aprende sino que también se evoluciona.

Mi sugerencia es que la motivación del equipo esté basada en el logro individual y del conjunto, y que sea proyectada potenciando las herramientas de autoliderazgo de cada colaborador.

La motivación adopta dos formas: intrínseca y extrínseca. La primera depende exclusivamente de la disposición a cooperar y de la energía y espíritu de superación de cada persona. La segunda, depede del líder coach en toda su magnitud: es el que acompaña, guía, orienta, informa, comparte, transmite, es sólido en sus convicciones.

Es clave que el líder motivacional inspire confianza no sólo desde su rol, sino desde quién es por su congruencia personal y profesional. Una persona que genera incentivos emocionales para que el equipo se mueva, además de buscar las mejores prácticas salariales a nivel empresarial en beneficio del equipo.

Qué es el liderazgo de influencia

Mi maestro John Maxwell y quienes formamos parte de su equipo entrenamos, entre otras cosas, la habilidad de la influencia de los líderes. Influencia es el impacto que tienen todas tus acciones en el otro, en este caso tu equipo, basadas en pensamientos e ideas que permitan desplegar el enorme potencial de cada persona.

Si el líder no confía en el potencial de sí mismo, autoliderándose y en base a un profundo autoconocimiento, podrá tener a cargo un grupo de personas y hacerlas alcanzar los objetivos como si fuera un domador de leones de un circo a punto de extinguirse.

Lo que este contexto demanda es un líder coach, cercano, que inspire y genere adhesión. No necesita generar seguidores, sino personas a quienes seguir: el líder con influencia es aquel capaz de ser generador de otros líderes, haciendo surgir lo mejor de cada talento y ayudando a que confluyan en un torrente participativo, colaborativo y horizontal, donde todos se sienten partícipes del logro en común. Es el líder con impacto, que deja huella y legado.

Cómo ser un líder motivacional

1 – Evaluá tu estado emocional diario

En varios momentos del día, y fundamentalmente al iniciar y terminar la jornada de trabajo, evaluá tu estado interno. Lo mismo podés invitar a hacer a tus colaboradores. Compartí tus experiencias: lo valoran especialmente. Aquí, algunas preguntas que pueden orientar la conversación: ¿qué emociones sentís la mayor parte del día?, ¿qué problemas ocupan tu mente?, ¿cuál es tu índice de satisfacción versus preocupación?, ¿qué acciones podés tomar para equilibrarte?

2 – Técnica Check in / Check Out

Esta herramienta te permitirá tener un termostato acerca de cómo están los miembros del equipo. La podés aplicar al comienzo de una reunión de trabajo, e incluso en las conversaciones individuales. Se trata de destinar 5 minutos a cada persona para que te comenten cómo se sienten y qué están experimentando. Puedes dar la opción de que expresen lo que quieran libremente, tanto en su plano personal como en el laboral.

La técnica se hará al comienzo, y luego al final de cada instancia, para observar cómo está el colaborador antes y después. Podés variar la consigna de vez en cuando. Y aquí entra a jugar tu potencial creativo: ¿qué experiencia de ayer podrías mejorar hoy?, ¿cuál fue el desafío más grande de esta semana y cómo lo resolviste?, ¿de qué manera pensás que influiste positivamente en tu equipo?

3 – Evaluá el estado emocional de cada colaborador

Es fundamental que te conectes con las personas más allá de los roles. Lo mejor que podés hacer es colocarte en posición de escucha asertiva: sólo escuchar, prestar suma atención a lo que expresan y a su lenguaje corporal, tono de voz y emociones. Sin juicios ni interpretaciones. Sin consejos. Escucha neutral y totalmente presente.

Esto te dará información valiosa de quiénes están más fortalecidos ese día, y aquellos que pueden necesitar más apoyo de tu parte. Así podrás desplegar una estrategia especial para quienes lo requieran, por ejemplo, con videollamadas personalizadas, instancias de feedback 1-to-1- de ida y vuelta, y feed-forward (el feedback acerca del futuro que imaginás para esa persona desde sus talentos y habilidades).

4 – Generá pausas recreativas

La idea es que cada hora y media de trabajo establezcan un mecanismo de pausas activas: interrumpirán las tareas y se dedicarán a descansar media hora, para volver a conectarse con más entusiasmo. También pueden ser en formato ‘after home office’: un momento de compartir coloquialmente, por ejemplo tomando una bebida favorita cada uno desde su hogar, y charlando de temas que no tengan que ver con el trabajo. Puede haber música de fondo. Con media hora semanal de distensión compartida y conexión desde otro lugar se logra el equivalente al relax de la hora de almuerzo en la oficina.

5 – Proponé un desafío semanal o mensual

Un proyecto especial puede ser estimulante para dar un salto en algún aspecto que consideres puede estar trabado. La idea es que convoques abiertamente a quienes quieran participar, que se postulen espontáneamente. Luego, brindarás la metodología, el horario, las herramientas necesarias para llevar adelante la tarea y la forma en que te sumarás ayudando. Lo importante de esta facilitación es el proceso, no tanto el resultado final.

6 – Desayunos o almuerzos de aprendizaje

Pueden convocar a un orador externo, o bien ser los mismos miembros quienes preparen una exposición sobre un tema específico y la brinden a sus compañeros de trabajo. Recomiendo que tenga una frecuencia quincenal o mensual, para no sobrecargar la agenda.

7 – Da libertad de movimiento

Algo muy apreciado por los colaboradores es la libertad de acción. Cuando trabajan en forma remota es importante que estimules la autonomía, el pensamiento lateral y las resolución de problemas, que también servirá para construir el autoliderazgo de cada persona. que saber que en todo este proceso habrá personas que cometerán errores, y que forman parte del aprendizaje.

9 – Trabajar con un “buddy” 

Una técnica que funciona es que se elija aleatoriamente un compinche que será la persona de apoyo durante el tiempo de trabajo a distancia. Será soporte, apoyo, inspiración, motivación mutuos. Se dan situaciones virtuosas, sobre todo si las personas no se conocen tanto, no se han frecuentado e incluso cuando pudiesen haber tenido algún problema de relación en el pasado: se colocarán en poco tiempo en modo colaborativo.

10.- Trivias e interacción virtual

La idea es generar juegos virtuales, trivias, infografías de procesos de trabajo y cualquier otra iniciativa que permita mantener una interacción lúdica que, a su vez, ayude a la performance del equipo. Hay muchos recursos disponibles online para adoptar y adaptar a cada equipo.

Los procesos de facilitación no se limitan exclusivamente a mantener reuniones y hacer seguimiento de que el trabajo se realice en tiempo y forma. El rol del líder motivacional en tiempos de home office extendido por coronavirus requiere de creatividad y humanidad.

Publicado en El Cronista. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share

Redes Productivas: Dependencia Frente a Subordinación

Por José Miguel Bolívar

El fallo está en el sistema, no en las personas.

Peter Drucker

Ya he comentado por aquí en varias ocasiones que las estructuras jerárquicas tradicionales son disfuncionales cuando se trata de trabajo del conocimiento. Sobre esta realidad son cada vez más las voces que coinciden, tanto fuera como dentro de las organizaciones.

Los motivos por los que el cambio apenas se produce, o se produce tan lentamente, son diversos pero yo me quedaría fundamentalmente con dos. Por una parte, la natural resistencia al cambio – reforzada en este caso por el hecho de que quienes deberían promover el cambio serían los principales afectados por él – y, por otra parte, la falta de una ruta clara y segura de transición desde el modelo actual al futuro.

Fruto de esta situación, en los próximos tiempos iremos viendo propuestas alternativas a las tradicionales jerarquías. De hecho, ya hay alguna por ahí. El riesgo que esto conlleva es que no faltarán oportunistas que intenten «colar» modelos supuestamente alternativos y que en realidad sean los mismos perros de siempre pero con distintos collares, algo que ya viene ocurriendo tradicionalmente en el mundo del management.

Del mismo modo que nosotros sabemos por qué los managers no aprenden de management, lo saben también los oportunistas y no van a dudar en aprovecharlo a su favor. Así que es más que probable que veamos un buen número de vistosas puestas en escena con escasa esencia, por no decir ninguna. De hecho, con lo que nos encontraremos en la mayoría de los casos es con un reconocimiento explícito de algo que ya viene ocurriendo de forma tácita desde hace tiempo.

Veamos un ejemplo. En las organizaciones del conocimiento, el modelo jerárquico no funciona. Esto es un secreto a voces. El volumen de trabajo y el ritmo de cambio hace que sea materialmente imposible que los managers tomen todas las decisiones que tendrían que tomar según lo establecido. Para solucionar este problema se recurrió al tan socorrido «hacer de defecto virtud» y se «inventó» el empowerment (empoderamiento).

La invención del empowerment es brillante, porque reviste de valor una incapacidad del sistema. Pero lo cierto es que el manager no empodera porque quiere sino porque no puede no empoderar. De hecho, lo que sucede la mayoría de las veces es que las personas se empoderan ellas solas. Si lo pensamos, no empoderarte es lo mismo que aprovecharte de las ineficacias del sistema para «escaquearte». Por otro lado, lo que ocurre cuando el manager se resiste al empoderamiento es que nos encontramos con el micro-management (micro-gestión) y el sistema funciona aún peor.

Como decía antes, veremos muchas iniciativas en esta misma línea, es decir, revestir de innovación rupturista situaciones que ya son así de facto. El objeto de este post es proporcionar un criterio claro que permita diferenciar las redes productivas de todas estas variantes de las estructuras jerárquicas.

Esta distinción es clave porque ambos tipos de estructuras operan en paradigmas muy distintos y eso hace que su capacidad transformadora real sea también completamente distinta. Las redes productivas parten del principio de que la eficacia colectiva eficiente solo es posible cuando la autonomía, el propósito y la maestría pueden alcanzar valores máximos, y eso conlleva operar en espacios de libertad y responsabilidad. Las jerarquías parten del principio de que la eficacia colectiva eficiente solo es posible cuando existe una clara división de roles y responsabilidades, lo cual conlleva operar en espacios de poder.

Retomando el ejemplo anterior, el empoderamiento solo tiene cabida en espacios que giran en torno al poder y es por tanto redundante en las redes productivas. Escribiré en detalle sobre esto más adelante.

Una forma fácil de distinguir una red de cualquier variante de la jerarquía es prestar atención a cómo se toman las decisiones. ¿Cómo se prioriza en una red productiva? ¿Quién toma la decisión en caso de conflicto? ¿Quién tiene la última palabra? ¿Qué nos asegura que se alcancen los objetivos?

Las jerarquías están tan viciadas que son incapaces de buscar soluciones fuera de sí mismas. Todo gravita alrededor de ellas y está orientado a consolidarlas y perpetuarlas. Sin embargo, en las redes productivas las preguntas anteriores pierden toda su trascendencia. Es más, son irrelevantes. Veamos por qué.

Ya hemos dicho aquí que una red productiva se teje alrededor de un proyecto. Por tanto, los objetivos y las prioridades no vienen definidos por personas, sino por el proyecto en sí. Un proyecto entendido como se entiende en GTD, es decir, como una secuencia ordenada de pasos que conduce a un resultado SMART. Esto facilita mucho las cosas porque sustituye un proceso de toma de decisiones basado en egos y factores subjetivos por otro basado en hechos objetivos, ya que hay pasos que tienen que darse necesariamente antes que otros, al margen de cualquier opinión individual.

Dicho de otro modo, se sustituye un proceso de toma de decisiones subjetivas basado en la subordinación, es decir, en personas que tienen que acatar las decisiones de otras personas, por un proceso de toma de decisiones objetivas basado en la dependencia, es decir, en «qué pasos dependen de qué pasos» en la secuencia de acciones que conduce al resultado.

Esta «objetivación» del proceso de toma de decisiones debería ser suficiente para eliminar buena parte de los problemas que se producen hoy día en las organizaciones jerárquicas en relación con las decisiones. Problemas que rara vez tienen que ver con el cliente y sus intereses y sí, casi siempre, con las luchas internas de poder y los egos.

Y aun llegado el caso en el que la decisión no fuera evidente, la solución también es sencilla. Si hemos dicho que el proyecto surge como respuesta a una necesidad de un cliente, entonces la decisión última la toma siempre el cliente.

Resulta así que la jerarquía no solo no es necesaria sino que molesta. Las decisiones son evidentes a partir del proyecto y, en caso de duda, el cliente decide. Los egos, las luchas de poder, las opiniones y las preferencias personales ajenas al propósito del proyecto solo son obstáculos.

Nos encontramos ante un reto de dimensiones colosales porque los intereses en juego son muchos. Aun así, cada vez resulta más evidente que tiene que haber estructuras alternativas mucho más eficaces y eficientes que las viejas jerarquías y sus variantes. Por eso es prioritario buscar, investigar y probar hasta dar con ellas.

Porque, como el propio Peter Drucker dejó muy claro hace ya algunos años, «La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso«.

Publicado en Optima Infinito. Post original aquí.

Si te ha interesado este post, no olvides dejarnos tus comentarios. También apreciamos que los compartas con tus amigos y contactos en las redes sociales. Muchas gracias.

Share